Mime типы файлов как открыть в браузере. Типы MIME: описание и перечень основных. Что это за файл - MIME

В данном пункте проведем краткий обзор основных систем электронного документооборота, представленных на российском рынке. Главный упор сделаем на системах, которые можно без натяжки назвать «промышленными», в том смысле, что они уже давно представлены на рынке и представляют собой полноценный коммерческий продукт. Рассмотрим четыре программных продукта, на которые приходится большая часть российского рынка систем электронного делопроизводства и документооборота:

- «Дело». Система электронного документооборота «Дело» - это промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. АСЭДД (Автоматическая система электронного делопроизводства и документооборота) «Дело» позволяет: упорядочить процессы документооборота; перейти к единой схеме работы с документами; сократить сроки регистрации и прохождения документов. АСЭДД «Дело» предназначена для автоматизации следующих процессов :

Составление и ведение номенклатуры дел предприятия;

Формирование и оформление дел в текущем делопроизводстве и последующая передача их в архив предприятия;

Организация учета дел и документов в архиве.

Одной из важнейших особенностей является поддержка принятых правил и методов работы с документами, сложившихся в отечественной практике. Система предусматривает возможности работы с различными видами поручений, механизмы последовательного и параллельного согласования, разграничение прав доступа к документу, делегирование полномочий .

Система обладает следующими функциональными возможностями :

Регистрация документов (входящих и созданных в организации);

Ввод поручений и контроль их исполнения;

Регистрация и контроль поручений из вышестоящих организаций;

Создание, согласование и подписание проектов документов;

Маршрутизация и контроль движения документов их рассылка;

Работа с поручениями (выдача, исполнение и контроль);

Сканирование и прикрепление электронных образов документов.

Обмен документами по электронной почте с использованием ЭЦП.

Поиск документов, формирование дел, прием и рассылка документов, работа с проектами документов;

Движение документов внутри организации;

Удаленный доступ. Возможность удаленной работы с АСЭДД «Дело-Web». В системе «Дело» реализован полноценный web-интерфейс доступа ко всем данным и функциям, позволяющий работать с документами через Internet - для организации удаленной работы достаточно web-браузера .

Таким образом, система «Дело» обеспечивает как автоматизацию классического документооборота компании, так и управление электронными документами. Это позволяет создать решение для комплексной автоматизации любого уровня, а также осуществлять переход к современным технологиям ведения делопроизводства. Продукт в первую очередь интересен для организаций, которые сталкиваются с необходимостью внедрения формализованного делопроизводства для подразделений секретариатов, канцелярий, общих отделов.

ЕВФРАТ-Документооборот». Система электронного документооборота «ЕВФРАТ-Документооборот» предназначена для построения системы управления бизнес-процессами и документами организации. Инструментарий, входящий в комплект поставки системы, позволяет реализовать технологии электронного документооборота в любой компании, независимо от ее численности и формы собственности. Система рассчитана на работу как в рамках небольшой структуры, например, канцелярии, отдела или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков .

Система позволяет решать все типовые задачи делопроизводства и управления документами :

Автоматизировать регистрацию документов и заданий;

Осуществлять поиск информации;

Обеспечивать эффективное взаимодействие сотрудников в работе с документами, контролировать выполнение работ;

Проводить мониторинг и анализ состояния выполняемых процессов;

Разграничение прав доступа сотрудников к информации;

Организовать долговременное хранение документов организации.

Компания-разработчик предлагает широкий спектр продуктов для организаций различного масштаба - от версии для малого офиса до варианта для крупных компаний. «ЕВФРАТ: Документооборот» построен в парадигме «рабочего стола» с папками. Документы раскладываются по папкам, которые могут иметь любую степень вложенности .

Отличительной особенностью является возможность открыть и просмотреть любой документ поддерживаемого системой формата с помощью встроенной программы просмотра. К сожалению, система не дает возможности отслеживать получение и возврат документов и хранение версий, что может усложнить коллективную работу с документами .

По сути, данный продукт представляет собой средство сканирования, распознавания, регистрации документов, присвоения им реквизитов, индексации, полнотекстового поиска, назначения заданий, связанных с документом, и контроля их исполнения. Это недорогое решение, которое может оказаться полезным в малом офисе или на предприятиях, не предъявляющих высоких требований к масштабируемости информационной системы .

DIRECTUM. Система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности .

Система DIRECTUM является полноценной ECM-системой и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе технологии workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов .

Система DIRECTUM обладает следующими возможностями :

Управление электронными документами. Создание и хранение различных неструктурированных документов (тексты Microsoft Word, таблицы Microsoft Excel, рисунки Microsoft Visio, видео и пр.); поддержка версий документов и ЭЦП; структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами; поиск документов.

Управление деловыми процессами. Поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях их жизненного цикла; выдача электронных заданий и контроль их исполнения; поддержка свободных и жёстких маршрутов (workflow).

Управление договорами. Организация процесса согласования и регистрации договоров и сопутствующих документов, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т. д.).

Управление совещаниями. Организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений.

Канцелярия. Регистрация бумажных документов; ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации; рассылка и контроль местонахождения бумажных документов; организация обмена электронными документами с ЭЦП с другими организациями.

Эффект от внедрения DIRECTUM - это осознание тех преимуществ, которые дает внедрение документооборота :

Прозрачность бизнес-процессов.

Исключение несанкционированного доступа.

Повышение исполнительской дисциплины.

Выполнение требований стандартов ISO-9000.

Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников.

Легкость внедрения инноваций и обучения.

Развитие корпоративной культуры. Процесс внедрения электронного документооборота налаживает и поддерживает корпоративную культуру.

Таким образом, данный программный продукт практически ничем не уступает перечисленным выше. Одними из недостатков системы являются отсутствие возможности проверки документов на дублирование при регистрации и отсутствие в системе генератора отчетов.

- «БОСС-Референт». Данная система ориентирована в первую очередь на организации, руководство которых стремится к оптимизации деятельности своих сотрудников и повышению эффективности работы, в том числе и экономической эффективности. «БОСС-Референт» относится к категории систем, ориентированных на поддержку управления организацией, эффективной работы сотрудников и на накопление знаний .

Основное назначение системы - создание корпоративной системы, охватывающей деятельность всех сотрудников на своих рабочих местах и поддерживающей управленческие бизнес-процессы. Система поддерживает российские стандарты делопроизводства, организационное управление, контроль исполнительской дисциплины, отслеживание договоров с внешними организациями, согласование документов. Отличительная особенность ее в том, что, будучи полноценной системой документооборота, предназначенной для работы всех сотрудников организации, она уже обладает всей необходимой функциональностью для реализации делопроизводства. Другая отличительная черта системы «БОСС-Референт»: в ней реализованы функции контроля договоров, учета материальных ценностей, потокового сканирования и распознавания, электронной конференции и доски объявлений .

Дополнительные модули системы «БОСС-Референт» включают автоматизацию организации и планирования мероприятий, автоматизацию деятельности бюро пропусков на предприятии, генератор отчетов .

АСЭДД «БОСС-Референт» имеет ряд достоинств, в числе которых :

Средства создания единого информационно-управленческого пространства для организаций любой сложности;

Поддержка различных маршрутов согласования документов;

Наличие средств защиты информации.

В результате внедрения СЭД «БОСС-Референт» организации, как управленческие структуры, получают возможность стать более контролируемыми. Данная система, имеющая большую историю использования в государственных структурах, включает функциональные возможности по работе с корреспонденцией и поручениями. Такой подход гарантирует возможность отслеживать исполнительскую дисциплину организации на всех этапах принятия и реализации управленческих решений, в том числе в территориально-распределенных структурах .

Многие из вас уже давно используют СЭД в своей работе, кто-то находится в процессе внедрения, но есть и такие, которые все еще присматриваются. Тем не менее знания о современных системах управления документацией и информацией компании будут полезны как новичкам, так и бывалым пользователям. Критерии выбора СЭД

Не секрет, что грамотно построенные и оптимизированные бизнес-процессы являются залогом успеха функционирования компании. Одним из наиболее важных и ресурсозатратных процессов является процесс документационного обеспечения управления. В первую очередь, это вре­менные затраты (согласование, утверждение, подписание, контроль исполнения), трудовые (необходимость иметь в штате специалиста, ответственного за документооборот), не говоря уже о затратах на расходные материалы и офисную оргтехнику. Оптимизировать данный процесс, а значит, существенно снизить издержки на его обеспечение призваны СЭД.

Несмотря на сложные экономические условия, СЭД на рынке информационных технологий остаются в числе самых востребованных систем, так как позволяют:

• повысить эффективность управления компанией, пре­доставляя руководству всю необходимую информацию для принятия решений;
• оптимизировать работу сотрудников с документами;
• сохранить критически важную информацию и немате­риальные активы компании (информация, которая мо­жет быть утеряна в результате увольнения или сокра­щения сотрудников), т. е. обеспечить непрерывность бизнеса или деловых процессов.

Естественно, информация о полезности современных тех­нологий для специалистов-делопроизводителей не нова. Если вы читаете эти строки, значит эта тема вам близка. Возможно, многие из вас уже давно используют СЭД в своей работе, кто-то находится в процессе внедрения, но есть и такие, которые все еще присматриваются.

Тем не менее знания о современных системах управления документацией и информацией компании будут полезны как новичкам, так и бывалым пользователям.

Рынок активно развивается, на нем присутствует множе­ство продуктов, бизнес-решений, дополнительных опций, рассчитанных на решение самых разных задач. И даже если в ва­шей компании уже есть решение для автоматизации делопроизводства и коллективной работы сотрудников, то, вероятно, сейчас вы задумываетесь, как его оптимизировать.

Важно понимать, что системы электронного документо­оборота, внедренные в компании, это не застывший субъект, а живой организм, который требует значительного внимания, контроля, развития. Если систему своевременно не развивать, то очень скоро она устареет и перестанет использоваться со­трудниками.

Служба ДОУ - заказчик СЭД

Возможно, сейчас вы задаете вопрос: "Зачем нам - делопроиз­водителям - разбираться в рынке СЭД, если есть "айтишники" и это их хлеб выбирать программы?".

Наивно полагать, что за вас эту задачу решат IT-специатисты! Большая часть документов сегодня создается, обраба­тывается и хранится в электронном виде. Сотрудники согла­совывают множество документов с помощью ICQ, Skype, электронной почты. Кроме этого, документы создаются и со­храняются в различных форматах. И именно задача делопро­изводителей - управлять этой информацией.

Мне известно немало случаев, когда делопроизводители становились фактически разработчиками систем электрон­ного документооборота, прописывая требования к системе "с нуля". С этого и начиналось их хождение по мукам и дол­гие процессы разработки, доработки, внедрения системы.

Сначала они выступали в роли бизнес-аналитиков - опи­сывая все процессы документооборота. Потом в роли тестировщиков, принимая полученные результаты. Ну, а затем и в роли преподавателей, обучая сотрудников своей организа­ции работе с системой. Естественно, что все эти процессы весьма длительные и на них уходит значительное количество времени - в лучшем случае несколько месяцев, в худшем - лет. Позже они признавались мне, что если бы они могли принять участие раньше в процессе выбора, то сэкономили бы себе очень много сил и времени, а своей компании приличные деньги! Но самое главное, что они уже давно бы организовали совместную работу в системе - свою и сотрудников компании.

Разработчики заказных решений в большинстве случаев ориентируются на требования пользователей. Только они не учи­тывают, что пользователи зачастую не знают, какие требования предъявить и какие существуют способы реализации их задач.

Знакомство же с продуктами, представленными на рынке, по­нимание принципов их работы дает преимущество при выборе и, в конечном счете, позволяет выбрать наиболее эффективное решение и сэкономить свои силы, нервы и деньги компании.

Какое решение выбрать?

Итак, вы решили разобраться в ситуации на рынке СЭД и най­ти подходящую систему для решения своих задач. Вы откры­ваете Интернет, а там...

А там представлено столько наименований, описаний, гра­фиков аналитических компаний, различных сравнений, что мож­но просто утонуть в этом море информации. Вот лишь некото­рые цифры о количестве продуктов на российском рынке.

На февраль 2010 г. в каталоге систем электронного доку­ментооборота на сайте TAdviser было порядка 179 наименова­ний, перечень каталога Docflow насчитывает 170 продуктов, также есть различные независимые порталы о системах доку­ментооборота, где перечень решений насчитывает 45 наиме­нований. Компания DSS Consulting выделяет решения порядка 15-20 компаний, которые имеют множественные и успешные проекты внедрения на протяжении нескольких периодов.

Как видим, на российском рынке представлено множество разнообразных решений, относящихся к классу систем элек­тронного документооборота.

Системы могут называются по-разному: "система автома­тизации делопроизводства", "электронная канцелярия", "си­стема оперативного управления компанией", "система управ­ления контентом", "ECM-система" и т. д.

Казалось бы, в чем разница? Ведь все системы делают практически одно и то же - обеспечивают управление элек­тронными документами. А документооборот - это достаточно формализованная сфера и все решения по его автоматизации должны быть очень похожи друг на друга.

Однако рынок программных продуктов весьма разнооб­разен - есть дорогие системы и решения эконом-класса, есть узкоспециализированные системы и конструкторы, которые позволяют реализовать любые замыслы клиента. Все это рыночное разнообразие проистекает от того, что одни и те же функциональные требования реализуются по-разному, на разных платформах, с использованием разных технологий.

В настоящее время рынок достиг определенной стадии зрелости, среди СЭД появились свои лидеры, продолжают по­являться новые решения, что свидетельствует о том, что процесс развития систем продолжается. В отличие от рынка программ для бухгалтерского учета, где, безусловно, лидирует фирма "1С", рынок СЭД не настолько поляризован, выбор у покупателя чрезвычайно широк: от ведущих мировых производителей до разработок, выполняемых на заказ и учитывающих особенности конкретного заказчика. Сложно разобраться, не правда ли?

Проблема выбора СЭД

Обилие предложений на рынке ПО для делопроизводства по­рождает проблему выбора. Но в связи с отсутствием объек­тивных критериев и общепринятых методик оценки качества предлагаемых СЭД и их соответствия реальным потребностям организации возникает риск приобретения "не той" системы: слишком слабой или, напротив, избыточной для решения кон­кретных задач. Риск может усугубиться на этапе внедрения, поскольку даже хорошую систему можно настроить так, что работа в ней не будет эффективной.

В итоге большинство организаций выбирает программные решения в области электронного документооборота на свой страх и риск, руководствуясь собственными критериями, ин­туицией или доверяя обещаниям разработчиков и специалистов, осуществляющих внедрение системы.

Чаще всего причиной неудачи является не столько качество программного решения, сколько его неверный выбор и ошибки, допущенные при внедрении из-за отсутствия грамотно сфор­мулированных требований к СЭД.

В конце 2008 - начале 2009 гг. компания DSS Consulting провела исследование среди компаний - пользователей СЭД, внедривших СЭД в 2008 г. На вопрос: "Каким образом ком­пании выбирают СЭД?" наиболее популярными ответами были:

• выбирали по рекомендациям;
• проанализировали информацию в Интернете;
• выбрали первое попавшееся решение;
• решение "спустили сверху".

Опыт многих компаний показывает, что последствиями неудачного выбора СЭД являются не только материальные, временные, организационные потери, но и, главное, - недостижение организацией поставленных целей и отставание в развитии.

Следовательно, существует реальная потребность в инфор­мации, которая бы позволила: на основе анализа системы документационного обеспечения управления и бизнес-процес­сов организации сформулировать требования к СЭД, на осно­ве объективных критериев оценки и сравнения СЭД, представ­ленных на рынке, выбрать подходящий продукт и обеспечить его эффективное использование.

Критерии выбора СЭД

Прежде чем приступать к достаточно обширной теме по обзо­ру текущей ситуации на российском и международном рынках информационных решений данного класса, а также к анализу конкретных решений, остановимся на основных критериях, которым необходимо уделять внимание независимо от класса программного продукта и занимаемой доли рынка.

СЭД организации должна решать широкий спектр задач и при этом быть удобной и гибкой в настройке, чтобы ее можно было поддерживать силами заказчика. Конечно, мож­но взять ECM-платформу и получить тонко настраиваемое решение, которое учитывает все бизнес-процессы компании, но внедрение таких систем, как правило, занимает от не­скольких месяцев до года и более и требует немалых финан­совых затрат. Однако всегда хочется, чтобы сроки внедрения были минимальными, а обучение персонала быстрым и же­лательно без отрыва от производственной деятельности.

Чаще всего выбор СЭД делают, основываясь на следующих критериях:

• стоимость лицензий СЭД и других необходимых ком­понентов (аппаратное обеспечение, СУБД);
• стоимость внедрения и поддержки СЭД;
• возможности расширения системы за счет дополни­тельных модулей и интеграции с другими продуктами;
• информационная безопасность;
• используемая платформа и технологии;
• репутация разработчика и поставщика (организации, осуществляющей внедрение системы);
• функциональная полнота.

Рассмотрим значение приведенных критериев.

Стоимость лицензий всегда была одним из основных критериев при выборе системы. Заказчики СЭД уже давно знают, что дешевый продукт далеко не всегда хороший.

Система должна быть доступной, чтобы заказчик мог сам осуществлять некоторые настройки системы, например самостоятельно подключать и настраивать словари, справочники, типовые маршруты прохождения документов и др., не прибегая лишний раз к услугам разработчиков или си­стемных интеграторов. Стоимость эксплуатации системы при этом будет ниже.

Система должна быть решением, которое предусмат­ривает дальнейшее ее расширение за счет добавления новых модулей и возможностей.

Спектр возможностей, расширяемый дополнительными модулями, может включать как интеграцию с определенны­ми приложениями, так и расширение функциональных воз­можностей системы.

Особое внимание при выборе системы предъявляется к ее информационной безопасности, тому, как реализованы прин­ципы защиты конфиденциальных данных, как организована система разграничения доступа, поддерживается ли системой использование электронной подписи и шифрования.

При выборе системы, как правило, принимается во вни­мание то, на какой платформе она построена и какие техно­логии используются. И здесь приоритет отдается скорее не но­визне, а стабильности и надежности. Не последнюю роль при выборе играет используемая система управления базами данных (СУБД) и средства разработки.

Если в организации уже есть корпоративный стандарт на СУБД, то логичнее, если СЭД будет ему следовать. Рас­ширять список поддерживаемых СУБД без крайней необхо­димости нежелательно. То же справедливо и в отношении средств разработки. Чем они известнее и распространеннее, тем больше специалистов, которые ими владеют и смогут разрабатывать дополнительные компоненты для СЭД и тем меньше риск срыва проекта из-за отсутствия таких специа­листов.

При выборе разработчика СЭД, как правило, оцениваются такие факторы, как срок работы на рынке СЭД, репутация среди пользователей и конкурентов, качество технической поддержки, частота выпуска обновлений системы. Не ме­нее важен выбор надежной компании - поставщика СЭД, в слу­чае если компания-разработчик не работает напрямую с заказ­чиками.

Следует на этапе выбора детально оценить опыт успеш­ных проектов и внедрений, уровень квалификации персона­ла. Именно от фирмы-поставщика зависит возможность доработки информационной системы в разумные сроки (с приемлемыми ценовыми условиями) под специфику пред­приятия.

Возможно, наиболее важный критерий - функциональная полнота системы. Как бы ни была хороша система по всем другим показателям, главная ее задача состоит в том, чтобы обеспечивать выполнение функций управления электронными документами.

До настоящего времени заказчики редко использовали системный подход к оценке функциональной полноты СЭД, полагаясь на свое субъективное мнение, основанное на из­учении маркетинговых материалов или, в лучшем случае, на беглое знакомство с продуктом на опытном стенде. Для ус­пешного практического использования СЭД этого мало.

Сделать правильный выбор, не проводя комплексной оцен­ки и сравнения систем, прежде всего по функциональным па­раметрам, без учета стратегических целей и текущих задач заказчика, - практически невозможно.

Оказать помощь в решении этой проблемы может пред­варительный анализ рынка: первичное ознакомление с его основными участниками, продуктами, представленными на рынке, ключевыми технологиями и систематизация по основным параметрам.

Согласно результатам опроса TAdviser, кризис стимулирует спрос на системы электронного документооборота. И это закономерно, поскольку сотрудники стоят дороже, чем оборудование, программное обеспечение и разовые услуги внедрения. С этим приходится считаться и представителям бизнеса, и госорганам.

Эффективность автоматизации документооборота наглядно демонстрирует пример Федеральной налоговой службы. Если бы ФНС сейчас работала как прежде (с бумажными носителями), на обработку документов потребовалось бы 40 000 сотрудников. В данный же момент с этой задачей успешно справляются 4000 человек. То есть разница - в 10 раз!

В каких сферах СЭД наиболее востребованы

По данным всё того же информационно-аналитического центра TAdviser, системы электронного документооборота наибольшим спросом пользуются в госсекторе (23% ), сферах финансовых услуг (8,6% ), строительства (6,4% ), торговли (6,1% ), машиностроения (5,6% ) и энергетики (5% ).

Мнение «СофтЭксперт»

О том, как обстоят дела со спросом на СЭД в Центральном федеральном округе России, мы поинтересовались у руководителя отдела продаж и компании «СофтЭксперт» Елены Тарасовой :

«Если судить по количеству наших клиентов, то спрос на СЭД в кризис действительно растёт. За последние 2 года количество заказов на один только «1С:Документооборот» в ГК «СофтЭксперт» увеличилось на 20% . Спрос на СЭД «ДЕЛО» также остаётся стабильным, но поскольку это всегда проекты регионального масштаба, отслеживать динамику по годам здесь не представляется возможным.

Что касается отраслевого распределения спроса, то у нас ничего принципиально не изменилось. Как в докризисные времена, так и сегодня основными заказчиками систем электронного документооборота в ГК «СофтЭксперт» остаются промышленные предприятия, строительные холдинги и госсектор. В частности, в течение 2015-2016 годов мы получили заказы на:

Внедрение СЭД «1С:Документооборот» на предприятиях ПАО «Тульский оружейный завод», ОАО «Калугаприбор», ООО «Хавейл Мотор Мануфэкчуринг Рус», ООО «Тулаоборонстрой», ЗАО «Индустрия Сервис», ООО «СКС Консалтинг», АО «Центргаз», ЗАО «Связь Инжиниринг», ООО «Тропик Интернешнл», ОАО «Тулаточмаш», ПАО «НПО Стрела»;

- развитие СЭД «ДЕЛО» (автоматизацию новых рабочих мест, обновление системы, добавление новых функций) в администрациях Тульской, Московской, Рязанской, Тамбовской областей и города Тулы».

Тенденции рынка электронного документооборота:

1) Импортозамещение . Постановление правительства от 01.01.2016 запрещает закупать зарубежное программное обеспечение для государственных и муниципальных нужд во всех тех ситуациях, когда представленные на рынке отечественные аналоги не уступают ему по качеству и функционалу. Благодаря курсу на импортозамещение российские системы электронного документооборота оказались в выигрышном положении. Такой расклад наверняка позволит им упрочить положение на рынке.

2) Интеграция с BMP-решениями . Системы электронного документооборота выходят за рамки канцелярии. Сегодня СЭД всё чаще интегрируются с BPM-решениями (программным обеспечением для автоматизации бизнес-процессов), сервисами интеллектуального поиска, бизнес-аналитики и коллективной работы сотрудников. К современной СЭД заказчик предъявляет такие требования, как лёгкая интеграция с другими корпоративными системами и охват всех направлений деятельности предприятия.

3) Переход в облака . Если раньше российские компании, боясь утечки и потери данных, отказывались разворачивать СЭД в облаках, то сегодня ситуация меняется. Забыть о потенциальных рисках предпринимателей заставили многочисленные преимущества облачных решений:

Сокращение расходов на IT-инфраструктуру . Развёртывание СЭД в публичном облаке позволяет сэкономить на закупках дополнительного серверного оборудования, услугах его обслуживания, содержании дополнительных специалистов в штате. (Разумеется, в случае с частным облаком нагрузка на IT-инфраструктуру предприятия, наоборот, возрастает и требует наращивания мощностей).

Возможность удалённого доступа в режиме 24/7 . Перевод корпоративных данных в частное или публичное облако позволяет выйти за периметр информационной системы предприятия и организовать удалённый доступ для авторизованных пользователей. Благодаря данному решению сотрудники материнской и дочерних компаний могут совместно работать над задачами и документами в режиме онлайн, находящиеся на выезде специалисты всегда остаются на связи, руководитель имеет возможность согласовывать документы вне офиса, со смартфона или любого другого подручного девайса.

Учитывая политический курс, логично предположить, что облачные СЭД в России в большинстве своём будут частными и плавающими на территории страны.

4) Увеличение спроса на мобильные приложения . За один только 2015 год свыше 30 000 пользователей установили себе мобильное приложение «1С:Документооборот». В основном это были топ-менеджеры и руководители среднего звена, ответственные за согласование договоров и организационно-распорядительной документации по проектам. Однако сегодня наблюдается увеличение числа пользователей мобильных приложений СЭД и среди непосредственных исполнителей задач. Мобильная версия позволяет ответственным за реализацию проекта лицам оперативно получать информацию и предпринимать соответствующие действия по ней.

5) Использование электронных подписей . Сегодня вовсе необязательно дожидаться возвращения руководителя проекта из командировки для подписания договора. Согласующее лицо может воспользоваться электронной подписью (ЭЦП).

6) Усовершенствование инструментов поиска . По словам эксперта по управлению документацией ЭОС Натальи Храмцовской, СЭД всё чаще используются в качестве корпоративных хранилищ информации и документов. В связи с этим повышаются требования к развитости их внутренних инструментов поиска и бизнес-аналитики. Чем быстрее и интеллектуальнее поиск, тем выше удовлетворённость пользователей системой.

Прогнозы относительно развития рынка СЭД

В течение ближайших 5 лет следует ожидать эволюции систем электронного документооборота. По мнению экспертов рынка, СЭД полностью подстроятся под требования бизнеса и станут более мобильными. Что касается прогнозов на отдалённую перспективу, то они связаны с технологиями искусственного интеллекта. По предсказаниям экспертов, СЭД разовьются настолько, что смогут самостоятельно (без участия человека) готовить проекты решений по документам.

Рассмотрим прогнозы корифеев рынка более подробно:

• Голосовое управление . «Мобилизация» СЭД подготовит почву для голосового внесения информации.
• Мобильный ввод данных . Технологии интеллектуальной обработки наподобие Abbyy Compreno позволят добавлять электронные документы в базу посредством фотографирования оригиналов и мгновенного их распознавания.
• Усложнение контента . Ожидается интеграция СЭД с сервисами мгновенных сообщений, IP-телефонией, мультимедийными платформами.
• Повышение надёжности ЭЦП . В целях предотвращения случаев мошенничества электронная цифровая подпись начнёт поддерживать новые механизмы защиты и хэширования.
• Вечные архивы . Разработчики СЭД будут вынуждены решить проблему долговременного хранения электронных документов. Если государство требует, чтобы документация в сфере атомной промышленности хранилась сотни лет, значит, система должна обеспечить такую возможность.
• Использование «цифрового следа» . Речь идёт о портрете пользователя, составленном на основе анализа его деятельности в сети. Использование «цифрового следа» позволит персонализировать поиск по электронной базе предприятия (повысить релевантность выдачи для каждого конкретного юзера), улучшить управленческие процессы (система будет подсказывать, какой сотрудник лучше всего справится с решением той или иной задачи), оценивать мотивацию и эффективность работы персонала.