Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Размещено на http://www.allbest.ru/
Введение
2.1 Текстовый редактор Word
2.2 Табличный процессор Excel
Заключение
Список литературы
Введение
Автоматизацию офиса будем понимать как комплексную автоматизацию работы всех офисных подразделений: кадровой службы, канцелярии, бухгалтерии, секретариата, планово-экономического отдела, и др. Целью автоматизации офисной деятельности является повышение эффективности управления предприятием и обеспечение согласованности и бесперебойности работы всех офисных служб. Автоматизация офиса гарантирует комфортные условия работы для всех сотрудников, полностью ликвидирует или минимизирует ручное выполнение рутинных операций, практически исключает случайные ошибки исполнителей, оптимизирует все имеющиеся бизнес-процессы.
Автоматизация офиса предполагает оснащение офиса компьютерами и сетевым оборудованием, современным телекоммуникационным оборудованием, средствами связи, принтерами, ксероксами и др.
автоматизация программный word excel
Глава 1. Прикладные программные средства офисного назначения
В настоящее время на рынке программного обеспечения имеются мощные программные пакеты, получившие название офисных систем. К наиболее популярным офисным системам следует отнести Microsoft Office фирмы Microsoft и Lotus Notes фирмы Lotus Development. Каждый из офисных пакетов содержит текстовый редактор, электронные таблицы, средства для создания и поддержки баз данных, средства коммуникаций.
Наиболее распространенным в России в настоящее время является пакет Microsoft Office. Это связано с тем, что фирма Microsoft - автор Windows и Microsoft Office (MS Office) - логично вписывается в интерфейс Windows. Понимая логику работы с Windows, достаточно легко освоить прикладные окна программных средств, входящих в MS Office. Кроме того, совместное выполнение ряда программных средств, входящих в MS Office, позволяет гибко распределять их ресурсы и работу, увеличивать общую производительность.
В MS Office входят текстовый редактор Word, табличный процессор Excel, средство для создания баз данных Access, а также специальные программы для работы офисов. Среди этих программ Microsoft Outlook - средство доступа к разнообразной информации и её коллективной обработки, PowerPoint - мощное приложение для подготовки и проведения презентаций, FrontPage - приложение для создания Web- страниц и ряд других.
В связи с тем, что система Windows постоянно модифицируется фирмой-производителем, версии программного пакета MS Office соответственно изменяются вместе с ней. Например, для Windows 95 разработан MS Office 95, который включает Word 7.0, Excel 7.0 и т.д.
В описаниях данной версии отмечается, что она выходит за границы традиционных настольных систем, превратившись в корпоративное приложение для предприятий любого масштаба. Данную версию офиса можно рассматривать как платформу для создания специализированных решений или клиентское средство доступа к корпоративны данным.
В целом основная тенденция в развитии программных продуктов данного пакета - повышение «интеллектуальности». С каждой новой версией офисных продуктов улучшаются встроенные в эти средства возможности грамматического и лексического контроля. В новой системе меню предполагается отображать только наиболее часто используемые функции, причем каждый пользователь может настраивать структуру меню «под себя».
Для руководителя офиса (главного бухгалтера, финансового директора и т.п.) необходимо иметь представление о новых возможностях программных средств MS Office для совместной работы многих пользователей. Помимо этого большое значение для организации управления офисом имеет возможность информационного обмена между сотрудниками.
1.1 Особенности Windows-приложений
Важным достоинством Windows-приложений является наглядность.
Во-первых, все инструменты среды, имеющиеся в распоряжении пользователя, могут быть представлены графически в виде командных кнопок, расположенных на специальной панели. Под инструментами понимаются команды основного меню, позволяющие пользователю производить действия над объектами прикладной системы. На командных кнопках помещается графическое изображение инструмента. В настоящее время изображения на кнопках стандартизированы, так что можно говорить о специальном языке компьютерных обозначений. Каждая среда имеет набор стандартных инструментов, таких как:
Кнопки с этими инструментами размещаются на панели, называющейся Стандартная панель.
Во-вторых, документы, создаваемые в приложениях, отображаются на экране точно в таком виде, в каком будут распечатаны на бумаге. Это особенно важно, когда заранее известно, какого формата должен быть конечный документ.
Многозадачность.
Еще одной отличительной особенностью Windows-приложений является работа в многозадачном режиме. На рабочем столе могут быть одновременно открыты сразу несколько документов, созданных различными приложениями. Можно одновременно редактировать рисунок, писать письмо, производить расчеты.
Следует, однако, уточнить понятие одновременности. Все вышеперечисленные задачи могут быть запущены на выполнение. Пользователь не может одновременно задействовать один и тот же орган восприятия информации для двух разных задач. Соответственно в таких случаях человек работает последовательно, например, сначала рисует, потом пишет.
Организация обмена данными.
Другой важной особенностью прикладных средств Windows является возможность обмена данными между приложениями. Системная среда предоставляет два различных способа для обмена данными между приложениями: через буфер обмена и по технологии OLE.
Обмен через буфер позволяет либо переместить объект документа на новое место, либо поместить на новое место или в новый документ копию объекта, не сохраняя связи с приложением, в котором этот объект создавался.
Создание составных документов.
Организация обмена данными между прикладными средами обеспечивает их интеграцию. Под интеграцией прикладных сред понимается такое их объединение, когда становится возможным совместное использование объектов каждой из этих сред.
Например, пользователь должен сделать справку по группе сотрудников отдела продаж и привести в справке их фотографии. Очевидно, что основой отчета станет текстовый документ. Помимо этого в распоряжении пользователя имеется база данных по сотрудникам, где производится поиск данных о работниках отдела продаж. Результат поиска (выборка) помещается в текстовый документ, в котором помимо собственных объектов присутствуют выборка из базы данных и фотографии.
Интерфейс прикладной системы.
Приложения, работающие в среде Windows, имеют очень похожий графический интерфейс. Научившись пользоваться одной программой данного класса, можно быстро освоить и остальные. Разобравшись в её особенностях и немного попрактиковавшись, можно почувствовать себя вполне уверенно. Как бы ни отличались внешние интерфейсы прикладных сред, все они состоят из однотипных по своему назначению элементов.
В интерфейсе каждой из них можно выделить четыре зоны:
строка заголовка прикладной среды, где размещаются инструменты управления оконным интерфейсом приложения, и отображается имя среды;
зона управления, где размещаются средства управления приложением и документами;
рабочее поле, где размещаются редактируемые документы;
справочная зона, где размещается информация о режимах работы приложения и подсказки пользователю.
Итак, все программы, создаваемые для Windows, имеют стандартный оконный интерфейс. У них формируются однотипные справочные зоны и зоны управления. Вид рабочего стола изменяется в зависимости от назначения прикладной среды.
Глава 2. Принципы работы программных продуктов семейства MS Office
Несмотря на разнообразие появившихся версий программных продуктов семейства MS Office, в них заложены единые принципы построения работы с ними. Это позволяет, овладев одним средством, в дальнейшем достаточно легко освоить его новые версии.
2.1 Текстовый редактор Word.
Текстовые процессоры, ярким представителем которых является текстовый редактор Word, - это универсальная программная среда для работы с текстовыми документами.
История разработки подобных программных средств базируется на стремлении упростить работу с различными видами документов (печатными изданиями, документами, докладами, диссертациями, рефератами и т.д.)
Создан широкий спектр программ, ориентированных на решение этих проблем. Одни предназначены для оформления небольших документов простой структуры, другие - для набора и подготовки к типографскому изданию книг и журналов.
Текстовый редактор Word предоставляет человеку разнообразные возможности, как при подготовке текстов, так и при манипулировании с готовыми текстовыми документами, сохраненными на различных носителях. Из фрагментов готовых текстов можно формировать новые тексты; в тексты можно внедрять различные объекты, созданные в других приложениях; текстовые документы можно передавать по линиям связи локальных и глобальных компьютерных сетей.
Word имеется широкий выбор средств автоматизации, упрощающих выполнение типичных задач:
работа с макропоследовательностями символов;
авто-замена опечаток при вводе;
автоматическое форматирование текста при вводе (авто-формат);
автоматическое предложение полного варианта даты, а также слова или фразы из списка авто-текста после ввода нескольких или первых букв (авто-завершение);
автоматический анализ документа с целью выделения его ключевых положений, на основании которого составляется автореферат;
возможность создания стилей;
автоматическое предоставление советов и справочных сведений, которые могут понадобиться по ходу выполнения задачи (помощник);
наличие мастера писем, календарей, повесток, резюме, конвертов, факсов, облегчающих работу по созданию документов
Основным объектом Word является текст, представляющий собой символьную информацию, а именно:
символьные абзацы;
фрагменты текста выделенные блоки).
Редактор Word обеспечивает работу с каждой из этих структур, как с единым целым. Кроме того, этот редактор имеет встроенный инструментарий деловой графики и множество приложений, позволяющих, не выходя их основной программы, генерировать авто-фигуры, таблицы, создавать диаграммы, структурные схемы и формулы.
2.2 Табличный процессор Excel
С табличным представлением данных мы сталкиваемся во многих сферах деятельности, начиная с бытовых нужд и кончая бухгалтерскими или научными расчетами.
Программное обеспечение, называемое системой обработки электронных таблиц или табличным процессором, позволяет автоматизировать рутинные операции выполнения однородных вычислений и пересчета с изменяющимися исходными данными.
В ячейки электронной таблицы можно вносить различную информацию: текст, числа и формулы.
Ячейки могут содержать независимые данные, которые, как правило, заносятся вручную или загружаются из некоторого файла данных. Эти данные могут использоваться как исходные для вычисления значений других ячеек. В ячейки с вычисляемыми значениями заносят формулы для вычислений. Пользователь обычно видит на экране результаты вычислений по заданным формулам. При каждом изменении ячеек производится автоматический пересчет во всех ячейках, связанных с изменяемыми правилами вычислений.
Современные табличные процессоры, к которым можно причислить и Excel, предоставляют пользователю следующие возможности:
работа с «рабочими книгами» (совокупностью таблиц);
задание в таблицах чисел и формул, пересчет значений вычисляемых ячеек при изменениях исходных данных;
построение диаграмм по данным таблиц;
большой набор встроенных функций;
автоматическое заполнение ячеек последовательностями (дни недели, месяцы и т.п.);
возможность работы с внешними базами данных;
управление параметрами текста;
вывод таблиц на печать;
возможность создания макросов (серии команд, сгруппированных вместе для упрощения работы);
проверка орфографии;
поиск, сортировка и систематизация информации, то есть использование электронной таблицы в качестве простейшей базы данных.
Следует еще раз подчеркнуть, что электронная таблица позволяет не только автоматически выполнять расчеты, но и является очень эффективным средством для проведения численного моделирования. Меняя во всевозможных сочетаниях значения исходных параметров, можно наблюдать за изменением выходных данных и анализировать полученные результаты. Табличный процессор мгновенно предоставляет множество вариантов решений, на основе которых можно выбрать наиболее приемлемое.
Основные режимы работы в Excel.
Режимы работы Excel обеспечивают:
ввод и последующее хранение данных и связей между ними;
редактирование данных при вводе;
автоматический пересчет результатов при изменении исходных данных;
построение диаграмм, представляющих числовые данные в наглядном виде;
автоматическое изменение диаграмм при изменении данных, по которым они построены.
Электронные таблицы являются обязательным атрибутом офисного и программного обеспечения. Во-первых, их можно использовать для хранения и упорядочения данных, то есть как форму отчетности. Во-вторых, электронные таблицы позволяют автоматизировать рутинные однотипные вычисления. В-третьих, по табличным данным можно построить диаграммы, позволяющие анализировать эти данные самым доступным способом - визуально.
Рассмотрев наиболее распространенные среди пользователей программы нельзя не остановиться на других программах, входящих в пакет MS Office.
Заключение
Возрастающая интенсивность информационных потоков и повышение требований оперативности реагирования на поступающую информацию диктуют новые подходы к организации управления в организациях любого уровня. В современном обществе решение возникающих проблем возможно только за счет активного использования новых информационных технологий на базе персональных компьютеров и компьютерных сетей. Работа пользователя с программными продуктами должна быть по возможности комфортной и осуществляться в соответствующей программно - технической среде (тип процессора, объем оперативной др.). Для работы пользователя большое значение имеет пользовательский интерфейс (вид, размер и местоположение основного экрана, функции обработки, доступные через систему меню, панели инструментов и т.п.). Как правило, интерфейс прикладных программных продуктов MS Office строится по типу графического, ориентированного на среду Windows, интерфейса с развитыми элементами управления: командные кнопки, выпадающие меню, переключатели и т.п. Программные продукты должны гарантировать надежную и безопасную работу как для компьютера, так и для информационной системы пользователя (сохранность устройств компьютера, программного обеспечения, хранимых данных). Программные продукты MS Office соответствуют всем современным требованиям, что подтверждается их широким применением в работе пользователей. Прикладные программные продукты Microsoft Office автоматизируют деятельность специалистов (экономистов, менеджеров, бухгалтеров, агентов и т. д.) предметных областей. Сформировалась тенденция на создание автоматизированных рабочих мест, полностью поддерживающих всю профессиональную деятельность конечного пользователя в компьютерной среде.
Список литературы
1. Н.В. Макарова, Г.С. Николайчук, Ю.Ф. Титова «Компьютерное делопроизводство», Санкт-Петербург, Издательский дом «Питер», 2002 г. - 410 с.
2. С.В. Симонович «Информатика. Базовый курс.2-е издание». - СПб.: Питер, 2007. - 604 с.
3. А.П. Ершов, А.С. Первин и др. «Изучение основ информатики и вычислительной техники» М.: Просвещение, 1986. - 267 с.
4. Михеева Е.В., Титова О.И. «Информатика» М.: Академия 2007. - 352 с.
5. В.А. Каймин «Информатик» М.: Проспект 2009. - 272 с.
Размещено на Allbest.ru
...Подобные документы
Правила работы с текстовым редактором Microsoft Word, оценка его возможностей и перспектив развития. Ввод текста и закономерности работы с таблицами. Создание документа "Рекламный лист". Особенности работы с табличным редактором MS Excel, создание диаграм
методичка , добавлен 15.02.2011
Работа с текстовым процессором Word и табличным процессором Excel. Возможности создания шаблонов средствами Microsoft Office 97. Создание расчетов, построение диаграмм, списков и простых баз данных. Оформление листа презентации с помощью PowerPoint.
отчет по практике , добавлен 06.09.2014
Создание делового письма на фирменном бланке с помощью текстового редактора MS Word 2003. Представление динамики показателей с помощью табличного процессора MS Excel 2003. Создание динамической презентации о предприятии средствами MS Power Point 2003.
контрольная работа , добавлен 08.10.2012
Назначение и функциональные возможности табличного процессора Excel, его структура, особенности форматирования и режим работы. Работа с электронной таблицей как с базой данных, типы данных в ее ячейках. Средства для создания печатного документа Excel.
контрольная работа , добавлен 28.10.2009
Основы работы с табличным процессором MS Excel. Назначение и области применения, основные и дополнительные функции. История и тенденции развития. Основные понятия, составляющие обработки данных табличным процессором. Способы запуска, панели инструментов.
презентация , добавлен 19.12.2011
Особенности работы с основными приложениями Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint). Решение статических задач контроля качества с применением программных средств. Создание электронных презентаций. Использование в работе ресурсов сети Интернет.
отчет по практике , добавлен 17.02.2014
Арифметические операции над числами, представленными в различных системах счисления. Представление чисел в компьютере. Элементы вычислительных машин. Информационная и аналитическая модели решения задачи. Работа с MS Excel и текстовым редактором MS Word.
курсовая работа , добавлен 25.04.2013
Настройка параметров для работы Word. Характеристика меню Word: панели инструментов, структура окон, выбор вида. Основы работы с документами. Сохранение файла на диске, набор текста, форматирование абзаца и разделов. Параметры табуляции, колонок, таблиц.
контрольная работа , добавлен 09.01.2011
Методика создания приложений передающих данные в Microsoft Word. Технология взаимодействия приложений с текстовым редактором Microsoft Word. Создание и использование экземпляров серверов автоматизации. Взаимодействие с сервером на уровне документа.
курсовая работа , добавлен 26.03.2010
Поиск значений показателя "количество абонентов оператора Мегафон" в сети Интернет с помощью различных поисковых систем; их сравнительный анализ. Формирование навыков работы с приложением Microsoft Word; работа с электронными таблицами в Microsoft Excel.
1) Информационная технология автоматизированного офиса - организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.
Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями и конторскими служащими, особенно они привлекательны для группового решения проблем Они позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.
В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, аудиопочта, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности- ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д. Также широко используются некомпьютерные средства аудио- и видеоконференции, факсимильная связь, ксерокс и другие средства оргтехники.
Основные компоненты автоматизации офиса представлены на рис. 6.3.
Рис. 6.3.
- 2) База данных. В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы так же, как в технологии обработки данных на операционном уровне Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы. Из базы данных информация поступает на вход компьютерных приложений. Любое компьютерное приложение автоматизированного офиса обеспечивает работникам связь друг с другом и с другими фирмами.
- 3) Текстовый процессор. Это вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки текстовых документов. Он позволяет добавлять или удалять слова, перемещать предложения и абзацы, устанавливать формат, манипулировать элементами текста и режимами и т.д. Когда документ готов, работник переписывает его во внешнюю память, а затем распечатывает и при необходимости передает по компьютерной сети.
- 4) Электронная почта , основываясь на сетевом использовании компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети. Электронная почта может предоставлять пользователю различные возможности в зависимости от используемого программного обеспечения. Чтобы посылаемое сообщение стало доступно всем пользователям электронной почты, его следует поместить на компьютерную доску объявлений , при желании можно указать, что это частная корреспонденция. Вы также можете послать отправление с уведомлением о его получении адресатом.
- 5) Аудиопочта. Это почта для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, за исключением того, что вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера вы передаете его через телефон. Также по телефону вы получаете присланные сообщения. Аудиопочта реализуется и в сети. Почта для передачи аудиосообщений может успешно использоваться для группового решения проблем. Для этого посылающий сообщение должен дополнительно указать список лиц, которым данное сообщение предназначено. Система будет периодически обзванивать всех указанных сотрудников для передачи им сообщения.
- 6) Табличный процессор является базовой составляющей информационной культуры любого сотрудника и автоматизированной офисной технологии. Функции современных программных сред табличных процессоров позволяют выполнять многочисленные операции над данными, представленными в табличной форме. Любая современная среда табличного процессора имеет средства пересылки данных по сети.
- 7) Электронный календарь. Он предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации. Менеджер устанавливает дату и время встречи или другого мероприятия, просматривает получившееся расписание, вносит изменения при помощи клавиатуры. Программное обеспечение календаря часто является составной частью программного обеспечения электронной почты. Использование электронного календаря оказывается особенно эффективным для менеджеров высших уровней управления, рабочие дни которых расписаны надолго вперед.
- 8) Компьютерные конференции и телеконференции. Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему. Естественно, круг лиц, имеющих доступ к этой технологии, ограничен. Количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем аудио- и видеоконференций. Телеконференция включает в себя три типа конференций: аудио, видео и компьютерную.
- 9) Видеотекст. Он основан на использовании компьютера для получения отображения текстовых и графических данных на экране монитора. Обмен каталогами прайс-листами своей продукции между компаниями в форме видеотекста приобретает сейчас все большую популярность. Услуги компаний, специализирующихся на продаже видеотекста, начинают конкурировать с такой печатной продукцией, как газеты и журналы. Во многих странах сейчас можно заказать газету или журнал в форме видеотекста, не говоря уже о текущих сводках биржевой информации.
- 10) Аудиоконференции. Они используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы. Наиболее простым техническим средством реализации аудиоконференций является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, дающими возможность участия в разговоре более чем двум участникам. Создание аудиоконференций не требует наличия компьютера, а лишь предполагает использование двухсторонней аудиосвязи между ее участниками.
- 11) Видеоконференции. Они предназначены для тех же целей, что и аудиоконференции, но с применением видеоаппаратуры. Их проведение также не требует компьютера. В процессе видеоконференции ее участники, удаленные друг от друга на значительное расстояние, могут видеть на телевизионном экране себя и других участников. Одновременно с телевизионным изображением передается звуковое сопровождение. Видеоконференции позволяют сократить транспортные и командировочные расходы, большинство фирм применяет их за возможность привлечь к решению проблем максимальное количество менеджеров, территориально удаленных от главного офиса.
- 12) Факсимильная связь. Эта связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом
Факсимильная связь вносит свой вклад в принятие решений за счет быстрой и легкой рассылки документов участникам группы, решающей определенную проблему, независимо от их географического положения.
6.4 Информационная технология поддержки принятия решений
Главной ее особенностью является качественно новый метод организации взаимодействия человека и компьютера Выработка решения, что является основной целью этой технологии, происходит в результате итерационного процесса, в котором участвуют (рис. 6.4):
- * система поддержки принятия решений в роли вычислительного звена;
- * человек, задающий входные данные и оценивающий полученный результат.
Рис. 6.4.
Окончание итерационного процесса происходит по воле человека. Информационная технология поддержки принятия решения может использоваться на любом уровне управления. Важной функцией данной технологии является координация лиц, принимающих решения как на разных уровнях управления, так и на одном уровне.
Информационная технология - совокупность методов, производственных и программно-технологических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, хранение, обработку, вывод и распространение информации. Цель информационной технологии - производство информации для ее анализа человеком и принятия на его основе решения по выполнению какого-либо действия.
Поделитесь работой в социальных сетях
Если эта работа Вам не подошла внизу страницы есть список похожих работ. Так же Вы можете воспользоваться кнопкой поиск
Понятие информации Термин информация используется во многих науках и во многих сферах человеческой деятельности. Формирование информации Человек воспринимает первичные данные различными органами чувств их у нас пять зрение слух осязание обоняние вкус и на их основе сознанием могут быть построены вторичные абстрактные смысловые семантические данные. Свойства информации Понятие информация используется многими научными дисциплинами имеет большое количество разнообразных свойств но каждая дисциплина обращает внимание на те свойства...
ИС офисной автоматизации связывают воедино работников информационной сферы в разных регионах и помогают поддерживать связь с покупателями, заказчиками и другими организациями. Их деятельность в основном охватывает управление документацией, коммуникации, составление расписаний и т.д. Эти системы выполняют следующие функции:
обработка текстов на компьютерах с помощью различных текстовых процессоров;
производство высококачественной печатной продукции;
архивация документов;
электронные календари и записные книжки для ведения деловой информации;
электронная и аудиопочта;
видео- и телеконференции.
Информационные системы обработки знаний , в том числе и экспертные системы, вбирают в себя знания, необходимые инженерам, юристам, ученым при разработке или создании нового продукта. Их работа заключается в создании новой информации и нового знания. Так, например, существующие специализированные рабочие станции по инженерному и научному проектированию позволяют обеспечить высокий уровень технических разработок.
Информационные системы для менеджеров среднего звена
Информационные системы уровня менеджмента используются работниками среднего управленческого звена для мониторинга (постоянного слежения), контроля, принятия решений и администрирования. Основные функции этих информационных систем:
сравнение текущих показателей с прошлыми;
составление периодических отчетов за определенное время, а не выдача отчетов по текущим событиям, как на оперативном уровне;
обеспечение доступа к архивной информации и т.д.
Некоторые ИС обеспечивают принятие нетривиальных решений. В случае, когда требования к информационному обеспечению определены не строго, они способны отвечать на вопрос: "что будет, если...?"
На этом уровне можно выделить два типа информационных систем: управленческие (для менеджмента) и системы поддержки принятия решений.
Управленческие ИС имеют крайне небольшие аналитические возможности. Они обслуживают управленцев, которые нуждаются в ежедневной, еженедельной информации о состоянии дел. Основное их назначение состоит в отслеживании ежедневных операций в фирме и периодическом формировании строго структурированных сводных типовых отчетов. Информация поступает из информационной системы операционного уровня.
Характеристики управленческих информационных систем:
используются для поддержки принятия решений структурированных и частично структурированных задач на уровне контроля за операциями;
ориентированы на контроль, отчетность и принятие решений по оперативной обстановке;
опираются на существующие данные и их потоки внутри организации;
имеют малые аналитические возможности и негибкую структуру.
Системы поддержки принятия решений обслуживают частично структурированные задачи, результаты которых трудно спрогнозировать заранее. Они имеют более мощный аналитический аппарат с несколькими моделями. Информацию получают из управленческих и операционных информационных систем. Используют эти системы все, кому необходимо принимать решение: менеджеры, специалисты, аналитики и пр. Например, их рекомендации могут пригодиться при принятии решения покупать или взять оборудование в аренду и пр.
Характеристики систем поддержки принятия решений;
обеспечивают решение проблем, развитие которых трудно прогнозировать;
оснащены сложными инструментальными средствами моделирования и анализа;
позволяют легко менять постановки решаемых задач и входные данные;
отличаются гибкостью и легко адаптируются к изменению условий по несколько раз в день;
имеют технологию, максимально ориентированную на пользователя.
Стратегические информационные системы
Развитие и успех любой организации (фирмы) во многом определяются принятой в ней стратегией. Под стратегией понимается набор методов и средств решения перспективных долгосрочных задач.
В этом контексте можно воспринимать и понятия "стратегический метод", "стратегическое средство", "стратегическая система" и г.п. В настоящее время в связи с переходом к рыночным отношениям вопросу стратегии развития и поведения фирмы стали уделять большое внимание, что способствовало коренному изменению во взглядах на информационные системы. Они стали расцениваться как стратегически важные системы, которые влияют на изменение выбора целей фирмы, ее задач, методов, продуктов, услуг, позволяя опередить конкурентов, а также наладить более тесное взаимодействие с потребителями и поставщиками. Появился новый тип информационных систем - стратегический.
Стратегическая информационная система - компьютерная информационная система, обеспечивающая поддержку принятия решений по реализации стратегических перспективных целей развития организации.
Известны ситуации, когда новое качество информационных систем заставляло изменять не только структуру, но и профиль фирм, содействуя их процветанию. Однако при этом возможно возникновение нежелательной психологической обстановки, связанное с автоматизацией некоторых функций и видов работ, так как это может поставить некоторую часть сотрудников и рабочих под угрозу сокращения.
Рис. 3.7. Внешние факторы, воздействующие на деятельность фирмы
Рассмотрим качество информационной системы как стратегического средства деятельности любой организации на примере фирмы, выпускающей продукцию, аналогичную уже имеющейся на потребительском рынке. В этих условиях необходимо выдержать конкуренцию с другими фирмами. Что может принести использование информационной системы в этой ситуации?
Чтобы ответить на этот вопрос, нужно понять взаимосвязь фирмы с ее внешним окружением. На рис. 3.7 показано воздействие на фирму внешних факторов:
конкурентов, проводящих на рынке свою политику;
покупателей, обладающих разными возможностями по приобретению товаров и услуг;
поставщиков, которые проводят свою ценовую политику.
Фирма может обеспечить себе конкурентное преимущество, если будет учитывать эти факторы и придерживаться следующих стратегий:
создание новых товаров и услуг, которые выгодно отличаются от аналогичных;
отыскание рынков, где товары и услуги фирмы обладают рядом отличительных признаков по сравнению с уже имеющимися там аналогами;
создание таких связей, которые закрепляют покупателей и поставщиков за данной фирмой и делают невыгодным обращение к другой;
снижение стоимости продукции без ущерба качества.
Информационные системы стратегического уровня помогают высшему звену управленцев решать неструктурированные задачи, подобные описанным выше, осуществлять долгосрочное планирование. Основная задача - сравнение происходящих во внешнем окружении изменений с существующим потенциалом фирмы. Они призваны создать общую среду компьютерной телекоммуникационной поддержки решений в неожиданно возникающих ситуациях. Используя самые совершенные программы, эти системы способны в любой момент предоставить информацию из многих источников. Для некоторых стратегических систем характерны ограниченные аналитические возможности.
На данном организационном уровне ИС играют вспомогательную роль и используются как средство оперативного предоставления менеджеру необходимой информации для принятия решений.
В настоящее время еще не выработана общая концепция построения стратегических информационных систем вследствие многоплановости их использования не только по целям, но и по функциям. Существуют две точки зрения: одна базируется на мнении, что сначала необходимо сформулировать свои цели и стратегии их достижения, а только затем приспосабливать информационную систему к имеющейся стратегии; вторая - на том, что организация использует стратегическую ИС при формулировании целей и стратегическом планировании. По-видимому, рациональным подходом к разработке стратегических информационных систем будет методология синтеза этих двух точек зрения.
Информационные системы в фирме
В любой фирме желательно иметь несколько локальных ИС разного назначения, которые взаимодействуют между собой и поддерживают управленческие решения на всех уровнях. На рис. 3.8 показан один из таких вариантов. Между локальными ИС организуются связи различного характера и назначения. Одни локальные ИС могут быть связаны с большим количеством работающих в фирме систем и иметь выход во внешнюю среду, другие связаны только с одной или несколькими родственными. Современный подход к организации связи основан на применении локальных внутрифирменных компьютерных сетей с выходом на аналогичную ИС другой фирмы или подразделение корпорации. При этом пользуются ресурсами региональных и глобальных сетей.
На основе интеграции ИС разного назначения с помощью компьютерных сетей в фирме создаются корпоративные ИС. Подобные ИС предоставляют пользователю возможность работать как с общефирменной базой данных, так и с локальными базами данных.
Рассмотрим роль корпоративной ИС в фирме относительно формирования стоимости выпускаемой продукции.
Информационные системы в фирме, поддерживая все стадии выпуска продукции, могут предоставлять информацию разной степени подробности для анализа, в результате которого выявляются этапы, где происходит сверхнормативное увеличение стоимости продукции. В этом случае может быть выбрана стратегия по уменьшению стоимости продукции. Результаты принимаемых мер, в свою очередь, отразятся в информационной системе. Снова можно будет использовать полученную информацию для анализа. И так до тех пор, пока не будет достигнута поставленная цель.
Пример 3.15. Фирма может резко сократить издержки, связанные с хранением сырья и полуфабрикатов, договорившись с поставщиками о ежедневных поставках. Сведения о произведенных поставках будут учтены информационной системой, из которой будет получена информация для принятия решений на соответствующем уровне управления.
Информационная система может иметь наибольший эффект, если фирму рассматривать как цепь действий, в результате которых происходит постепенное формирование стоимости производимых продуктов или услуг. Тогда с помощью информационных систем различного функционального назначения, включенных в эту цепь, можно оказывать влияние на стратегию принятия управленческих решений, направленных на увеличение доходов фирмы.
Рис. 3.8. Примеры информационных систем, поддерживающих деятельность фирмы
ПРОЧИЕ КЛАССИФИКАЦИИ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ
Классификация по степени автоматизации
В зависимости от степени автоматизации информационных процессов в системе управления фирмой информационные системы определяются как ручные, автоматические, автоматизированные (рис. 3.9 ).
Ручные ИС характеризуются отсутствием современных технических средств переработки информации и выполнением всех операций человеком. Например, о деятельности менеджера в фирме, где отсутствуют компьютеры, можно говорить, что он работает с ручной ИС.
Автоматические ИС выполняют все операции по переработке информации без участия человека.
Автоматизированные И С предполагают участие в процессе обработки информации и человека, и технических средств, причем главная роль отводится компьютеру. В современном толковании в термин "информационная система" вкладывается обязательно понятие автоматизируемой системы.
Автоматизированные ИС, учитывая их широкое использование в организации процессов управления, имеют различные модификации и могут быть классифицированы, например, по характеру использования информации и по сфере применения.
Пример 3.16. Роль бухгалтера в информационной системе по расчету заработной платы заключается в задании исходных данных. Информационная система обрабатывает их по заранее известному алгоритму с выдачей результатной информации в виде ведомости, напечатанной на принтере.
Рис. 3.9. Классификация информационных систем по разным признакам
Классификация по характеру использования информации
Информационно-поисковые системы (см. рис. 3.9) производят ввод, систематизацию, хранение, выдачу информации по запросу пользователя без сложных преобразований данных. Например, информационно-поисковая система в библиотеке, в железнодорожных и авиакассах продажи билетов.
Информационно-решающие системы осуществляют все операции переработки информации по определенному алгоритму. Среди них можно провести классификацию по степени воздействия выработанной результатной информации на процесс принятия решений и выделить два класса: управляющие и советующие.
Управляющие ИС вырабатывают информацию, на основании которой человек принимает решение. Для этих систем характерны тип задач расчетного характера и обработка больших объемов данных. Примером могут служить система оперативного планирования выпуска продукции, система бухгалтерского учета.
Советующие ИС вырабатывают информацию, которая принимается человеком к сведению и не превращается немедленно в серию конкретных действий. Эти системы обладают более высокой степенью интеллекта, так как для них характерна обработка знаний, а не данных.
Пример 3.17. Существуют медицинские информационные системы для постановки диагноза больного и определения предполагаемой процедуры лечения. Врач при работе с подобной системой может принять к сведению полученную информацию, но предложить иное по сравнению с рекомендуемым решение.
Классификация по сфере применения
Информационные системы организационного управления (см. рис. 3.9) предназначены для автоматизации функций управленческого персонала. Учитывая наиболее широкое применение и разнообразие этого класса систем, часто любые информационные системы понимают именно в данном толковании. К этому классу относятся информационные системы управления как промышленными фирмами, так и непромышленными объектами: гостиницами, банками, торговыми фирмами и др.
Основными функциями подобных систем являются: оперативный контроль и регулирование, оперативный учет и анализ, перспективное и оперативное планирование, бухгалтерский учет, управление сбытом и снабжением и другие экономические и организационные задачи.
ИС управления технологическими процессами (ТП) служат для автоматизации функций производственного персонала. Они широко используются при организации для поддержания технологического процесса в металлургической и машиностроительной промышленности.
ИС автоматизированного проектирования (САПР) предназначены для автоматизации функций инженеров-проектировщиков, конструкторов, архитекторов, дизайнеров при создании новой техники или технологии. Основными функциями подобных систем являются: инженерные расчеты, создание графической документации (чертежей, схем, планов), создание проектной документации, моделирование проектируемых объектов.
Интегрированные (корпоративные) И С используются для автоматизации всех функций фирмы и охватывают весь цикл работ от проектирования до сбыта продукции. Создание таких систем весьма затруднительно, поскольку требует системного подхода с позиций главной цели, например получения прибыли, завоевания рынка сбыта и т.д. Такой подход может привести к существенным изменениям в самой структуре фирмы, на что может решиться не каждый управляющий.
В практическом пособии рассматриваются ключевые вопросы организации бухгалтерского делопроизводства предприятия (организации, учреждения) любой формы собственности. Материал пособия излагается системно, на основе актуальных нормативно-методических и нормативно-технических документов, включая Инструкцию по делопроизводству. Основное внимание в книге уделено рассмотрению порядка работы с бухгалтерскими документами, а также документированию деятельности бухгалтерии. Вводный раздел книги посвящен организации деятельности "с нуля" группы бухгалтерского делопроизводства. Книга предназначена для главных бухгалтеров предприятий, руководящего состава и специалистов финансово-экономических служб и подразделений, бухгалтеров, документоведов, а также для обучающихся по специальностям "Бухгалтерское дело" и "Делопроизводство" в учебных заведениях и на специализированных курсах.
Раскрыты сущность и особенности конфиденциального делопроизводства. Освещены вопросы документирования конфиденциальной информации, оформления конфиденциальных документов, их учета, организации конфиденциального документооборота, классификации и систематизации конфиденциальных документов, обеспечения разрешительной системы доступа и режима конфиденциальной информации, подготовки конфиденциальных документов для передачи в архив и уничтожения. Дан анализ современных нормативных правовых актов в сфере информации ограниченного доступа и конфиденциальной документированной информации: персональных данных; служебной, профессиональной, коммерческой тайн; секретов производства и др. Для студентов высших учебных заведений, обучающихся по направлениям подготовки 032000 "Документоведение и архивоведение", 080500 "Менеджмент", 090100 "Информационная безопасность", а также специальностям 032001 "Документоведение и документационное обеспечение управления", 080507 "Менеджмент организации",...
Автоматизация деятельности кредитной организации на платформе "1С:Предприятие 8" В учебном пособии рассматриваются теоретические принципы построения и применения автоматизированных банковских систем (АБС), их эволюция и роль в деятельности современных кредитных организаций. В пособии раскрываются особенности компьютерно-ориентированных банковских технологий, принципы организации - синтетического и аналитического учета в среде АБС, технологии расчетно-кассового обслуживания, удаленного обслуживания клиентов, раскрываются технологические принципы организации электронного документооборота, формирования отчетности. Теоретические положения сопровождаются подробными практическими примерами реализации описанных технологий и принципов в реальной системе автоматизации банковской деятельности АБС "Управление кредитной организацией" на платформе "1С:Предприятие 8", разработка компании "Бизнес ИТ" (1С:Франчайзи, г. Ставрополь) (система приобретается отдельно у разработчика, платформа "1С:Предприятие" - в фирме "1С" и у ее партнеров). В пособии представлены...
Эта книга для тех, кто уже использует в своей деятельности автоматизированные системы, и для тех, кто только задумывается о том, чтобы с помощью современных технологий поднять управление на новый качественный уровень. Издание рассказывает о том, как развивалось отечественное делопроизводство, от чего зависят его специфические черты и особенности, какие законодательные акты и положения определяют современные деловые отношения, а также о типовых процессах, стандартах и регламентах, современных технологиях в области электронного документооборота. Специальные главы посвящены обзору продуктов и решений от ведущих компаний-поставщиков российского рынка информационных технологий. Выбор решения не может ограничиваться функциональностью продукта, поэтому в книге представлена вся цепочка технологического процесса, включая определение критериев выбора, методологию внедрения и сопровождения системы, а также анализ экономической эффективности. Электронный документооборот - это не просто...
Данное издание, написанное юристами и экономистами, отличается от аналогичных прежде всего тем, что, помимо юридически безупречных образцов хозяйственных договоров, оно содержит обширный правовой, арбитражный и налоговый комментарий. По отдельным договорам приводятся бухгалтерские проводки на основе нового Плана счетов бухгалтерского учета. Первый том двухтомника посвящен порядку заключения договоров, последствиям признания их недействительными, ответственности за их нарушение, а также документообороту, обеспечивающему их заключение, исполнение и изменение. Отдельная глава посвящена обеспечению обязательств. Кроме этого в данном томе рассматриваются договоры, используемые в хозяйственной деятельности предприятий - договоры купли-продажи, поставки, бартера, возмездного оказания услуг, толлинга, аренды, хранения. Подробно рассматриваются договоры комиссии и поручения. Каждая глава помимо образцов договоров содержит юридический комментарий,...
Хотите разобраться в законодательстве, регулирующем взаимоотношения работника и работодателя, понять, как складываются выплаты в пользу работников и взимаются налоги, освоить документооборот? Подробно комментируя трудовое и налоговое законодательство, автор объяснит, как действовать в различных хозяйственных ситуациях и правильно оформлять их документально, как с помощью приведенных в книге формул рассчитать выплаты в пользу работников и вести налоговый учет, как защитить права работника и работодателя, не нарушая нормы закона. Издание будет исключительно полезно бухгалтерам, руководителям и сотрудникам кадровых служб организаций. Книга также станет незаменимым помощником преподавателей и студентов вузов, а также слушателей специальных курсов.
Эта книга поможет вам автоматизировать ведение бухучета и документооборот с помощью стандартных программ пакета Microsoft Office 2010 - Excel и Word. Вы узнаете, как выполнить финансовые расчеты, оформить бланки и ведомости в Excel, сможете максимально автоматизировать заполнение договоров и других документов путем обмена данными между Word и Excel.
В пособии приводятся формы и реквизиты основных видов документов - банковской, договорной, кадровой, товаро-сопроводительной и другой управленческой документации, широко используемой в практике организационно-распорядительной деятельности коммерческих организаций. Книга предназначена для руководящих, управленческих работников и специалистов организаций малой и средней форм бизнеса.
У вас в руках необычное издание, в котором собрана основная информация по четырем направлениям, необходимым для успешной работы бухгалтера: основы бухгалтерского учета, бухгалтерский учет, налогообложение, "1С: Бухгалтерия". Самоподготовку можно начинать "с нуля", так как в книгу включен раздел по основам бухгалтерского учета с ключевыми понятиями, категориями и техникой ведения учета. В разделе "Бухгалтерский учет" в лаконичной и доступной форме даны методика, проводки, примеры и типовые ситуации во всем участкам учета коммерческих организаций. Раздел "Налоги" содержит информацию о налогоплательщиках, объектах налогообложения, налоговых ставках и порядке расчетов по всем налогам, предусмотренным налоговым кодексом РФ, с учетом последних изменений. Для каждого налога приведен практический пример расчета. В разделе "1С: Бухгалтерия" версия 8.1 дано описание основных принципов и алгоритмов действий в наиболее популярной сегодня для бухгалтеров, менеджеров и...
Описаны три конфигурации системы "1С:Предприятие 8.1": "Бухгалтерия предприятия", "Управление торговлей" и "Зарплата и Управление персоналом". Рассмотрены операции с денежными средствами, учет товаров, продукции, услуг, учет основных средств и нематериальных активов. Представлен расчет налоговых платежей, итоговая бухгалтерская и налоговая информация. С позиций менеджера, управленца, кладовщика показано, как сформировать заказ поставщику и оформить поступление товара, отследить прохождение оплаты, управлять ценообразованием, организовать розничную торговлю и учет оплаты с помощью платежных карт и банковских кредитов. С позиций бухгалтера-расчетчика и специалиста по кадрам показано, как составлять и вести графики работы и отпусков, работать с кадровыми документами, формировать налоговую отчетность и решать другие задачи учета заработной платы и кадрового учета. Во втором издании отражены изменения в налоговом законодательстве, включен анализ характерных ошибок начинающих пользователей,...
