Работа в Excel для продвинутых пользователей. Excel для продвинутых

Поверьте, чем больше вы знаете об Excel, чем лучше разбираетесь в её функциях, тем эффективнее будет ваша работа. А мы пока расскажем вам о пяти наиболее важных инструментах Excel.

1. Запрет на изменения задним числом

Итак, у вас есть таблица, где пока пустуют поля «Количество» и «Дата». Таблицу будет заполнять менеджер Василий, и вы немного сомневаетесь в его честности. Как же сделать так, чтобы Василий не смог внести в таблицу изменения задним числом?

1) Наведите курсор на ячейку «Дата» и выберите пункт «Данные».

2) Щёлкните на пункт «Проверка данных». Выскочит табличка.

3) В пункте «Тип данных» щёлкните на «Другой».

4) Найдите графу «Формула» и впишите туда: =А2=СЕГОДНЯ().

5) Найдите пункт «Игнорировать пустые ячейки» и уберите с него галочку.

6) Нажмите «ОК».

Ту же самую процедуру можно повторить со столбцом «Количество», да и в принципе - с любым другим столбцом.

2. Создание абсолютно скрытого листа

Предположим, над одним документом Excel работают сразу несколько человек. Предположим, вы хотите скрыть определённый лист. Если сделать это простым способом, то пользователь всё равно увидит имя скрытого листа. Мы же предлагаем вам супертайный вариант:

1) Наберите ALT+F11, слева выскочит вытянутое окошко.

2) В верхней части окошка укажите, который из листов вы хотите скрыть.

3) В нижней части окошка отыщите свойство Visible и переведите его в режим xlSheetVeryHidden.

Всё! Теперь об этом листе будете знать только вы.

3. Запрет на ввод дублей

Допустим, вы загружаете список продуктов в прайс-лист. Как избежать повторов? Приводим пример организации прайс-листа на десять ячеек; при желании вы можете создать любое их количество.

1) Выделите ячейки, на которые будет распространяться запрет дублей. Например, так: А1:А10.

2) Нажмите на вкладку «Данные» и выберите пункт «Проверка данных».

3) В выпадающем списке «Тип данных» из вкладки «Параметры» выберите пункт «Другой».

4) Введите =СЧЁТЕСЛИ($A$1:$A$10;A1)<=1 в графу «Формула».

5) Перейдите на вкладку «Сообщение об ошибке» и впишите туда текст, который будет выпадать при каждом дубле.

6) Нажмите «ОК».

4. Сводная таблица

Допустим, у вас принято делать таблицы, в которых расписывается, сколько всего продуктов продал определённый менеджер. Нередко бывает так, что таблица разрастается, и работать с ней становится сложно. Именно для облегчения работы с разросшимся документом и существует сервис «сводные таблицы». Как их создать?

1) Нажмите на «Вставку». Там есть пункт «Сводная таблица», нажмите на него.

2) Появится окошко. Нажмите «ОК».

3) Появится окошко, которое позволит вам сформировать сводную таблицу с теми данными, которые вас интересуют: например, самый продуктивный менеджер или самый востребованный товар.

5. Выборочное суммирование

Предположим, у вас есть таблица, в которой указано, что разные заказчики покупали у вас разные товары на разные суммы. Вы хотите узнать, на какую сумму в общей сложности клиент по имени VASILIY купил у вас буженины (Boiled Salted Pork).

Excel для продвинутых: 9 полезных трюков Microsoft Excel, пожалуй, лучшая офисная программа из когда-либо созданных. На ней держатся целые отрасли экономики, так что, виртуозно овладев этим инструментом, Вы сразу заметите, что дела у Вашего бизнеса идут в гору. Кроме множества базовых приёмов работы с этой программой, которые Вы наверняка уже знаете, полезно изучить некоторые хитрости «для продвинутых», которые сделают Вас на голову выше всех остальных. Так что, если хотите впечатлить своих боссов и разгромить конкурентов, Вам пригодятся эти 9 хитрых функций Excel. 1. Функция ВПР Эта функция позволяет быстро найти нужное Вам значение в таблице. Например, нам нужно узнать финальный балл Бетт, мы пишем: =ВПР(“Beth”,A2:E6,5,0), где Beth – имя ученика, A2:E6 – диапазон таблицы, 5 – номер столбца, а 0 означает, что мы не ищем точного соответствия значению. Функция очень удобна, однако нужно знать некоторые особенности её использования. Во-первых, ВПР ищет только слева направо, так что, если Вам понадобится искать в другом порядке, придется менять параметры сортировки целого листа. Также если Вы выберете слишком большую таблицу, поиск может занять много времени. 2. Функция ИНДЕКС Отражает значение или ссылку на ячейку на пересечении конкретных строки и столбца в выбранном диапазоне ячеек. Например, чтобы посмотреть, кто стал четвёртым в списке самых высокооплачиваемых топ-менеджеров Уолл-стрит, набираем: =ИНДЕКС(А3:А11, 4). 3. Функция ПОИСКПОЗ Функция ПОИСКПОЗ выполняет поиск указанного элемента в диапазоне (Диапазон - две или более ячеек листа. Ячейки диапазона могут быть как смежными, так и несмежными) ячеек и отражает относительную позицию этого элемента в диапазоне. По отдельности ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ не особо полезны. Но вместе они могут заменить функцию ВПР. Например, чтобы в большой таблице найти, кто является главой Wells Fargo, пишем =ИНДЕКС(А3:А11,ПОИСКПОЗ(«Wells Fargo»,B3:B11,0). С помощью функции ВПР этого не сделать, потому что она ищет только слева направо. А сочетание двух последних позволяет сделать это с легкостью. 4. 3D-сумма Допустим, Вы решили подсчитать, сколько денег Вы тратите каждый день, и вести учёт в течение семи недель. Под каждую неделю Вы создали отдельный лист, куда по дням заносите расходы на алкоголь, еду и прочие мелочи. Теперь на вкладке TOTAL (ИТОГО) нам нужно увидеть, сколько и в какой день Вы потратили за этот период. Набираем =СУММ(‘Week1:Week7’!B2), и формула суммирует все значения в ячейке B2 на всех вкладках. Теперь, заполнив все ячейки, мы выяснили, в какой день недели тратили больше всего, а также в итоге подбили все свои расходы за эти 7 недель. 5. $ Одна из самых удобных функций в арсенале Excel, а также одна из самых простых – это знак $. Он указывает программе, что не нужно делать автоматической корректировки формулы при её копировании в новую ячейку, как Excel поступает обычно. При этом знак $ перед «А» не даёт программе изменять формулу по горизонтали, а перед «1» – по вертикали. Если же написать «$A$1», то значение скопированной ячейки будет одинаковым в любом направлении. Очень удобный приём, когда приходится работать с большими базами данных. 6. & Если Вы хотите собрать все значения из разных ячеек в одну, Вы можете использовать функцию СЦЕПИТЬ. Но зачем набирать столько букв, если можно заменить их знаком «&». 7. Массивы Для создания массива или матрицы Вам потребуется несколько операций, но они сложнее, чем в случае с обычными формулами, ведь для отображения результата требуется не одна, а несколько ячеек. Например, давайте перемножим две матрицы. Для этого используем функцию МУМНОЖ (Массив 1, Массив 2). Главное, не забудьте закрыть формулу круглой скобкой. Теперь нажмите сочетание клавиш Ctrl+Shift+Enter, и Excel покажет результат умножения в виде матрицы. То же самое касается и других функций, работающих с массивами, – вместо простого нажатия Enter для получения результата используйте Ctrl+Shift+Enter. 8. Подбор параметра Без этой функции Excel целым легионам аналитиков, консультантов и прогнозистов пришлось бы туго. Спросите кого угодно из сферы консалтинга или продаж, и Вам расскажут, насколько полезной бывает эта возможность Excel. Например, Вы занимаетесь продажами новой видеоигры, и Вам нужно узнать, сколько экземпляров Ваши менеджеры должны продать в третьем месяце, чтобы заработать 100 миллионов долларов. Для этого в меню «Инструменты» выберите функцию «Подбор параметра». Нам нужно, чтобы в ячейке Total revenue (Общая выручка) оказалось значение 100 миллионов долларов. В поле set cell (Установить в ячейке) указываем ячейку, в которой будет итоговая сумма, в поле to value (Значение) – желаемую сумму, а в by Changing cell (Изменяя значение ячейки) выберите ячейку, где будет отображаться количество проданных в третьем месяце товаров. И – вуаля! – программа справилась. Параметрами и значениями в ячейках можно легко манипулировать, чтобы получить нужный Вам результат. 9. Сводные таблицы Если Вам нужно провести макроанализ и увидеть общую картину, а на руках у Вас только бесконечные колонки цифр, то сводная таблица станет отличным способом оптимизировать и ускорить работу. Для этого выберите в меню «Вставка» пункт «Сводная таблица». Введя нужные диапазоны, Вы получите данные в виде удобной для восприятия таблицы. Вы легко можете изменять параметры отображения данных с помощью конструктора сводных таблиц, сравнивать и анализировать полученные числа и т.д. Сводная таблица – прекрасный способ превратить огромный бесполезный объём информации в удобные для работы данные в рекордно короткие сроки. Примечание: название функций и операций на русском языке указано в соответствии с русифицированной версией Microsoft Excel 2010.

Microsoft Excel, пожалуй, самая распространенная офисная программа. Ей пользуются все от президента до школьника, так что, виртуозно овладев этим инструментом, Вы смоете выделиться серди офисных работников или облегчить свой повседневный труд.

Кроме множества простых функций, которые Вы наверняка уже знаете и используете, полезно изучить некоторые хитрости «для крутых», которые сделают Вас на порядок выше всех остальных. Так что, если хотите выпендриться перед начальником и разгромить конкурентов, Вам пригодятся эти 8 хитрых функций Excel.

1. 3D-сумма

Теперь на вкладке TOTAL (ИТОГО) нам нужно увидеть, сколько и в какой день Вы потратили за этот период. Набираем =СУММ(‘Week1:Week7’!B2), и формула суммирует все значения в ячейке B2 на всех вкладках. Теперь, заполнив все ячейки, мы выяснили, в какой день недели тратили больше всего, а также в итоге подбили все свои расходы за эти 7 недель.

1. Функция ПОИСКПОЗ

Функция ПОИСКПОЗ выполняет поиск указанного элемента в диапазоне (Диапазон — две или более ячеек листа. Ячейки диапазона могут быть как смежными, так и несмежными) ячеек и отражает относительную позицию этого элемента в диапазоне.

По отдельности ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ не особо полезны. Но вместе они могут заменить функцию ВПР.

Например, чтобы в большой таблице найти, кто является главой Wells Fargo, пишем =ИНДЕКС(А3:А11,ПОИСКПОЗ(«Wells Fargo»,B3:B11,0).
С помощью функции ВПР этого не сделать, потому что она ищет только слева направо. А сочетание двух последних позволяет сделать это с легкостью.

Одна из самых удобных функций в арсенале Excel, а также одна из самых простых – это знак $. Он указывает программе, что не нужно делать автоматической корректировки формулы при её копировании в новую ячейку, как Excel поступает обычно.

При этом знак $ перед «А» не даёт программе изменять формулу по горизонтали, а перед «1» – по вертикали. Если же написать «$A$1», то значение скопированной ячейки будет одинаковым в любом направлении. Очень удобный приём, когда приходится работать с большими базами данных.

1. Подбор параметра

Без этой функции Excel целым легионам аналитиков, консультантов и прогнозистов пришлось бы туго. Спросите кого угодно из сферы консалтинга или продаж, и Вам расскажут, насколько полезной бывает эта возможность Excel.

Например, Вы занимаетесь продажами новой видеоигры, и Вам нужно узнать, сколько экземпляров Ваши менеджеры должны продать в третьем месяце, чтобы заработать 100 миллионов долларов. Для этого в меню «Инструменты» выберите функцию «Подбор параметра». Нам нужно, чтобы в ячейке Total revenue (Общая выручка) оказалось значение 100 миллионов долларов. В поле set cell (Установить в ячейке) указываем ячейку, в которой будет итоговая сумма, в поле to value (Значение) – желаемую сумму, а в by Changing cell (Изменяя значение ячейки) выберите ячейку, где будет отображаться количество проданных в третьем месяце товаров. И – вуаля! – программа справилась. Параметрами и значениями в ячейках можно легко манипулировать, чтобы получить нужный Вам результат.

1. Функция ВПР

Эта функция позволяет быстро найти нужное Вам значение в таблице. Например, нам нужно узнать финальный балл Бетт, мы пишем: =ВПР(“Beth”,A2:E6,5,0), где Beth – имя ученика, A2:E6 – диапазон таблицы, 5 – номер столбца, а 0 означает, что мы не ищем точного соответствия значению.

Функция очень удобна, однако нужно знать некоторые особенности её использования. Во-первых, ВПР ищет только слева направо, так что, если Вам понадобится искать в другом порядке, придется менять параметры сортировки целого листа. Также если Вы выберете слишком большую таблицу, поиск может занять много времени.

Если Вы хотите собрать все значения из разных ячеек в одну, Вы можете использовать функцию СЦЕПИТЬ. Но зачем набирать столько букв, если можно заменить их знаком «&».

1. Массивы

Для создания массива или матрицы Вам потребуется несколько операций, но они сложнее, чем в случае с обычными формулами, ведь для отображения результата требуется не одна, а несколько ячеек.

Например, давайте перемножим две матрицы. Для этого используем функцию МУМНОЖ (Массив 1, Массив 2). Главное, не забудьте закрыть формулу круглой скобкой. Теперь нажмите сочетание клавиш Ctrl+Shift+Enter, и Excel покажет результат умножения в виде матрицы. То же самое касается и других функций, работающих с массивами, – вместо простого нажатия Enter для получения результата используйте Ctrl+Shift+Enter.

1. Функция ИНДЕКС

Отражает значение или ссылку на ячейку на пересечении конкретных строки и столбца в выбранном диапазоне ячеек. Например, чтобы посмотреть, кто стал четвёртым в списке самых высокооплачиваемых топ-менеджеров Уолл-стрит, набираем: =ИНДЕКС(А3:А11, 4).

Встроенный офисный продукт Microsoft Excel удобен для создания баз данных, ведения оперативного учета. Надстройки программы предоставляют пользователю возможность для продвинутых пользователей автоматизировать работу и исключить ошибки с помощью макросов.

В данном обзоре рассмотрим полезные возможности программы Excel, которые используют продвинутые пользователи для решения различных задач. Мы узнаем, как работать с базой данных в Excel. Научимся применять макросы на практике. А также рассмотрим использование совместного доступа к документам для совместной (многопользовательской) работы.

Как работать с базой данных в Excel

База данных (БД) – это таблица с определенным набором информации (клиентская БД, складские запасы, учет доходов и расходов и т.д.). Такая форма представления удобна для сортировки по параметру, быстрого поиска, подсчета значений по определенным критериям и т.д.

Для примера создадим в Excel базу данных.

Информация внесена вручную. Затем мы выделили диапазон данных и форматировали «как таблицу». Можно было сначала задать диапазон для БД («Вставка» - «Таблица»). А потом вносить данные.



Найдем нужные сведения в базе данных

Выбираем Главное меню – вкладка «Редактирование» - «Найти» (бинокль). Или нажимаем комбинацию горячих клавиш Shift + F5 или Ctrl + F. В строке поиска вводим искомое значение. С помощью данного инструмента можно заменить одно наименование значения во всей БД на другое.

Отсортируем в базе данных подобные значения

Наша база данных составлена по принципу «умной таблицы» - в правом нижнем углу каждого элемента шапки есть стрелочка. С ее помощью можно сортировать значения.

Отобразим товары, которые находятся на складе №3. Нажмем на стрелочку в углу названия «Склад». Выберем искомое значение в выпавшем списке. После нажатия ОК нам доступна информация по складу №3. И только.

Выясним, какие товары стоят меньше 100 р. Нажимаем на стрелочку около «Цены». Выбираем «Числовые фильтры» - «Меньше или равно».

Задаем параметры сортировки.

После нажатия ОК:

Примечание. С помощью пользовательского автофильтра можно задать одновременно несколько условий для сортировки данных в БД.

Найдем промежуточные итоги

Посчитаем общую стоимость товаров на складе №3.

С помощью автофильтра отобразим информацию по данному складу (см.выше).

Под столбцом «Стоимость» вводим формулу: =ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(9;E4:E41), где 9 – номер функции (в нашем примере – СУММА), Е4:Е41 – диапазон значений.

Обратите внимание на стрелочку рядом с результатом формулы:

С ее помощью можно изменить функцию СУММ.

В чем прелесть данного метода: если мы поменяем склад – получим новое итоговое значение (по новому диапазону). Формула осталась та же – мы просто сменили параметры автофильтра.

Как работать с макросами в Excel

Макросы предназначены для автоматизации рутинной работы. Это инструкции, которые сообщают порядок действий для достижения определенной цели.

Многие макросы есть в открытом доступе. Их можно скопировать и вставить в свою рабочую книгу (если инструкции выполняют поставленные задачи). Рассмотрим на простом примере, как самостоятельно записать макрос.

Создадим инструкцию, с помощью которой будет автоматически подсчитываться стоимость клиентского заказа:

1. Скопируем таблицу на новый лист.
2. Уберем данные по количеству. Но проследим, чтобы для этих ячеек стоял числовой формат без десятичных знаков (так как возможен заказ товаров поштучно, не в единицах массы).
3. Для значения «Цены» должен стоять денежный формат.
4. Уберем данные по стоимости. Введем в столбце формулу: цена * количество. И размножим.
5. Внизу таблицы – «Итого» (сколько единиц товара заказано и на какую стоимость). Еще ниже – «Всего».

Талица приобрела следующий вид:

Теперь научим Microsoft Excel выполнять определенный алгоритм.

Как работать в Excel одновременно нескольким людям

Чтобы несколько пользователей имели доступ к базе данных в Excel, необходимо его открыть. Для версий 2007-2010: «Рецензирование» - «Доступ к книге».

Примечание. Для старой версии 2003: «Сервис» - «Доступ к книге».

Но! Если 2 и более пользователя изменили значения одной и той же ячейки во время обращения к документу, то будет возникать конфликт доступа.

Либо внесенная ранее одним пользователем информация будет удаляться при внесении следующим пользователем нового значения в эту же ячейку.

Программа не только увеличивает производительность работы пользователей, но и отслеживает их ошибки!

К сожалению, в многопользовательском режиме существуют некоторые ограничения. Например:

• нельзя удалять листы;
• нельзя объединять и разъединять ячейки;
• создавать и изменять макросы;
• ограниченная работа с XML данными (импорт, удаление карт, преобразование ячеек в элементы и др.).

Но в целом данный режим весьма привлекательный для большой и рутиной работы, которую вместе легче и быстрее выполнять. Совместный доступ существенно повышает производительность работы сотрудников на офисе.

В примере: совместный доступ к файлу - более детально описан процесс подключения и работы в многопользовательском режиме.

ANTHONY DOMANICO. 11 tricks for Excel power users. PCWorld .

Знание этих функций - от сводных таблиц до Power View - поможет вам влиться в ряды специалистов по электронным таблицам.

Пользователи Microsoft Excel делятся на две категории: представителям первой кое-как удается справляться с маленькими табличками, те же, кто относится ко второй, поражают коллег сложными диаграммами, мощным анализом данных и волшебством эффективного применения формул и макросов. Одиннадцать приемов, которые мы рассмотрим в этой статье, помогут вам стать полноправным членом второй группы.

Функция «ВПР» помогает собрать данные, разбросанные на различных листах или хранящиеся в различных рабочих книгах Excel и разместить их в одном месте для создания отчетов и подсчета итогов.

Предположим, вы оперируете товарами, продаваемыми в розничном магазине. Каждому товару обычно присваивается уникальный инвентаризационный номер, который можно использовать в качестве связующего звена для «ВПР». Формула «ВПР» ищет соответствующий идентификатор на другом листе и подставляет оттуда в указанное место рабочей книги описание товара, его цену, уровень запасов и другие данные.

Функция «ВПР» помогает находить информацию в больших таблицах, содержащих, например, перечень имеющегося ассортимента.

Вставьте в формулу функцию «ВПР», указав в первом ее аргументе искомое значение, по которому осуществляется связь (1). Во втором аргументе задайте диапазон ячеек, в которых следует производить выборку (2), в третьем - номер столбца, из которого будут подставляться данные, а в четвертом введите значение ЛОЖЬ, если хотите найти точное соответствие, или ИСТИНА, если нужен ближайший приблизительный вариант (4).

Создание диаграмм

Для создания диаграммы введите в Excel данные с указанием заголовков столбцов (1), выберите на вкладке «Вставка» пункт «Диаграммы» (2) и укажите требуемый тип диаграммы. В Excel 2013 имеется вкладка «Рекомендуемые диаграммы» (3), на которой присутствуют типы, соответствующие введенным вами данным. После определения общего характера диаграммы Excel открывает вкладку «Конструктор», где производится более точная ее настройка. Огромное количество присутствующих здесь параметров позволяет придать диаграмме тот внешний вид, который вам нужен.

В версии Excel 2013 присутствует вкладка Рекомендуемые диаграммы, на которой отображаются типы диаграмм, соответствующие введенным вами данным.

Функции «ЕСЛИ» и «ЕСЛИОШИБКА»

«ЕСЛИ» и «ЕСЛИОШИБКА» относятся к числу наиболее популярных функций Excel. Функция ЕСЛИ позволяет определить условную формулу, которая при выполнении условия вычисляет одно значение, а при его невыполнении другое. Например, студентам, получившим за экзамен 80 баллов и больше (оценки выставлены в столбце C), можно присвоить признак «Сдал», а тем, кто получил 79 баллов и меньше - признак «Не сдал».

Функция «ЕСЛИОШИБКА» представляет собой частный случай более общей функции «ЕСЛИ». Она возвращает какое-то конкретное значение (или пустое значение), если в процессе вычисления формулы произошла ошибка. К примеру, при выполнении функции ВПР над другим листом или таблицей, функция «ЕСЛИОШИБКА» может возвращать пустое значение в тех случаях, когда «ВПР» не находит искомого параметра, задаваемого первым аргументом.

Функция «ЕСЛИ» вычисляет результат в зависимости от задаваемого вами условия.

Сводная таблица

Сводная таблица, по сути, представляет собой итоговую таблицу, позволяющую подсчитывать число элементов и вычислять среднее значение, сумму и другие функции на основе определенных пользователем опорных точек. В версии Excel 2013 дополнительно появились Рекомендуемые сводные таблицы, упрощающие создание таблиц, в которых будут отображаться нужные вам данные.

Например, для подсчета среднего балла студентов в зависимости от их возраста, переместите поле «Возраст» в раздел Строки (1), а поля с оценками в раздел «Значения» (2). В меню значений выберите пункт «Параметры полей значений» и в качестве операции укажите «Среднее» (3). Таким же образом можно подсчитывать итоги и по другим категориям, например, вычислять число сдавших и не сдавших экзамен в зависимости от пола.

Сводная таблица - это инструмент для проведения над таблицей различных итоговых расчетов в соответствии с выбранными опорными точками.

Сводная диаграмма

Сводные диаграммы обладают чертами как сводных таблиц, так и традиционных диаграмм Excel. Сводная диаграмма позволяет легко и быстро формировать простое для восприятия визуальное представление сложных наборов данных. Сводные диаграммы поддерживают многие функции традиционных диаграмм, в том числе ряды, категории и т.д. Возможность добавления интерактивных фильтров позволяет манипулировать выбранными подмножествами данных.

В Excel 2013 появились «Рекомендуемые сводные диаграммы». Откройте вкладку «Вставка», перейдите в раздел «Диаграммы» и выберите пункт «Рекомендуемые диаграммы». Переместив указатель мыши на выбранный вариант, вы увидите, как он будет выглядеть. Для создания сводной диаграммы вручную нажмите на вкладке «Вставка» кнопку «Сводная диаграмма».

Сводные диаграммы помогают получать простое для восприятия представление сложных данных.

Мгновенное заполнение

Лучшая, пожалуй, новая функция Excel 2013 - «Мгновенное заполнение» - позволяет эффективно решать повседневные задачи, связанные с быстрым переносом нужных блоков информации из смежных ячеек. В прошлом, при работе со столбцом, представленным в формате «Фамилия, Имя», пользователю приходилось извлекать из него имена вручную или искать какие-то очень сложные обходные пути.

Предположим теперь, что тот же самый столбец с фамилиями и именами присутствует в Excel 2013. Достаточно ввести имя первого человека в ближайшую справа ячейку (1) и на вкладке «Главная» выбрать «Заполнить» и «Мгновенное заполнение». Excel автоматически извлечет все прочие имена и заполнит ими ячейки справа от исходных.

«Мгновенное заполнение» позволяет извлекать нужные блоки информации и заполнять ими смежные ячейки.

Быстрый анализ

Новый инструмент быстрого анализа Excel 2013 помогает ускорить создание диаграмм из простых наборов данных. После выделения данных рядом с правым нижним углом выделенной области появляется характерный значок (1). Щелкнув по нему, вы переходите в меню «Быстрого анализа» (2).

В меню представлены инструменты «Форматирования», «Диаграмм», «Итогов», «Таблиц» и «Спарклайнов». Щелкая мышью по этим инструментам, вы сможете увидеть поддерживаемые ими возможности.

Быстрый анализ ускоряет работу с простыми наборами данных.

Power View

Интерактивный инструмент исследования и визуализации данных Power View предназначен для извлечения и анализа больших объемов данных из внешних источников. В Excel 2013 для вызова функции Power View перейдите на вкладку «Вставка» (1) и нажмите кнопку «Отчеты» (2).

Отчеты, созданные с помощью Power View, уже готовы к презентации и поддерживают режимы чтения и полноэкранного представления. Интерактивную их версию можно даже экспортировать в PowerPoint. Руководства по бизнес-анализу, представленные на сайте Microsoft, помогут вам в кратчайшие сроки стать специалистом в этой области.

Режим Power View позволяет создавать интерактивные отчеты готовые к презентации.

Условное форматирование

Расширенные функции условного форматирования Excel позволяют легко и быстро выделять нужные данные. Соответствующий элемент управления находится на вкладке «Главная». Выделите диапазон ячеек, которые требуется отформатировать и нажмите кнопку «Условное форматирование» (2). В подменю «Правила выделения ячеек» (3) перечислены условия форматирования, которые встречаются чаще всего.

Функция условного форматирования позволяет выделять нужные области данных с минимальными усилиями.

Транспонирование столбцов в строки и наоборот

Иногда возникает потребность поменять в таблице местами строки и столбцы. Чтобы проделать это, скопируйте нужную область в буфер обмена, щелкните правой кнопкой мыши на левой верхней ячейке области в которую осуществляется вставка и выберите в контекстном меню пункт «Специальная вставка». В появившемся на экране окне установите флажок «Транспонировать» и нажмите OK. Все остальное за вас сделает Excel.

Функция Специальной вставки позволяет транспонировать столбцы и строки.

Важнейшие комбинации клавиш

Приведенные здесь комбинации клавиш особенно полезны для быстрого перемещения по электронным таблицам Excel и выполнения часто встречающихся операций.