Базовый курс по OpenOffice

09.05.2019

Вы приходите на работу и у Вас множество поручений, которые необходимо выполнить в сжатые сроки. Конечно, без текстового редактора не обойтись. Но вместо привычного Microsoft Word перед Вами OpenOffice Writer. Вы не можете найти нужную вкладку, не знаете как пронумеровать страницы и т. д. Чтобы работа с OpenOffice Writer была более эффективной, предлагаем Вам ответы на наиболее часто задаваемые вопросы по использованию данного текстового редактора (версия 3.0.1 ).

Говорят, что в OpenOffice Writer все решают стили. А зачем они нужны?

Вы ошибаетесь, если думаете, что стили — это что-то непонятное и ненужное. На основе cтилей в OpenOffice Writer строится вся логика работы с документом и выполняются многие важные функции, например, нумерация страниц, изменение ориентации страницы, расстановка зеркальных полей и многое другое.

Умение работать со стилями в OpenOffice Writer значительно упрощает процесс форматирования документа. Теперь вместо того, чтобы каждый раз задавать требуемые параметры, например заголовка, - «Times New Roman, шрифт 16 пунктов, полужирный и т. д. - Вы просто выберите нужный стиль Абзаца. Открыть окно «Стили и форматирование» можно в Меню — «Формат» - «Стили» либо нажав F11. OpenOffice.org Writer имеет пять типов стилей:

Стили абзаца затрагивают весь абзац;

Стили символов затрагивают блок текста в абзаце;

Стили страницы затрагивают форматирование страницы (размер страницы, поля и т. п.);

Стили врезок затрагивают врезки и графику;

Стили списков затрагивают пронумерованные и маркированные списки.

Стили можно также изменять и создавать собственные. Для этого в панели «Стили и форматирование» щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Создать» или «Изменить», в появившемся окне выберите нужные параметры нового стиля либо измените существующие.

Как пронумеровать страницы?

Прежде чем начать нумерацию страниц необходимо их подготовить: для каждой страницы выбрать необходимый стиль либо для всех одинаковый. Сам процесс нумерации страниц состоит из двух этапов: вставка колонтитулов и вставка номера страницы.

Если нумерация должна начаться с первой страницы, то необходимо выполнить следующие действия:

1. Выбрать стиль страниц: Меню - «Формат» - «Стили» - «Стиль страницы» - «Обычный» (либо любой другой отличный от «Первая страница»).

2. Меню - «Вставка» - «Верхний колонтитул» или «Нижний колонтитул» (на выбор) - «Обычный», рядом с которым появится «галочка».

3. Курсор находится в вставленном колонтитуле, выбираем Меню - «Вставка» - «Поле» - «Номер страницы».

Если первая страница документа не должна нумероваться, то необходимо выполнить следующие действия:

1. Выбрать стиль первой страницы Меню - «Формат» - «Стили» - «Стиль страницы» - «Первая страница».

2. Меню - «Вставка» - «Разрыв» - «Разрыв страницы» - «Стиль» - «Обычный» (или любой другой отличный от «Первая страница»). Выполненные действия означают, что первая страница имеет стиль «Первая страница» и не будет нумероваться, а нумерация начнется со второй страницы.

3. Перейдите на вторую страницу. Выберите Меню - «Вставка» - «Нижний колонтитул» или «Верхний колонтитул» (на выбор) - «Обычный», рядом с которым появится галочка.

4. Выполните Меню - «Вставка» - «Поле» - «Номер страницы».

Если нумерация первой страницы должна начаться номером, отличным от 1, то необходимо выполнить следующие действия:

1. Меню - «Вставить» - «Нижний колонтитул»

2. Теперь курсор в нижнем колонтитуле. Для вставки номера страницы выполните Меню «Вставить» - «Поля» - «Номер страницы». Номер страницы будет равен 1.

3. Щелкните по первому абзацу текстовой области или введите текст абзаца.

4. Выберите Меню - «Формат» - «Абзац» (или щелкните правой кнопкой и из выпадающего меню выберите Абзац), чтобы отобразить окно Абзац.

5. На вкладке «Положение на странице», в секции «Разрывы», установите флажки «Добавить разрыв», «Со стилем страницы» и стиль страницы, используемый вами для первой страницы документа.

6. Теперь поле «Номер страницы» становится активным. Введите в него нужный вам начальный номер. Щелкните по кнопке OK, чтобы закрыть окно Абзац.

Примечание: OpenOffice Writer не может начать нумерацию страниц с 0.

После того, как номер появится на странице, стиль нумерации можно форматировать как обычный документ (Выделение («Жирный», «Курсив», «Подчеркнутый»), Выравнивание («По центру», «Слева», «Справа», «По ширине»)).

Если необходимо убрать нумерацию страницы:

1. Меню - «Вставка» - «Верхний колонтитул» или «Нижний колонтитул» - убрать поставленные «галочки»

2.На появившийся вопрос «Отключение колонтитулов вызовет удаление их содержания. Удалить текст?» ответить ДА.

Вместо номера страницы — «1, 2, 3, и т. д.» - вставляется «Номер страницы», что делать?

Просто измените Вид документа: Меню - «Вид» - «Поля» (убрать галочку).

Как изменить поля страницы?

Поля страницы можно изменить с помощью линеек либо вызвав панель форматирования страницы (Меню - «Формат» - «Страница»). Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши в любом месте страницы и из контекстного меню выбрать «Страница», откроется тоже окно.

При вводе в таблицу цифр, OpenOffice Writer заменяет введенные цифры другими (например,убирает 0), как от этого избавиться?

Щелкните правой кнопкой мыши и в контекстном меню уберите галочку напротив «Распознавание чисел».

Где находится панель «Отступы и интервалы»?

Откройте Меню - «Формат» - «Абзац» - «Отступы и интервалы» или щелкните правой кнопкой мыши в любом месте страницы и из контекстного меню выберите «Абзац».

Как изменить ориентацию страницы?

Ориентацию страницы можно изменить в Меню - «Формат» - «Страница». Если Вам нужно, чтобы сначала страница имела книжную ориентацию, потом альбомную, а затем снова книжную, то Вам лучше воспользоваться стилями страницы. Откройте Меню - «Вставка» - «Разрыв» - «Разрыв страницы» - «Стиль» и выберите требуемый стиль. Если Вы выберите «Альбом», то страница будет иметь все параметры заданного стиля в том числе альбомную ориентацию. Затем осуществите ту же операцию (Меню - «Вставка» - «Разрыв» - «Разрыв страницы» - «Стиль»), только выберите стиль «Обычный» (или любой другой отличный от «Альбом») и страница снова будет иметь книжную ориентацию.

Где посмотреть статистику?

Статистику (количество страниц, абзацев, слов, символов) можно посмотреть в Меню - «Файл»- «Свойства» - «Статистика». Следует учитывать, что Openoffice Writer считает количество знаков с пробелами. Количество слов и символов можно также посмотреть в Меню - «Количество слов».

Как убрать рамки вокруг текстового блока и блока колонтитулов?

По умолчанию OpenOffice Writer выставляет рамки для текстового блока. Если вам это мешает убрать их можно в пункте Меню - «Вид» - «Границы текста». Но если Вы работаете с колонтитулами, то лучше рамки оставить для удобства восприятия (помогает отличить колонтитулы от основного текста).

Как вставить текст без форматирования?

Предположим вы написали многостраничный документ, но вам нужно добавить в файл информацию с сайта или другого документа. К сожалению, новая часть текста вставляется другим форматированием. Если вы хотите, чтобы он встал с форматированием уже имеющегося текста, используйте Меню - «Правка» - «Вставить как» - «Текст без форматирования».

Как выделить весь документ и вертикальный блок текста?

Для выделения всего текста откройте Меню - «Правка» - «Выделить все», для выделения вертикального блока текста: Меню - «Правка» - «Режим выделения» - «Блочная область».

Как создать нумерованный список?

Для работы со списками используйте значки Нумерованный список и Маркированный список на панели инструментов форматирования абзаца. С ее помощью Вы можете перемещать элементы вверх или вниз по списку, создать подпункты, и даже изменять стиль маркеров. Удобнее, конечно, если Вы воспользуетесь Стилями Списка (Меню - «Формат» - «Стили» - «Стили списка»).

Как сделать сноску?

Поместите курсор в том месте, где Вы хотите, чтобы была сноска. Потом откройте Меню - «Вставка» - «Сноска». Вы можете выбрать, где разместить сноску: в конце документа или в конце страницы. Чтобы непосредственно форматировать сноски, выберите Меню - «Сервис» - «Сноски». В диалоговом окне Настройка сносок, выберите требуемые параметры настройки.

Для подготовки материала использовались руководство по Writer (Перевод Дмитрия Чернова, Алексея Еременко и Дмитрия Смирнова) и статья Максима Иванова "OpenOffice.org Writer: секреты настройки и полезные советы" (http://www.zorych.ru/content/view/461/).

Более подробную информацию Вы можете найти в руководстве по работе с Open Office Writer (ftp://lic.ustu/pub/Doc/book/openoffice.org).

Руководства пользователя по работе с OpenOffice.org смотрите также на официальном сайте ООО "Инфра-Ресурс" http://www.i-rs.ru/Skachat.

Приложения:

Аннотация: Лекция знакомит пользователя с OpenOffice.org. Приведены аппаратные требования для установки OpenOffice.org. Представлены основные преимущества перед другими офисными пакетами. Представлены основные элементы интерфейса OpenOffice.org Writer. Показаны возможности работы с меню окна OpenOffice.org Writer. Представлены панели инструментов и возможности работы с ними. Описаны способы работы с элементами управления панелей инструментов: кнопками, списками и др. Рассмотрены приемы работы с контекстными меню и диалоговыми окнами. Разобраны приемы работы с окнами Навигатора, Галереи и др. Дано представление о простейших настройках OpenOffice.org Writer и способах восстановления стандартных настроек. Показаны возможности справочной системы OpenOffice.org Writer.

В Российской Федерации официальным представителем OpenOffice. org является компания ООО "Инфра-Ресурс" (http://www.i-rs.ru).

Основные преимущества OpenOffice. org перед другими офисными пакетами:

отсутствие лицензионной платы;
межплатформенность – официально существуют сборки для следующих операционных систем и платформ: Microsoft Windows, GNU/Linux, Unix, Sun Solaris, MacOS;
обширная языковая поддержка – интерфейс OpenOffice.org доступен на более чем 40 языках. Кроме этого, для 70 языков имеются орфографические словари, словари переносов, тезауруса и диалектов;
совместимость файлов – в OpenOffice.org есть встроенная возможность экспорта в форматы PDF и Flash, а также поддержка открытия и сохранения файлов в форматах Microsoft Office, RTF, PDF, HTML, XML, WordPerfect, StarWriter и Lotus 123.

Работа в окне OpenOffice.org Writer

Основные элементы окна

В верхней части окна расположена строка заголовка (рис.1.1). В ней указано наименование открытого файла и название используемой программы OpenOffice.org Writer. Если активным является созданный документ, не сохраненный как файл, то в строке заголовка указано Без имени 1 (или другой номер созданного документа).

В левой части строки заголовка находится значок системного меню. Двойной щелчок по значку закрывает окно. В правой части строки заголовка расположены кнопки управления окном. Если окно не развернуто на весь экран, то ухватившись за строку заголовка указателем мыши, его можно перемещать по экрану.

Ниже строки заголовка идет строка меню см. рис. 1.1). Строку меню нельзя скрыть или переместить в другую часть окна. Последовательность расположения меню можно изменять. Можно создавать собственные меню.

Ниже строки меню располагаются панели инструментов (см. рис. 1.1). По умолчанию в окне отображается две панели инструментов: Стандартная и Форматирование . В версии OpenOffice.org Writer 3.3.0 рядом с панелью Стандартная по умолчанию отображается также панель Найти . Внешний вид панелей, их расположение в окне может изменяться. Можно отображать различные панели, имеющиеся в OpenOffice.org Writer, создавать собственные панели.

Основную часть окна занимает окно (поле) открытого файла или созданного документа (см. рис. 1.1). Сверху и слева обычно отображаются линейки, горизонтальная и вертикальная, соответственно. Снизу и справа – полосы прокрутки, аналогично: горизонтальная и вертикальная.

В нижней части окна находится строка состояния (

Запуск текстового процессора Writer может производиться:

щелчком мыши по пиктограмме OpenOffice.orgWriter
из меню Пуск (в операционной среде Windows), раздел Программы – OpenOffice.org

Запустите программу Writer.

Общий вид рабочего окна Writer

3.Создание, открытие, сохранение документа

3.1. Создание нового документа

Можно создать пустой документ в Writer несколькими способами:

Нажатием клавиш Control+N (здесь и далее знак ”+” означает одновременное нажатие клавиш). Если вы уже работаете с открытым документом, то новый документ появляется в новом окне.

Выбором Файл / Создать/ Текстовый документ.
Щелчком по иконке "Создать" на панели инструментов Стандартная.

3.2. Создание документа из шаблона

Для создания нового документа в Writer можно использовать шаблоны. Шаблоны служат основой для ряда документов, обеспечивая их одинаковую разметку.

OpenOffice.org содержит некоторые готовые шаблоны, к ним так же можно добавлять новые и использовать их для создания новых документов.

Выделите шаблон, затем щелкните по кнопке Открыть. Будет создан новый документ, использующий форматы, определенные в этом шаблоне.

3.3. Открытие документа

Открытие имеющегося текстового файла (текста) при открытом редакторе Writer производится

Нажатием клавиш Control+O
Выбором Файл/Открыть / имя файла.

Щелчком по иконке "Открыть" на панели инструментов

Имя файла выбирается из содержимого соответствующей папки.

3.4. Сохранение документа

Для сохранения файла

под прежним именем подать команду Файл / Сохранить,
под новым именем Файл / Сохранить как... / Имя файла.

Для сохранения документов OpenOffice использует свой формат сохранения данных (.ODT).

Если вам может понадобиться использовать свои документы совместно с другими авторами, которые не используют OpenOffice.org, а работают с программой Microsoft Word, вы можете сохранить документы в формате Word.

Кроме того, обеспечивается автоматическое сохранение содержания документа.

Для изменения настроек автосохранения документа войдите в пункт меню Сервис/Параметры/Загрузки и сохранение/Общие и выберете тот интервал, через который будет происходить автосохранение вашего документа.

4. Режимы просмотра

Существуют 2 вида отображения текста на экране: "Разметка печати" и Режим веб-страницы", но обычно используется режим "Разметка печати" (вид, подготовленный для печати); переключение между режимами вызывается командой Вид / Разметка печати.

5. Панели инструментов

Кнопки на панелях инструментов (под строкой Меню) дублируют команды строки меню.

Вызов списка всех панелей производится командой Вид / Панели инструментов. Значком отмечаются те панели, которые вызваны для работы. Чаще всего используются панели Стандартная, Форматирование и Таблица.

Щелкните мышкой в меню Вид / строка состояния, чтобы активизировать строку состояния на вашем рабочем окне. Данная панель позволит вам видеть количество страниц в вашем документе, стиль форматирования текста, линейку масштаба.

Горизонтальная и вертикальная координатные линейки выводится на экран командой Вид / Линейка.

Изменение размеров отображения документа производится командой Вид / Масштаб или кнопкой Масштаб на панели инструментов Стандартная.

5. Форматирование страницы

Поля и размер текстовой части страницы устанавливаются в меню Формат / Страница / Страница.

Здесь же устанавливаются ширина и высота листа (стандартный лист – формат А4), определяется ориентация листа (книжная – вертикальная или альбомная – горизонтальная), наличие и размеры колонтитулов, количество колонок для написания текста. В разделе Поля определяются отступы от краев листа (сверху, снизу, справа, слева). После установки параметры страницы фиксируются нажатием кнопки Ок.

Оставьте свой комментарий!

Что удерживает пользователей от перехода с коммерческих программ на бесплатные? В некоторых случаях - трудность поиска альтернативы, которая бы устраивала во всех отношениях, в других - просто привычка, с которой тяжело расстаться. Для некоторых специализированных программ действительно трудно найти бесплатные и при этом достаточно функциональные аналоги, но, например, с поиском альтернативного офисного пакета проблемы вряд ли возникнут. Существует достаточно много бесплатных , а также несколько полноценных офисных пакетов, включающих средства для работы с текстом, электронными таблицами и презентациями. Наиболее известный бесплатный офисный пакет - это, безусловно, .org.

В середине октября вышла новая, третья версия этого пакета приложений. Выход новой версии OpenOffice.org - это хороший повод лишний раз присмотреться к нему. Вполне возможно, что теперь он соответствует всем требованиям, которые вы выдвигаете к офисному пакету, и поэтому вполне может заменить MS на вашем компьютере.

Возможно, одно из главных преимуществ OpenOffice.org перед многочисленными бесплатными офисными приложениями - полная поддержка русского языка. Поскольку работа с документами - это, прежде всего, работа с текстом, то отсутствие проверки является очень серьезным недостатком. В OpenOffice.org с языковой поддержкой все в порядке - просто качайте русскую версию, и вы получите полностью русифицированный офисный пакет.

Как и раньше, OpenOffice.org состоит из шести основных приложений: текстового редактора Writer, программы для работы с электронными таблицами Calc, приложения для создания презентаций Impress, средства для работы с базами данных Base, инструмента создания объектов векторной графики Draw и редактора формул Math. После установки, кроме ярлыков для запуска этих шести программ, в меню "Пуск" можно заметить еще один, который называется просто OpenOffice.org. Он запускает оболочку с приветствием, при помощи которой можно создать или открыть документ нужного типа, открыть или загрузить шаблон, перейти на страницу загрузки дополнений и зарегистрировать программу. Регистрация не является обязательной - это просто своего рода статистический инструмент для подсчета общего числа пользователей пакета.

Оболочка является лишь вспомогательным инструментом, и открывать и создавать документы, как и раньше, можно непосредственно после запуска приложений. Кстати, не лишним будет упомянуть об одной интересной возможности OpenOffice.org, которой нет в MS Office - окно открытия документа общее для всех приложений. Иными словами, если у вас запущен, например, Writer, а вам нужно открыть электронную таблицу, вы можете выбрать этот тип документа из окна открытия, после чего будет запущен Calc. В MS Office из окна Word можно открыть только документ Word, а для открытия таблицы можно использовать только Excel.

Интерфейс программ не претерпел значительных изменений и, как и прежде, напоминает MS Office 2003 и более ранних версий. Возможно, кому-то это покажется недостаточно современным, но, с другой стороны, об удобстве нового интерфейса MS Office 2007 можно долго спорить, а то, что на его освоение нужно немало времени, не вызывает никаких сомнений. Из небольших улучшений в интерфейсе OpenOffice.org 3 можно отметить новый набор иконок для команд, вынесенных на панели инструментов.

Однако кое-что из нового интерфейса MS Office 2007 разработчики текстового редактора Writer все же переняли. Это - удобный ползунок для изменения масштаба, расположенный в нижнем правом углу окна программы. В предыдущих версиях для изменения масштаба нужно было использовать специальное диалоговое окно или меню с несколькими вариантами, теперь же все гораздо удобнее. Пользователь может свободно изменять масштаб, но при этом быстро возвращаться к наиболее оптимальному варианту просмотра документа, используя специальные отметки на шкале изменения масштаба.

Рядом с новым ползунком можно обнаружить кнопки для переключения режимов просмотра. Во второй версии OpenOffice.org можно было видеть на экране лишь одну страницу многостраничного документа, теперь же можно просматривать сразу несколько страниц. Такая функция особенно удобна, когда нужно получить представление об общем виде документа перед выводом его на печать, также она будет полезна при работе с двумя мониторами.

К сожалению, ползунок для изменения масштаба почему-то добавлен только в текстовый редактор, хотя в других приложениях пакета он был бы не менее полезен.

Пользователи, совместно работающие над документами, наверняка оценят улучшенную функцию просмотра комментариев. Оставленные другими пользователями заметки в третьей версии Writer гораздо нагляднее - они отображаются на полях в небольших прямоугольниках, от которых идет стрелка, указывающая на место в тексте, к которому относится комментарий. Вместе с текстом заметки можно увидеть имя пользователя, который его оставил, а также время. Комментарии от разных пользователей для наглядности окрашиваются в разный цвет.

Среди всех приложений, которые входят в состав OpenOffice.org, наиболее востребованными являются Writer, Calc и Impress. Поэтому неудивительно, что именно им было уделено особое внимание. Основные нововведения в текстовом редакторе мы уже рассмотрели выше, что же касается программы для работы с электронными таблицами, то в ней тоже есть кое-что интересное.

Во-первых, таблицы Calc теперь могут содержать до 1024 столбцов, в то время как в прошлой версии это число было в четыре раза меньше - 256. Конечно же, до Excel 2007, который поддерживает 16 тысяч столбцов, Calc еще далеко, но большинство пользователей наверняка никогда не обратит внимание на ограничение в 1024 столбца, так как это достаточно много.

Второе полезное нововведение в Calc будет интересно тем пользователям, которые работают над документами совместно по сети. В программе появилась новая команда, позволяющая совместно использовать документ. После того как автор таблицы открыл к ней доступ другим пользователям, они могут вносить в нее изменения и добавлять новые данные. Когда совместная работа завершена, автор может просмотреть изменения и сохранить их.

К сожалению, функция совместного использования таблицы имеет некоторые ограничения. Так, работая в этом режиме, невозможно изменять числовые форматы, параметры шрифтов, редактировать диаграммы и рисунки. Кроме этого, при внесении изменений в таблицу они не отражаются в реальном времени у тех пользователей, которые в данный момент с ней работают. Для просмотра изменений необходимо обновить документ или открыть его заново.

Главное нововведение в программе Impress - возможность вставки таблиц. Во второй версии OpenOffice.org в презентации можно было вставлять таблицы только в виде внедренных объектов Calc, что, конечно же, было не слишком удобным. Теперь же в меню "Вставка" можно найти пункт "Таблица", после выбора которого появляется окно, в котором можно указать требуемое число строк и столбцов. После того, как таблица была добавлена в презентацию, ее можно свободно редактировать, используя средства Impress, размещенные на специальной панели инструментов "Таблица".

Еще одно улучшение в Impress, которое относится и к программе Draw, - более удобная функция обрезки изображений. Выбрав инструмент кадрирования, теперь можно выполнить обрезку, просто перетаскивая маркеры, расположенные в углах и на сторонах картинки.

OpenOffice.org всегда достаточно хорошо работал с документами MS Office, давая пользователям возможность как открывать файлы в "родных" форматах Microsoft, так и сохранять в них. Однако это касалось тех форматов, которые использовались в MS Office 97-2003. Вторая версия OpenOffice.org не поддерживала новый формат Open XML, в котором по умолчанию сохранялись документы в MS Office 2007, и файлы с расширением.docx, .xlsx, .pptx не открывались в программе.

В третьей версии добавлена поддержка этих форматов, хоть и неполная. Пользователи могут открывать файлы Open XML, однако если возникает необходимость внести в них изменения, то нужно пересохранить файл в другом формате, например, в "родном" для OpenOffice.org формате ODF или же в старых форматах MS Office. Поскольку MS Office 2007 работает с файлами doc, xls и прочими, то особых неудобств это не вызывает.

Заметим, что интеграция с форматом ODF в MS Office 2007 реализована гораздо хуже - по умолчанию поддержки "родного" формата OpenOffice.org в пакете от Microsoft нет, хотя ее и обещают реализовать во втором пакете обновлений, выход которого намечен на начало следующего года. Пользователи MS Office 2007 Service Pack 1 могут использовать для открытия и сохранения файлов ODF специальное дополнение ODF Plugin , разработанное компанией Sun, а те, кто еще не установил Service Pack 1, - плагин .

Еще одно улучшение в OpenOffice.org, которое касается поддержки форматов - использование для сохранения документов по умолчанию новой версии формата ODF 1.2, которая отличается улучшенной поддержкой метаданных и расширенными средствами для работы с формулами. При необходимости пользователь может установить в настройках программы использование старого формата ODF 1.1, в котором сохранялись документы в OpenOffice.org 2.

Заключение

В целом, в третьей версии OpenOffice.org не слишком много нововведений, однако некоторые из них сами по себе важны настолько, что являются поводом для того, чтобы обновиться. Например, возможность открытия документов MS Office 2007 - это очень важное нововведение, благодаря которому пользователи, работающие с последней версией офисного пакета от Microsoft и имеющие множество документов, сохраненных в новом формате, теперь могут смело переходить на OpenOffice.org, не боясь того, что не смогут получить доступ к своим данным.

Дистрибутив программы размером около 140 Мб, можно загрузить с официального сайта

Оставьте свой комментарий!

Электронные таблицы – это работающее в диалоговом режиме приложение, хранящее и обрабатывающее данные в прямоугольных таблицах.

Электронные таблицы позволяют обрабатывать большие массивы числовых данных. В отличие от таблиц на бумаге, электронные таблицы обеспечивают проведение динамических вычислений, т.е. пересчет по формулам при введении новых чисел. В математике с помощью электронных таблиц можно представить функцию в числовой форме и построить ее график, в физике можно обработать результаты лабораторной работы, в географии или истории – представить статистические данные в виде диаграммы.

Электронные таблицы также называют табличными процессорами. Одним из наиболее популярных табличных процессоров является программа OpenOffice.org Calc (далее - просто Calc), входящая в состав пакета OpenOffice.

Относительные, абсолютные и смешанные ссылки

В формулах могут использоваться ссылки на адреса ячеек. Существуют два основных типа ссылок: относительные и абсолютные. Различия между относительными и абсолютными ссылками проявляются при копировании формулы из активной ячейки в другие ячейки.

При перемещении или копировании формулы из активной ячейки относительные ссылки автоматически изменяются в зависимости от положения ячейки, в которую скопирована формула. При смещении положения ячейки на одну строку в формуле изменяются на единицу номера строк, а при перемещении на один столбец на одну букву смещаются имена столбцов.

Абсолютные ссылки в формулах используются для указания фиксированного адреса ячейки. При перемещении или копировании формулы абсолютные ссылки не изменяются. В абсолютных ссылках перед неизменяемым значением адреса ячейки ставится знак $ (например, $А$1).

Calc позволяет также ссылаться в формулах на другие листы и другие книги (внешние ссылки), поэтому в общем виде имя ячейки выглядит так:

‘имя_книги’#имя_листа.имя_ячейки.

Встроенные функции Calc

Cal c предоставляет в распоряжение пользователей множество специальных функций, которые можно применять в вычислениях. Функция выполняет определенные операции. Исходные данные передаются в нее посредством аргументов. Обращение к функции осуществляется путем указания ее имени, после которого следуют круглые скобки. Если функция имеет аргументы, они перечисляются в скобках и отделяются друг от друга точкой с запятой. Например:

SUM (A6:A16;A21:A24) .

В качестве аргумента можно задать числовое или текстовое значение, адрес ячейки (абсолютный или относительный), адрес или имя диапазона. Вызываются функции из формул, причем в одной формуле может быть несколько функций, объединенных различными знаками операций. Если в качестве аргументов функции используются другие функции, то такие функции называются вложенными.

Ввод формулы можно выполнить с клавиатуры - либо непосредственно в ячейке, либо в строке формул. При этом адреса ячеек, содержимое которых должно использоваться в качестве аргументов функции, удобно определять, выделяя ячейки с помощью мыши. Аргументами функции могут быть адреса как смежных, так и несмежных диапазонов ячеек. Адрес смежного диапазона состоит из адресов первой и последней ячеек, разделенных двоеточием, а адрес несмежного диапазона включает адреса несмежных ячеек, разделенные точкой с запятой. Оба символа разделения вставляются в формулу автоматически, при указании диапазона ячеек с помощью мыши.

Во избежание синтаксических ошибок при вводе формул целесообразно использовать Мастер функций - пошаговую инструкцию, которая облегчает выполнение этой задачи. В этом случае ввод функции осуществляется в два этапа. По команде Вставка - Функция... (или по нажатию кнопки рядом со строкой формул) появляется диалоговое окно Мастера функций , в котором нужно выбрать функцию, необходимую для выполнения вычислений. При этом в окне отображается имя функции, ее описание и аргументы.

После нажатия кнопки ОК данного диалогового окна появляется следующее окно Мастера функций , где можно увидеть описание каждого aprумента, текущий результат функции и всей формулы. При выполнении этого шага справка по функции также остается доступной. Ввод функции заканчивается нажатием кнопки ОК .

При использовании ссылок в качестве аргументов нужно учитывать возможность дальнейшего копирования создаваемой формулы. Для этого следует записывать их в полях диалогового окна в абсолютной или относительной форме.

Рассмотрим наиболее часто используемые функции. Знание этих функций и использование справки Calc позволят решать практические задачи.

Математические функции

Значительное место в этой категории занимают тригонометрические функции. В их число входят прямые и обратные тригонометрические, а также гиперболические функции. Для вычисления этих функций следует ввести только один аргумент - число. Для функций SIN(число) , COS(число) и TAN(число) аргумент число - это угол в радианах, для которого определяется значение функции. Если угол задан в градусах, его следует преобразовать в радианы путем умножения его на PI ()/180 или использования функции RADIANS .

Одной из самых популярных функций является функция SUM . Синтаксис этой функции следующий:

СУММ (число1; число2; . . .)

При использовании функции СУММ требуется как минимум один аргумент, представляющий собой набор чисел из диапазона ячеек или массив констант, которые необходимо просуммировать. Например, формула

=СУММ(ВЗ:В10;Лист2.ВЗ:В10;ЛистЗ.ВЗ:В10)

суммирует значения, находящиеся в диапазоне ячеек ВЗ:В10 рабочих листов Лист1, Лист2 и ЛистЗ одной рабочей книги, возвращая общую сумму в ячейку листа Лист1, где находится формула.

Примерно четверть функций, включенных в эту категорию, позволяют обрабатывать массивы данных - векторы и матрицы. Рассмотрим некоторые из них.

SUMIF (диапазон;критерий;диапазон_суммирования) .

Диапазон - диапазон ячеек, содержащий определенный признак.

Критерий - условие, записанное в форме числа, выражения или текста, определяющего требования к значению признака.

Диапазон_суммирования - диапазон ячеек, значения данных в которых суммируются, если признак этих ячеек соответствует условию.

С помощью этой функции можно вычислить сумму значений, записанных в ячейках из "диапазона_суммирования ", если значения в соответствующих им ячейках "диапазона " удовлетворяют "критерию ". Если "диапазон_суммирования " опущен, то суммируются значения ячеек в "диапазоне ".

Для решения данной задачи в ячейку B 6 введена формула= SUMIF (A 2: A 5;">160000"; B 2: B 5)

В некоторых случаях могут оказаться полезными функции MOD и INT .

Результатом применения первой из них является остаток от деления аргумента число на аргумент делитель . Синтаксис этой функции:

MOD(число; делитель),

где число - число, остаток от деления которого определяется,

делитель - число, на которое нужно разделить (делитель).

Функция INT округляет число до ближайшего меньшего целого. Ее синтаксис:

INT (число) ,

где число - это вещественное число, округляемое до ближайшего меньшего целого.

Для решения данной задачи в ячейку A 3 введена формула = INT (A1/60), а в ячейку C 3 = MOD (A 1;60).

Статистические функции

Данная категория включает большое количество статистических функций от наиболее простых (AVERAGE , MAX и MIN ) до функций, используемых, в основном, только специалистами в данной области (CHITEST , POISSON , PERSENTILE и др.). Помимо специальных статистических функций, Cal c предоставляет набор функций подсчета, которые дают возможность вычислить количество ячеек, содержащих какие-либо значения, непустых ячеек (содержащих информацию любого типа) или только тех ячеек, которые включают значения, удовлетворяющие заданным критериям.

Функции AVERAGE (для поиска среднего значения), MAX (для поиска наибольшего значения) и MIN (для поиска наименьшего значения) имеют синтаксис, аналогичный синтаксису функции SUM . Например, функция AVERAGE использует следующие аргументы:

= AVERAGE (число1;число2;...)

Пример. Необходимо вычислить минимальную, максимальную и среднюю стоимость товаров.

Для решения данной задачи в ячейки C 5, C 6, и C 7 введены соответственно формулы= MIN (B2:B4), = MAX (B2:B4) и = AVERAGE (B2:B4) .

Логические функции

Из всех логических функций чаще всего употребляются функции AND , OR иIF . Объясняется это тем, что они позволяют в процессе решения задач организовать ветвление, т. е. реализовать выбор нескольких вариантов вычисления, причем функции AND иOR служат для объединения условий.

Результатом работы функции AND будет значение TRUE (истина), если все аргументы имеют значение TRUE . Если хотя бы один из аргументов имеет значение FALSE (ложь), результатом будет значение FALSE . Синтаксис этой функции таков:

AND (логическое_значение1; логическое_значение2; ...),

где логическое_значение1, логическое_значение2, ... - это oт одного до тридцати проверяемых условий, каждое из которых может иметь значение либо TRUE , либо FALSE .

Функция OR имеет аналогичный синтаксис и ее результатом будет значение TRUE , если хотя бы один аргумент имеет значениеTRUE . Если все аргументы имеют значение FALSE , результатом будет значение FALSE .

Синтаксис функции IF :

IF (лог_выражение;значение_если_истина; значение_если_ложь),

где лог_выражение - это любое значение или выражение, принимающее значение TRUE или FALSE ,

значение_если_истина - это значение, которое будет записано в вычисляемую ячейку, если лог_выражение истинно. Это значение может быть формулой;

значение_если_ложь - это значение, которое будет записано в вычисляемую ячейку, если лог_выражение ложно. Это значение может быть формулой.

Пример. В бюро трудоустройства, где ведутся списки желающих получить работу, поступил запрос. Требования работодателя - образование высшее, возраст не более 35 лет.

Необходимо определить, кто может являться кандидатом.

Для решения данной задачи в ячейку E 2 введена формула = IF (AND (C2="в";D2<=35);"Да";"Нет")

Контрольные вопросы

1.В каком случае нужно применять относительные, а в каком абсолютные ссылки?

4.Назовите математические функции Calc .

5.Как производится суммирование значений диапазона ячеек?

6.Каков синтаксис функции IF ?

Задание

1.Создайте ведомость начисления зарплаты сотрудников лаборатории с учетом ежемесячной индексации 5%, районного коэффициента 20% и подоходного налога 13%.

Надбавка "За районный коэффициент" вычисляется по формуле:

"начислено" * "районный коэффициент".

Подоходный налог вычисляется по формуле:

("начислено" + "за районный коэффициент") * "подоход.налог".

Сумма заработной платы в каждом последующем месяце определяется по формуле:

"начисл. в январе" +"начисл. в январе" * "коэф-т индексации" * ("номер мес." - 1).

2.Заполнение столбцов "За районный коэффициент", "Налог", "Итого к выдаче" проведите с использованием операции копирования. Аналогично проведите заполнение столбца "Фамилия сотрудника" за каждый месяц.

3.Коэффициенты индексации и подоходного налога разместите в отдельных ячейках таблицы и при вводе формул используйте их абсолютные адреса.

4.Измените значения коэффициента индексации (10%) и подоходного налога (10%) и проведите анализ полученных результатов.

5.Вычислите среднюю зарплату за февраль.

6.С помощью функции IF в дополнительный столбец выведите слово “Высокооплачиваемый” для сотрудников с зарплатой выше средней.

Готовимся к ЕГЭ

При работе с электронной таблицей в ячейке В1 записана формула: =$ C $4+ E 2.

Какой вид приобретет формула, после того как ячейку В1 скопируют в ячейку D4?

1) =$ C $4+ G 5

2) =$ C $4+ E 4

3) =$ C $7+ G 5

4) =$ E $4+ E 4

Решение

Когда мы копируем формулу в какую-нибудь другую ячейку, Calc изменяет адресацию в формуле в сторону копирования. В нашем случае копирование происходит вправо на две позиции (от столбца В к столбцу D) и вниз на три позиции (от строки 1 к строке 4), поэтому изменяться должны номера строк и столбцов, и без абсолютной адресации должно было бы получиться =E 7+G 5. Но первый адрес в формуле ($C $4) абсолютный, следовательно, меняться при копировании не будет, а значит, формула после копирования примет вид: =$C $4+G 5. Таким образом, правильный ответ №1.

Визуализация данных

Программа Calc позволяет визуализировать данные, размещенные на рабочем листе, в виде диаграммы. Диаграммы наглядно отображают зависимости между данными, что облегчает восприятие и помогает при анализе и сравнении данных. Диаграммы могут быть различных типов и представляют данные в различной форме. Для каждого набора данных важно правильно подобрать тип создаваемой диаграммы.

Типы диаграмм

Линейчатые диаграммы и гистограммы используются для наглядного сравнения величин. В линейчатых диаграммах ширина столбца (а в гистограммах его высота) пропорциональна значению величины. Линейчатые диаграммы и гистограммы могут быть плоскими или объемными.

Пример. Предположим, что мы располагаем данными об объемах продаж четырьмя региональными торговыми организациями.

Для сравнения показателей подразделений друг с другом можно построить гистограмму.

Диаграммы типа линия используютсядля построения графиков функций и отображения изменения величин в зависимости от времени. Маркерами отображаются значения числовой величины, которые соединяются между собой плавными линиями.

Пример. Для сравнения динамики изменения объемов продаж по таблице из предыдущего примера построим линию.

Круговая диаграмма применяется для отображения величин частей некоторого целого. Величина кругового сектора диаграммы пропорциональна значению части. Круговые диаграммы могут быть плоскими или объемными, причем секторы могут быть раздвинуты (разрезанная круговая диаграмма).

Пример . Чтобы наглядно увидеть соотношение объемов продаж в регионах за январь построим круговую диаграмму.

Диаграммы типа область фактически представляют ту же информацию, что и линии. Но при этом они показывают сумму введенных значений и отображают вклад отдельных рядов в общую сумму. Главное достоинство этих диаграмм состоит в том, что они позволяют увидеть соотношение отдельных составляющих и общего объема.

Пример . Построим диаграмму типа область по данным о продажах в регионах.

Верхняя линия представляет общий объем продаж по месяцам. Каждая полоса на этой диаграмме - часть от общего объема, которая приходится на один регион. Эта диаграмма позволяет проследить, например, тенденцию к увеличению продаж в целом по всем четырем регионам.

Области более наглядны, чем линии, поскольку они в значительной мере отображают картину в целом, а не отдельные изменения. С помощью таких диаграмм достигаются две цели: визуально представляются зависимости между сериями данных и указываются их точные значения. Эти диаграммы полезно применять в тех случаях, когда следует обратить внимание получателя информации на потребление или объем продажи, производства и т. п.

Существуют и другие типы диаграмм.

Построение диаграмм

При создании диаграммы, прежде всего, необходимо выделить диапазон ячеек, содержащий исходные данные для ее построения. Диаграммы связаны с исходными данными на рабочем листе и обновляются при обновлении данных на рабочем листе. Выделенный диапазон исходных данных включает в себя ряды данных и категории.

Ряд данных - это множество значений, которые необходимо отобразить на диаграмме. На линейчатой диаграмме значения ряда данных отображаются с помощью столбцов, На круговой - с помощью секторов, на линии - точками, имеющими заданные координаты Y.

Категории задают положение значений ряда данных на диаграмме. На линейчатой диаграмме категории являются «подписями» под столбцами, на круговой диаграмме - названиями секторов, а на линии категории используются для обозначения делений на оси X. Если диаграмма отображает изменение величины во времени, то категории всегда являются интервалами времени: дни, месяцы, годы и т. д.

Диаграммы могут располагаться как на отдельных листах, так и на листе с данными (внедренные диаграммы). Область диаграммы кроме обязательной области построения диаграммы может содержать названия оси категорий и оси значений, заголовок диаграммы и легенду.

Область построения диаграммы является основным объектом в области диаграммы, так как именно в ней производится графическое отображение данных. В линейчатых диаграммах можно изменять цвет столбцов, в круговых - цвет секторов, в линиях - форму, размер и цвет маркеров и соединяющих их линий.

Линейчатые диаграммы и линии содержат ось категорий (ось X ) и ось значений (ось У ), формат которых можно изменять (толщину, вид и цвет линий). Важнейшим параметром осей является шкала , которая определяет минимальное и максимальное значения оси, а также цену основных и промежуточных делений. Рядом с делениями шкалы по оси категорий размещаются названия категорий, а рядом с делениями шкалы по оси значений - значения ряда данных. В круговых диаграммах названия категорий и значения ряда данных отображаются рядом с секторами диаграммы.

Для более точного определения величины столбцов линейчатой диаграммы и положений маркеров линии можно использовать горизонтальные и вертикальные линии сетки. Основные линии сетки продолжают основные деления шкалы, а промежуточные линии - промежуточные деления шкалы.

Название диаграммы и названия осей можно перемещать и изменять их размеры, а также можно изменять тип шрифта, его размер и цвет.

Легенда содержит названия категорий и показывает используемый для их отображения цвет столбцов в линейчатых диаграммах, цвет секторов - в круговых диаграммах, форму и цвет маркеров и линий - на линиях. Легенду можно перемещать и изменять ее размеры, а также можно изменять тип используемого шрифта, его размер и цвет.

Для построения диаграмм целесообразно для ее использовать Мастер диаграмм . Для этого следует выбрать команду Вставка - Диаграмма... , после чего появится диалоговое окно.

На этом этапе можно выбрать тип диаграммы, в наибольшей степени соответствующий целям анализа.

Следующий этап заключается в выборе или уточнении диапазона данных, используемых для построения диаграммы.

На третьем шаге можно добавить или удалить ряды данных, а также настроить диапазоны данных для каждого ряда и категорий.

На заключительном, четвертом этапе можно выбрать дополнительные объекты для включения в состав диаграммы и задать некоторые их характеристики и содержание надписей.

Если свойства объектов, включенных в диаграмму, которая построена таким образом, не устраивает пользователя, то ее следует изменить. Для этого следует, дважды щелкнув левой клавишей мыши на диаграмме, перейти в режим правки. Затем, щелкнув правой клавишей на нужном объекте (легенде, области построения диаграммы, заголовке диаграммы и т.п.), выбрать из контекстного меню команду Свойства объекта… .