Электронная почта (email) на протяжении многих лет остается незаменимым и одним из самых эффективных инструментов для личного общения и работы. В формате email удобно хранить и пересылать не только текстовые сообщение, но и разнотипные документы, напоминания о событиях. К тому же многие почтовые сервисы и почтовые программы (например, Outlook) позволяют легко превращать электронные письма в задачи или события, превращая ваш email в самый настоящий мобильный офис, который всегда с вами.
Проблема лишь в том, что уже через месяц-другой интенсивного использования электронной почты, среднестатистический почтовый ящик превращается в подобие чулана — вы точно знаете, что в нем есть всё, но вот найти не можете ничего. Во всяком случае в приемлемые сроки.
Для вас я приготовил несколько отличных советов для очистки почтового ящика, а также организации электронной корреспонденции. Сразу предупреждаю — некоторые вещи о которых я скажу, требуют сперва немного повозиться с настройками почтового клиента или электронного ящика. Впрочем, это совсем небольшая плата за ту кучу времени, которую вы сэкономите в итоге.
Настройка правила сортировки почты в Outlook — разберется даже новичок
Используйте фильтры и правила для email
В настоящее время, пожалуй не осталось ни одного почтового сервиса или почтовой программы, где отсутствовала бы возможность настроить правила фильтрации входящих сообщений. Использование правил для email — первейшая вещь в вопросе удобной организации электронной почты. Уделив от силы минут пятнадцать времени, вы сможете создать основу, которая на годы вперед избавит вас от хаоса который твориться в стандартной папке «Входящие».
Вот лишь несколько идей относительно того, что я бы посоветовал вам сделать в первую очередь:
- Создайте в почтовом ящике папки для типовой корреспонденции, например: «выписки из банка», «письма от интернет-магазинов», «семья», «рассылки» и настройте простейшее правило — чтобы письма от определенных адресатов падали строго в свои папки. Так вы всегда будете знать насколько важное сообщение вам прислали — главное, не забывать обновлять списки адресов.
- Установите приоритет для различных адресов, например «высокий» для писем от начальства и «низкий» для уведомлений от социальных сетей. Это позволит вам едва открыв почтовый ящик отметить для себя главные задачи и не размениваться на мелочи.
- Используйте спам-фильтры. В некоторых программа и почтовых сервисах есть настройки «уровня спама», в некоторых есть список «стоп-слов» (например исключить письма со словом «знакомства») — в принципе, достаточно раз настроить всё это и поток спама на ваш email сократится в разы.
Не бойтесь удалять ненужные сообщения
В идеале, сообщения электронной почты вообще не должны хранится в почтовом ящике — сохраните нужные вложения из письма, добавьте отправителя в адресную книгу, не поленитесь обработать новое письмо (совет в совете: не стоит отвечать на письмо как только оно пришло на email — лучше уделите время в конце или начале рабочего дня, чтобы просмотреть все пришедшие письма сразу и тут же дать ответ по каждому из них), отметьте новую задачу в календаре и всё — после этого письмо можно смело удалять.
Вспомните, когда в последний раз вам приходилось рыться в почтовом ящике в поисках одного из старых email, что вы искали? Адрес электронной почты который не сохранили в свое время? Не сохраненный вложенный документ? Ещё что-то в этом духе? Да-да, как правило, email старше 3-х дней полностью теряет актуальность поэтому хранить всю «подшивку» электронных писем за последние годы нет никакого смысла.
Email автоответчик и шаблоны ответных писем
Есть довольно внушительный «пласт» электронных писем, которые нам приходится отправлять снова и снова — коммерческие предложения, запросы цен, отчеты. Для всех этих типовых операций нужно создать шаблоны, в которые вам нужно будет вписать только адрес отправителя и другие «оперативные» данные. Да, сначала придется потратить полчаса драгоценного времени на их создание. Но каждое из таких шаблонов по вопросам экономии времени окупиться, скорее всего в тот же рабочий день. Цените свое время!
Кстати говоря, не мешало бы настроить и ваш личный автоответчик. Полагаю, что если человек написавший вам сообщение получит в ответ краткое письмо с правилами вашей работы и парой телефонных номеров по которым с вами удобно связаться, ничего страшного не произойдет.
Чем проще — тем лучше
Обходится одной папкой «Входящие» в почтовой программе, как правило, не рационально. Но создавать кучу папок (а в некоторых из них ещё кучу папок!) тоже не стоит — помните, вы желаете облегчить себе обработку электронной почты, а не создаете хранилище прочитанных сообщений к которым больше никогда не вернетесь.
Обычно десятка папок должно хватит всем. Если вы создаете одиннадцатую, задайте себе вопрос: действительно ли это лучший способ организации входящих писем?
Электронная почта должна быть быстрой
Плюс электронной почты — быстрота и оперативность, поэтому когда пишите ответ будьте оперативным и быстрым — email не должен превращаться для вас в проект. Цените свое время и время получателя сообщения — никаких двух-трех страничных текстов на написание которых уходит по два часа. Иначе, отправив это письмо, вы рискуете увидеть во «входящих» ещё пару сообщений от того же отправителя 🙂
Если есть дополнительная информация которую надо сообщить — используйте вложения, если нужно больше информации для ответа — так и пишите. Составление идеального электронного письма по времени занимает не больше 5 минут, а его содержимое не должно быть больше 3-х пунктов.
Электронная почта — не список дел и не календарь событий
Я повторю ещё раз, потому что это действительно важно — задача электронного сообщения, снабдить вас оперативной информацией, а задача почтового ящика или почтовой программы — обеспечить удобный доступ к новым электронным сообщениям. И на этом всё!
Проще говоря, Email для вас — источник идей и событий для планирования задач и назначения встреч, а не хранилище всего и вся (в том числе задач, встреч, картинок и коллекций свежих анекдотов… (за февраль прошлого года, конечно же)). Планируйте, действуйте и сразу же избавляйтесь от хлама — вот залог успеха.
Забейте на рассылки и отключите уведомления
Нет, мне правда пару раз попадались стоящие новостные рассылки, которые несли полезную информацию. Но в 99% случаев все эти бесчисленные входящие сообщения просто отнимали мое время и сразу же летели в папку «корзина»… чтобы на следующий день снова прилететь во «входящие». Люди так устроены (в смысле ленивы), что им проще нажать кнопку «delete», чем найти способ отписаться от надоедливой рассылки раз и навсегда (хотя бы поместив её в спам-лист). Но именно это вам и нужно сделать — выделить 15 минут, найти все ненужные источники входящей информации (Вася Иванов (а кто это?) опубликовал на Facebook новую фотографию…) и просто наглухо заколотить от них ваш email.
Если вы пользуетесь социальными сетями — сразу же отключите в настройках уведомления на email о новых друзьях, сообщениях, комментариях и т.п. хламе. Вам все равно это не понадобиться, а ваши бесконечные секундные нажатия на «delete» тут же прекратят сливаться в бесконечные часы и дни.
Вечный бой со спамом… и с ленью
Итак ваша «система безопасности» email настроена и работает как часы. И вдруг, спустя пару месяцев, во «входящих» вдруг появляется новое спам-письмо. Ваша рука автоматически тянется к кнопке «Delete»… и тут вы волевым движением останавливаетесь, открываете свой спам-лист и добавляете туда нового «счастливчика».
Соблазн сразу же удалить нарушителя велик, да, но помните — просочившись один раз, злодей сделает это снова и снова. Поэтому проще и дешевле потратить минуту времени и раз и навсегда перекрыть новому ручейку спама кислород.
Кстати, не забывайте также точно обновлять «базы» электронных адресов, фильтров, папок и правил вашего почтового ящика. Конечно никому не хочется этим заниматься (лень, лень…), но для эффективной организации обработки электронной почты необходимо вносить в свою работу элементы… организованности 🙂
Всему свое время — особенно email
Проверка электронной почты — как наркотик. Вы знаете, что при появлении нового письма программа вам об этом сообщает, но все равно нажимаете кнопку «проверить email» каждые пять минут — а вот вдруг программа ошиблась и не заметила самого важного письма? Сейчас я скажу вам страшную истину — мы склонны переоценивать свою незаменимость.
По этой самой причине, чтобы не произошло, от того как часто вы проверяете свою электронную почту, ничего не изменится (кроме разве вашего психологического состояния). На самом деле все эти уведомления об новых сообщениях и т.п. — мощнейший отвлекающий фактор. Просто невозможно сосредоточится на работе, когда в углу монитора горит сообщение «получено 1 новое письмо».
Самый лучший способ разобраться с проблемой — обрубить её под корень. Отключите (нафиг!) все уведомления о новых входящих письмах (поверьте мне на слово — ничего страшного не произойдет), а затем установите себе простое правило — проверять и обрабатывать сразу ВСЮ электронную почту 1 раз в день — утром или вечером. В назначенное время вы просто отодвигаете все дела и открываете свой «почтовик», получаете все входящие, пишите все нужные ответы, отмечаете все нужные задачи и с чистой совестью работаете дальше.
И не сомневайтесь — совесть и права будет чище. Во-первых вы не будете отвлекаться по пустякам (о, ещё одно новое сообщение, интересно что там?!), а во-вторых, у вас будет готовый план работы. Возможно впервые!
Да начинайте уже!
Ну и самое главное — вы прочли список из 9 пунктов о том как повысить свою эффективность работы с электронной почтой. Вы все поняли, усвоили и решили, что теперь вам сам черт не брат, потому что все просто и ясно как день. И вот тут в действие вступает самый главный — десятый пункт, самый сложный.
Просто возьмите и сделайте то, о чем прочитали выше.
Да, вы поняли.
Да, завтра обязательно.
Но начать нужно прямо сейчас. Не нужно сложностей, найдите в своем электронном ящике десяток сообщений срок ответа на которые истек «позавчера» и просто удалите их. Отвечать на них сейчас уже бесполезно, про них скорее всего забыл даже отправитель. А вам сразу станет немного легче. Стало? Значит советы работают. А теперь пройдемся по списку с самого начала.
Когда количество писем и состояние вашей электронной почты начинает нагонять тоску и депрессию. Чтобы навести порядок в онлайн-хранилище переписки и достичь заветных «Inbox Zero», воспользуйтесь советами из нашей подборки.
Найти дзен в папке « Входящие»
Gmail позволяет настроить стиль папки входящей корреспонденции: «По умолчанию», отображать «Сначала важные», «Сначала непрочитанные, «Сначала помеченные» и тип «Приоритетные», сортирующий письма в зависимости от их важности.
Если вы хотите действительно контролировать свою электронную почту, типы «По умолчанию» и Приоритетные» будут самыми полезными: один классифицирует, другой выставляет приоритеты. Вы можете менять вид почтового ящика до тех пор, пока не найдёте подходящий именно вам вариант. Откройте меню Настройки и нажмите на вкладку входящих писем, под которой откроется меню для выбора типа этой папки.
Минуя «Входящие»
Нет никакой необходимости вручную сортировать сообщения для их последующего архивирования. Если вы хотите, чтобы некоторые письма (например, относящиеся к рабочему проекту, счета и т.д.) сортировались автоматически - создайте фильтр, который будет обходить папку «Входящие».
Для этого откройте меню Настройки, нажмите на Фильтры и заблокированные адреса, создайте новый фильтр и введите необходимые параметры, например, все письма со словом «заработок» в теме. После этого вам следует указать, чтобы все будущие отфильтрованные сообщения направлялись сразу в архив, минуя папку входящих писем. Можно настроить так, чтобы отфильтрованные послания автоматически отмечались, как прочитанные.
Ключевые слова
Архивная система Gmail способствует тому, чтобы пользователи никогда и ничего не удаляли. Возможно, в этом есть рациональное зерно, но из-за такого положения дел поиск определённого письма заставляет пробираться сквозь кипы электронных отходов даже в том случае, если они идеально организованы и имеют цветовую маркировку.
Автоматическая поисковая опция Gmail вполне приемлема, но намного лучше взять настройки поиска в свои руки. Если у вас есть письмо и вы полагаете, что оно может пригодиться в будущем, перешлите его себе, добавив несколько уникальных, запоминающихся ключевых слов или предложений . Теперь вместо поиска по параметрам даты вы можете просто ввести ключевые слова/предложения и искомое письмо появится перед вами.
Искать как профи
Если вам нужно найти какое-либо письмо, не имеющее полезных ключевых слов, придётся обратиться за помощью к поисковой системе Gmail. В этом разделе вы найдёте информацию о дополнительных операторах поиска, которые помогут отыскать нужный текст в океане из 20 тыс + старых писем.
- Исключите письма с определёнными ярлыками через фукнцию label: [название лейбла] . Это особенно полезно, когда вы хотите отключить логи чатов. Просто введите label:chats в поле поиска. Также вы можете искать сообщения с определёнными лейблами через +label: [название лейбла] . Операторы + и – также работают с другими поисковыми настройками.
- Отыскивайте письма, отправленные и полученные в определённый период с помощью операторов before:[дд/мм/гггг] и after:[дд/мм/гггг] .
- Ищите прикреплённый файл по его названию или типу с помощью оператора filename:[тип файла]. Например, если нужно письмо с вложенными файлами PDF, введите в типе filename:pdf .
- Обыкновенный поиск не включает сообщения из Корзины или Спама - используйте in:trash или in:spam соответственно. Чтобы поиск проверил абсолютно все папки почты используйте команду in:anywhere .
Выделение цветом
Ярлыки полезны для сортировки и классификации ваших писем в Gmail. Но иногда их действительно сложно прочесть, особенно если перед вами находится бесцветная стена писем. Вы можете сделать письма визуально организованными, используя маркировку цветными ярлыками .
Передвиньте мышку к левой колонке и наведите курсор на ярлык, которому хотите присвоить цвет. Нажмите на направленную вниз стрелку, и перед вами появится меню опций. Наведите курсор на Цвет ярлыка и выберите понравившийся вариант, тем самым задав его для определённого ярлыка. Можно добавлять свои собственные варианты цветов.
Удаление старых вложений
Пользователи Google получают 15ГБ бесплатного места для Gmail, Google Drive и Google+. Если вы обнаружили, что лимит исчерпан – удаление старых писем с большими вложениями станет самым верным решением.
Найти подобные сообщения можно следующим образом: перейдите в поле поиска и нажмите на направленную вниз стрелку, чтобы выполнить расширенный поиск. Пометьте пункт Есть прикреплённые файлы и нажмите на Поиск. Или введите has:attachment в поле поиска. Чтобы найти письма, превышающие определённый размер, независимо от статуса вложения, введите следующие параметры размера расширенного поиска: рядом с размером выберите «больше чем» и введите цифру в байтах, килобайтах или мегабайтах, после задайте поиск.
«Умные» ярлыки
Вы также можете организовать письма, создав дополнительные вложенные ярлыки . Используя их, можно классифицировать письма ещё более точно. Например, вместо того, чтобы помечать сообщение простым «Работа», создайте ветку «Работа>Важные проекты».
Выберите письмо и нажмите на кнопку «Ярлык», создайте новый ярлык и введите его название. Затем поставьте галочку напротив «Разместить ярлык под» и выберите родительский элемент из раскрывающегося меню.
Добавление Области просмотра
Добавление опции предварительного просмотра в папке входящих писем поможет сортировать их намного быстрее, без необходимости открывать каждое отдельно .
Откройте меню Настройки и зайдите во вкладку «Лаборатория», которая уже достаточно продолжительное время находится в бета-версии и предлагает множество пока ещё экспериментальных функций. Найдите пункт «Область просмотра» и включите его. После того, как вы сохраните новые настройки, рядом со значком шестерёнки появится кнопка «Показать несколько папок». Нажимайте на нее, когда захотите включить или отключить Область просмотра, а также поменять её параметры.
Чат с правой стороны. Done
Чат справа – ещё одна экспериментальная функция Gmail и отличная возможность разгрузить левую часть экрана. Зайдите в «Лабораторию», найдите функцию «Чат с правой стороны», активируйте её и сохраните изменения. После этого чат переместится в правую часть экрана, освободив левую колонку.
Настройки отображения ярлыков
Чтобы изменить параметры просмотра для отдельных ярлыков зайдите во вкладку Ярлыки в настройках. Там указан список: Системные ярлыки, Категории, Круги и другие, созданные вами. Можно выбрать следующие варианты: показывать или не показывать ярлыки, отображать, только если есть непрочитанные сообщения. Выберите настройку для каждого отдельного ярлыка и сохраните изменения. Если вы решили скрыть все ярлыки, то появится новая настройка: «Ещё» в левой колонке.
Используйте псевдонимы электронной почты
Вы получаете дополнительную возможность сортировать письма с использованием псевдонимов электронных адресов. Просто добавьте +any.alias к адресу после имени пользователя, но перед @gmail.com. Вы по-прежнему будете получать письма в свою папку входящих, потому что отправка сообщения на «[email protected]» аналогична отправке сообщения на «[email protected]» или «[email protected]».
Псевдонимы часто используются чтобы отфильтровать нежелательные сообщения (например, «[email protected]»), но вы также можете использовать их для фильтрации важных писем .
Автоматическая пересылка важных сообщений
Сначала нужно добавить адрес для автоматической переадресации, для чего лучше заручиться согласием получателя. Скорее всего, адреса для переадресации будут принадлежать кому-то из ваших родственников, коллег или вам самим. Выберите вкладку Пересылка и POP/IMAP в настройках , добавьте нужный адрес электронной почты для пересылки и нажмите След. Подтверждение по электронной почте вместе с проверочным кодом будет отправлено на данный адрес. Вы или другой получатель должны перейти по ссылке в подтверждающем письме, после чего начнёт работать автоматическая пересылка.
После настройки переадресации можно создать и фильтры через вкладку фильтров и заблокированных адресов в настройках. Создайте фильтр в соответствии с новыми запросами, на следующем экране настройте пересылку на выбранный для определённых сообщений адрес.
Постичь мастерство «отфильтровывания»
Фильтры становятся по-настоящему действенным в том случае, когда вы используете их креативно. Если вы уже освоили основные фильтры (фильтрация сообщений от определённого отправителя или доменного имени и их последующая отправка в нужную папку), пора познакомиться с другими интересными вариантами.
- Используйте filename:[тип файла] чтобы создать фильтры для разных типов медиа. Например, filename:jpg | filename:png чтобы отправлять все сообщения с прикреплёнными фотографиями в папку для фото.
- Фильтруйте сообщения, которые содержат ваш адрес электронной почты в полях «От» и «Кому» и отправляйте их в нужную папку. Теперь вы сразу будете находить свои заметки/напоминания/to-do списки в одном определённом месте.
- Создайте хештег (например, #неудалятьникогда ) и специальный резервный аккаунт Gmail для особо важных писем, которые нельзя пропустить или потерять. Затем установите фильтр, который будет автоматически пересылать письма с данным хештегом на резервный аккаунт.
Как и обещали, продолжаем рассказывать о возможностях фильтрации писем в Почте Mail.Ru. В нашей статьи мы рассказали о том, как создать свой фильтр и поделились несколькими ситуациями, когда они будут особенно полезными.
Сегодня рассказываем про автоматическую фильтрацию писем и рассылок. Поехали!
Автоматическая сортировка рассылок
В Почте Mail.Ru вы можете натроить быструю сортировку рассылок и уведомлений от интернет-магазинов и социальных сетей.
Для этого перейдите в раздел «Правила фильтрации» в настройках. Нажмите на кнопку «Отфильтровать рассылки».
В сплывающем окне вам будет предложено рассортировать все рассылки, которые были найдены в вашем почтовом ящике. Распределите отправителей в нужные папки, перетаскивая названия сайтов. По умолчанию это «Входящие», «Рассылки», «Скидки», и «Спам». Также вы можете создать дополнительную папку.
Быстрая настройка правила фильтрации через список писем
На самом деле, в Почте Mail.Ru есть несколько вариантов быстрая настройки фильтров на входящие письма. Рассмотрим каждый из них подробно.
Самый простой вариант - выделить несколько писем от конкретных отправителей и перенести их в нужную папку, которую вы можете создать предварительно.
- Для этого на списке писем выделить несколько писем и «потяните» их в нужную папку, как показано на картинке ниже.
- После в правом верхнем углу вам будет предложено перемещать автоматически письма от этих получателей в выбранную папку. Соглашайтесь, не пожалеете.
- В сплывающем окне вам необходимо подтвердить ваши действия и создать правило фильтрации. Для этого нажмите на кнопку «Перемещать автоматически».
При создании правила фильтрации вы можете также задать другие критерии для писем от этих получателей, например, помечать письма как прочитанные. Для этого нажмите на кнопку «Настроить», как показано на картинке выше.
Создание правила фильтрации через горячие клавиши
Также правило фильтрации можно создать быстро при помощи горячих клавиш. Для этого воспользуйтесь сочетанием клавиш Shift+L на странице чтения письма .
Узнать полный список горячих клавиш в Почте Mail.Ru можно, воспользовавшись сочетанием Shift+?.
От того как мы организуем свое рабочее место зависит наша производительность труда. Хаос в бумагах, почте, файлах на компьютере усиливают хаос в голове. Таким образом даже самые простые задачи могут отнимать много времени. А если вдруг вы не найдете в привычной «кучке» нужной бумажки или забудете, где на компьютере лежат прошлогодние шаблоны приказов? Придется потратить кучу времени на поиск, вместо выполнения прямой работы.
Здесь я хочу описать один из способов организации электронной почты. Так как электронная почта является одной из главных «кучек», приводящих к хаосу. Именно этим каналом связи большинство из нас получает большую часть задач или оповещений по своей работе. Как организовать хранение своей почты, чтобы не терять важных писем, не забывать реагировать на новые задачи, не разрываться на сотню «важных» дел?
Многие люди сортируют свою электронную почту по отправителям. В итоге их письма отсортированы по фамилиям и каждая папка содержит переписку с конкретным человеком. Я сначала делал также. Но позже понял, что такой подход не учитывает, что в переписке может учавствовать несколько людей - письма будут разбросаны по разным углам. Так же нельзя точно определить, на какое письмо мы отреагировали (написали ответ, оформили приказ, сделали запрос или другое). А если одно из писем имело важную информацию, которую нужно запомнить на длительный срок? А как потом найти это письмо? Как вспомнить о том, кто его написал?
Еще одной проблемой сортировки по фамилиям становится огромное количество папок, которые следует прокручивать в поиске новых писем.Я использую иной подход. Вся моя входящая корреспонденция делится условно на 3 группы: «входящие», «по категориям»," решенные".
В группу «входящие» падают абсолютно все пришедшие письма. Тут они хранятся до тех пор, пока я их не прочитаю и не предприму на них определенное ответное действие. Пока письмо висит во входящих - за мной числится задача.
После совершения ответного действия (смотря что требовалось: ответное письмо, решение проблем с программой, оформление распоряжения, принятие решения и прочее) письмо перемещается в папку «решенные». Задача по запросу выполнена.
Группа «по категориям» подрразумевает под собой просто несколько папок, в которые вместо группы «решенные» премещаются письма. Например для некоторых проектов письма хранятся в отдельных папках, вся переписка в одном месте. Папки создаютя для отдельных крупных проектов, по особо важным контрагентам. В этой группе так же в отдельные папки выделены автоматически присылаемые письма. Отдельно выделена папка «запомнить», в которой хранится информация, которой пользоваться придется периодически.
Для примера, сейчас структура моей почты выглядит так:
Входящие
-Решенные
-Не интересные
-Запомнить
-Контрагенты
-Автоматические
-Проект1
-Проект2.
Таким образом я не теряюсь в сотне писем, приходящих мне за рабочий день. На каждое письмо идет обязательная реакция или ответ. Ни одно письмо не остается пропущенным или забытым, т.к. пока письмо во входящих - задача не выполнена. По мере выполнения задач, папка «входящие» очищается и всегда остается удобочитаемой. Очень приятно смотреть на папку «входящие» всего с несколькими письмами. Это означает, что аврала нет и можно спокойно работать.
Часто люди, которые очень долго по работе не отвечают даже на самые простые письма их вовсе никак не сортируют или сортируют просто по фамилиям. Можете их об этом спросить.
Теги: электронная почта, организация работы
Когда на электронную почту поступает много писем от разных адресатов, то со временем становится сложновато среди этих писем находить нужные из старых полученных, если это требуется. В таком случае очень удобно сортировать письма по категориям (папкам или по-другому “ярлыкам”). В данной статье я покажу как это сделать на примере почты GMail.
В качестве примера. Вам на почту часто приходят письмо от одних и тех же адресов, к которым вам время от времени приходится обращаться.
Да, эти письма в случае чего можно попытаться найти и по поиску. Это несложно делается, но найти сможете не всегда. Удобнее когда письма сразу при поступлении сортируются по нужным папкам, либо же вы их сами вручную раскладываете по этим папкам. То есть вы можете настроить фильтры в почте так, чтобы письма от определённых адресов сразу складывались в нужные папки.
Делается это несложно. Рассмотрим ниже как создавать ярлыки в GMail и как привязывать к ним нужные письма вручную и автоматически.
Именно в почте GMail папки называются “Ярлыками”. В принципе оно так и есть, ведь письма все складываются в раздел “Вся почта”, а эти самые папки -это ссылки на нужные письма.
Создание ярлыков (папок) в GMail
Чтобы создать ярлык, нажмите на соответствующую ссылку в самом низу списка папок (входящие, отправленные, спам и т.д.) слева:
В открывшемся окне нужно ввести название ярлыка в верхней строке и нажать “Создать”.
Если у вас ранее было уже создано несколько ярлыков, то вы можете указать, под каким из них в списке будет расположен новый создаваемый вами ярлык, отметив пункт “Разместить ярлык под” и выбрав там нужный.
Всё, ярлык создан. Пример:
Распределение писем по нужным ярлыкам в GMail
Вы можете распределять письма по нужным ярлыкам в GMail как вручную, так и настроить автоматический режим. Автоматическая сортировка писем по ярлыкам - это настройка фильтров в вашей почте, т.е. создание специальных условий, в зависимости от которых с входящими письмами будут производиться нужные вам действия.
Ручное распределение писем
Когда вам нужно перенести в один из созданных ярлыков одно или несколько писем, то достаточно отметить эти письма во входящих, а затем выбрать ярлык для переноса, нажав “Переместить в”.
То же самое можно проделать, открыв сначала письмо для прочтения.
Автоматическое распределение писем
Вы можете настроить специальные фильтры с условиями, чтобы, к примеру, письма, поступающие от определённых адресов на вашу почту, сразу же попадали в нужную папку. Рассмотрим как это сделать в Gmail.
Для этого в настройках почты есть специальный раздел “Фильтры и заблокированные адреса”, где вы можете создать новый фильтр или изменить старый. Но можно не лезть в настройки тогда, когда вы хотите создать фильтр с простейшим условием (чтобы письма от определённых адресов поступали в нужную папку) и для этого проделываем следующее:
Всё. Таким вот образом, настраивая фильтры, можно легко распределять письма по нужным ярлыкам без вашего участия.
Настройка и удаление созданных ярлыков
Вы всегда можете изменить любой из созданных ярлыков или удалить его.
Чтобы открыть настройки ярлыка, кликните по стрелочке справа от него:
Через появившееся контекстное меню вы можете:
Также возможность настроить ярлыки (кроме изменения цвета) доступна в общем разделе “Настройки” GMail, на вкладке “Ярлыки”.
Заключение
Чтобы с почтой Gmail было работать ещё удобнее, рекомендую применять возможность сортировать письма по папкам (т.е. ярлыкам) в Gmail, взять это на вооружение.
