Excel создание выпадающего списка. Связанные выпадающие списки

20.08.2019

Флешка

Табличный редактор от компании Microsoft пользуется огромной популярностью. Такого успеха удалось добиться благодаря самому обширному функционалу среди всех редакторов, представленных на рынке программного обеспечения. Microsoft Excel является самым функциональным из них, но при этом он ещё и достаточно простой в использовании.

В любом случае, как бы то ни было, большинство пользователей даже не десятой части всего функционала не используют. Сегодня мы хотим рассказать Вам об одной интересной возможности – о создании раскрывающихся списков в Экселе. Наиболее часто они требуются для ведения баз данных небольших предприятий, поэтому если хотите сэкономить на услугах секретарши со знанием офисных программ – запоминайте!

Создаем раскрывающийся список в Экселе: способ первый

В данном случае мы воспользуемся инструментом «Проверка данных», который сделает часть работы по созданию списка за нас. Итак, приступим:

Заметьте, насколько легко пользоваться программой Excel – любые задачи решаются действительно в несколько кликов, достаточно потратить порядка пары минут на изучение функционала. Именно по этой причине MS Office, как пакет офисных программ, является самым продвинутым и популярным на рынке.

Есть и более быстрый способ создания выпадающего списка, однако, у него присутствует небольшой минус – такой список может быть расположен исключительно под элементами, которые должны в нём выводиться.

Создаем раскрывающийся список в Excel: способ второй

Если Вас не смущает сказанное выше, в частности, расположение списка под элементами, то можете сэкономить на его создании пару минут. Нужно проделать следующие действия:

Как видите, здесь всё в разы проще, но есть ряд ограничений и с ними придётся мириться, поэтому если Вам важен функциональный список, то лучше всего пользоваться первым вариантом – он значительно более продвинутый.

Поздравляем, сегодня Вы научились делать раскрывающиеся списки в Экселе двумя стандартными методами, без подключения дополнительных модулей.

Работа с VB проектом (12)
Условное форматирование (5)
Списки и диапазоны (5)
Макросы(VBA процедуры) (63)
Разное (39)
Баги и глюки Excel (3)

Связанные выпадающие списки

Скачать файл, используемый в видеоуроке:

Статья помогла? Поделись ссылкой с друзьями! Видеоуроки

{"Bottom bar":{"textstyle":"static","textpositionstatic":"bottom","textautohide":true,"textpositionmarginstatic":0,"textpositiondynamic":"bottomleft","textpositionmarginleft":24,"textpositionmarginright":24,"textpositionmargintop":24,"textpositionmarginbottom":24,"texteffect":"slide","texteffecteasing":"easeOutCubic","texteffectduration":600,"texteffectslidedirection":"left","texteffectslidedistance":30,"texteffectdelay":500,"texteffectseparate":false,"texteffect1":"slide","texteffectslidedirection1":"right","texteffectslidedistance1":120,"texteffecteasing1":"easeOutCubic","texteffectduration1":600,"texteffectdelay1":1000,"texteffect2":"slide","texteffectslidedirection2":"right","texteffectslidedistance2":120,"texteffecteasing2":"easeOutCubic","texteffectduration2":600,"texteffectdelay2":1500,"textcss":"display:block; padding:12px; text-align:left;","textbgcss":"display:block; position:absolute; top:0px; left:0px; width:100%; height:100%; background-color:#333333; opacity:0.6; filter:alpha(opacity=60);","titlecss":"display:block; position:relative; font:bold 14px \"Lucida Sans Unicode\",\"Lucida Grande\",sans-serif,Arial; color:#fff;","descriptioncss":"display:block; position:relative; font:12px \"Lucida Sans Unicode\",\"Lucida Grande\",sans-serif,Arial; color:#fff; margin-top:8px;","buttoncss":"display:block; position:relative; margin-top:8px;","texteffectresponsive":true,"texteffectresponsivesize":640,"titlecssresponsive":"font-size:12px;","descriptioncssresponsive":"display:none !important;","buttoncssresponsive":"","addgooglefonts":false,"googlefonts":"","textleftrightpercentforstatic":40}}

Выпадающий список в Excel это, пожалуй, один из самых удобных способов работы с данными. Использовать их вы можете как при заполнении форм, так и создавая дашборды и объемные таблицы. Выпадающие списки часто используют в приложениях на смартфонах, веб-сайтах. Они интуитивно понятны рядовому пользователю.

Кликните по кнопке ниже для загрузки файла с примерами выпадающих списков в Excel:

Видеоурок

Как создать выпадающий список в Экселе на основе данных из перечня

Представим, что у нас есть перечень фруктов:

Для создания выпадающего списка нам потребуется сделать следующие шаги:

Перейти на вкладку “Данные ” => раздел “Работа с данными ” на панели инструментов => выбираем пункт “Проверка данных “.

Во всплывающем окне “Проверка вводимых значений ” на вкладке “Параметры ” в типе данных выбрать “Список “:

В поле “Источник ” ввести диапазон названий фруктов =$A$2:$A$6 или просто поставить курсор мыши в поле ввода значений “Источник ” и затем мышкой выбрать диапазон данных:

Если вы хотите создать выпадающие списки в нескольких ячейках за раз, то выберите все ячейки, в которых вы хотите их создать, а затем выполните указанные выше действия. Важно убедиться, что ссылки на ячейки являются абсолютными (например, $A$2 ), а не относительными (например, A2 или A$2 или $A2 ).

Как сделать выпадающий список в Excel используя ручной ввод данных

На примере выше, мы вводили список данных для выпадающего списка путем выделения диапазона ячеек. Помимо этого способа, вы можете вводить данные для создания выпадающего списка вручную (необязательно их хранить в каких-либо ячейках).

Например, представим что в выпадающем меню мы хотим отразить два слова “Да” и “Нет”. Для этого нам потребуется:

Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
Перейти на вкладку “Данные ” => раздел “Работа с данными ” на панели инструментов => выбрать пункт “Проверка данных “:

Во всплывающем окне “Проверка вводимых значений ” на вкладке “Параметры ” в типе данных выбрать “Список “:

В поле “Источник ” ввести значение “Да; Нет”.
Нажимаем “ОК “

После этого система создаст раскрывающийся список в выбранной ячейке. Все элементы, перечисленные в поле “Источник “, разделенные точкой с запятой будут отражены в разных строчках выпадающего меню.

Если вы хотите одновременно создать выпадающий список в нескольких ячейках – выделите нужные ячейки и следуйте инструкциям выше.

Как создать раскрывающийся список в Эксель с помощью функции СМЕЩ

Наряду со способами описанными выше, вы также можете использовать формулу для создания выпадающих списков.

Например, у нас есть список с перечнем фруктов:

Для того чтобы сделать выпадающий список с помощью формулы необходимо сделать следующее:

Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
Перейти на вкладку “Данные ” => раздел “Работа с данными ” на панели инструментов => выбрать пункт “Проверка данных “:

Во всплывающем окне “Проверка вводимых значений ” на вкладке “Параметры ” в типе данных выбрать “Список “:

В поле “Источник ” ввести формулу: =СМЕЩ(A$2$;0;0;5)
Нажать “ОК “

Система создаст выпадающий список с перечнем фруктов.

Как эта формула работает?

На примере выше мы использовали формулу =СМЕЩ(ссылка;смещ_по_строкам;смещ_по_столбцам;[высота];[ширина]).

Эта функция содержит в себе пять аргументов. В аргументе “ссылка ” (в примере $A$2) указывается с какой ячейки начинать смещение. В аргументах “смещ_по_строкам ” и “смещ_по_столбцам” (в примере указано значение “0”) – на какое количество строк/столбцов нужно смещаться для отображения данных. В аргументе “[высота] ” указано значение “5”, которое обозначает высоту диапазона ячеек. Аргумент “[ширина] ” мы не указываем, так как в нашем примере диапазон состоит из одной колонки.

Используя эту формулу, система возвращает вам в качестве данных для выпадающего списка диапазон ячеек, начинающийся с ячейки $A$2, состоящий из 5 ячеек.

Как сделать выпадающий список в Excel с подстановкой данных (с использованием функции СМЕЩ)

Если вы используете для создания списка формулу на примере выше, то вы создаете список данных, зафиксированный в определенном диапазоне ячеек. Если вы захотите добавить какое-либо значение в качестве элемента списка, вам придется корректировать формулу вручную. Ниже вы узнаете, как делать динамический выпадающий список, в который будут автоматически загружаться новые данные для отображения.

Для создания списка потребуется:

Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
Перейти на вкладку “Данные ” => раздел “Работа с данными ” на панели инструментов => выбрать пункт “Проверка данных “;
Во всплывающем окне “Проверка вводимых значений ” на вкладке “Параметры ” в типе данных выбрать “Список “;
В поле “Источник ” ввести формулу: =СМЕЩ(A$2$;0;0;СЧЕТЕСЛИ($A$2:$A$100;”<>”))
Нажать “ОК “

В этой формуле, в аргументе “[высота ]” мы указываем в качестве аргумента, обозначающего высоту списка с данными – формулу , которая рассчитывает в заданном диапазоне A2:A100 количество не пустых ячеек.

Примечание: для корректной работы формулы, важно, чтобы в списке данных для отображения в выпадающем меню не было пустых строк.

Как создать выпадающий список в Excel с автоматической подстановкой данных

Для того чтобы в созданный вами выпадающий список автоматически подгружались новые данные, нужно проделать следующие действия:

Создаем список данных для отображения в выпадающем списке. В нашем случае это список цветов. Выделяем перечень левой кнопкой мыши:

На панели инструментов нажимаем пункт “Форматировать как таблицу “:

Из раскрывающегося меню выбираем стиль оформления таблицы:

Нажав клавишу “ОК ” во всплывающем окне, подтверждаем выбранный диапазон ячеек:

Затем, выделим диапазон данных таблицы для выпадающего списка и присвоим ему имя в левом поле над столбцом “А”:

Таблица с данными готова, теперь можем создавать выпадающий список. Для этого необходимо:

Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать список;
Перейти на вкладку “Данные ” => раздел “Работа с данными ” на панели инструментов => выбрать пункт “Проверка данных “:

Во всплывающем окне “Проверка вводимых значений ” на вкладке “Параметры ” в типе данных выбрать “Список “:

В поле источник указываем =”название вашей таблицы” . В нашем случае мы ее назвали “Список “:

Готово! Выпадающий список создан, в нем отображаются все данные из указанной таблицы:

Для того чтобы добавить новое значение в выпадающий список – просто добавьте в следующую после таблицы с данными ячейку информацию:

Таблица автоматически расширит свой диапазон данных. Выпадающий список соответственно пополнится новым значением из таблицы:

Как скопировать выпадающий список в Excel

В Excel есть возможность копировать созданные выпадающие списки. Например, в ячейке А1 у нас есть выпадающий список, который мы хотим скопировать в диапазон ячеек А2:А6 .

Для того чтобы скопировать выпадающий список с текущим форматированием:

нажмите левой клавишей мыши на ячейку с выпадающим списком, которую вы хотите скопировать;
CTRL+C ;
выделите ячейки в диапазоне А2:А6 , в которые вы хотите вставить выпадающий список;
нажмите сочетание клавиш на клавиатуре CTRL+V .

Так, вы скопируете выпадающий список, сохранив исходный формат списка (цвет, шрифт и.т.д). Если вы хотите скопировать/вставить выпадающий список без сохранения формата, то:

нажмите левой клавишей мыши на ячейку с выпадающим списком, который вы хотите скопировать;
нажмите сочетание клавиш на клавиатуре CTRL+C ;
выберите ячейку, в которую вы хотите вставить выпадающий список;
нажмите правую кнопку мыши => вызовите выпадающее меню и нажмите “Специальная вставка “;

В появившемся окне в разделе “Вставить ” выберите пункт “условия на значения “:

Нажмите “ОК “

После этого, Эксель скопирует только данные выпадающего списка, не сохраняя форматирование исходной ячейки.

Как выделить все ячейки, содержащие выпадающий список в Экселе

Иногда, сложно понять, какое количество ячеек в файле Excel содержат выпадающие списки. Есть простой способ отобразить их. Для этого:

Нажмите на вкладку “Главная ” на Панели инструментов;
Нажмите “Найти и выделить ” и выберите пункт “Выделить группу ячеек “:

В диалоговом окне выберите пункт “Проверка данных “. В этом поле есть возможность выбрать пункты “Всех ” и “Этих же “. “Всех ” позволит выделить все выпадающие списки на листе. Пункт “этих же ” покажет выпадающие списки схожие по содержанию данных в выпадающем меню. В нашем случае мы выбираем “всех “:

Многие пользователи даже не догадываются, что всем известный табличный редактор Excel обладает такими функциями и имеет такие инструменты, которые далеко выходят за рамки основной цели использования программы - редактирования таблиц. В этой статье будет рассказано об опции выбора из Другими словами, расскажем, как создавать выпадающие списки в ячейках таблицы.

Способ 1: создаем дополнительный список

Если вы хотите сделать в ячейке Excel список выбора, то проще всего воспользоваться этим способом, подразумевающим простое создание выпадающего списка. Кстати, будет рассказано о двух его вариациях, поэтому прочтите до конца, чтобы во всем разобраться.

Шаг 1: подготавливаем данные

Предварительно необходимо в отдельном диапазоне ячеек создать таблицу с данными, которые будут в будущем находиться в выпадающем списке. Разберем все на примере продуктов. Итак, мы имеем список из семи товаров, если быть точнее, то продуктов. Эту табличку мы создадим чуть правее от основной таблицы, в рамках которой будут созданы выпадающие списки.

Если вы не хотите, чтобы таблица с данными находилась на том листе, что и основная, вы можете создать ее на отдельном листе. Роли это не сыграет.

Шаг 2: вводим имя диапазона

Чтобы использовать опцию выбора из списка в Excel, предварительно надо ввести имя диапазона с данными для будущего списка. Делается это довольно просто:

Выделите ячейки, в которых находятся в данном случае наименования товаров.
Нажмите правой кнопкой мыши (ПКМ) по выделению.
Выберите из меню опцию «Присвоить имя».
В появившемся окне в поле «Имя» введите название диапазона. Оно может быть абсолютно любым.
Нажмите «ОК».

Второй шаг выполнен. Созданный нами только что диапазон ячеек облегчит создание списка в будущем.

Шаг 3: делаем выпадающий список

Теперь можно переходить непосредственно к использованию опции выбора из списка в Excel. Делается это следующим образом:

Выделите нужный диапазон ячеек, в котором будут располагаться выпадающие списки.
Перейдите на вкладку «Данные».
В группе инструментов «Работа с данными» нажмите по кнопке «Проверка данных».
В появившемся окне на вкладке «Параметры» выберите из выпадающего списка «Тип данных» значение «Список».
Введите в поле «Источник» название ранее созданного диапазона ячеек, предварительно поставив знак равенства. В нашем случае - «=Продукты».
Нажмите «ОК».

Сразу после этого в выбранных ячейках появятся выпадающие списки. Это был первый способ его создания, перейдем ко второму.

Способ 2: создание выпадающего списка через меню «Разработчика»

Вполне возможно, что предыдущая инструкция показалась вам непонятной, и вы столкнулись с трудностями при создании в ячейке таблицы элемента выбора значения из списка в Excel. Второй метод реализации может стать достойной альтернативой.

Как создать выпадающий список в ячейке листа при помощи меню «Разработчика»? Как и в предыдущий раз, для лучшего понимания все действия будут поделены на этапы.

Шаг 1: включаем меню «Разработчика»

Итак, в первую очередь необходимо активировать меню «Разработчика», так как по умолчанию его нет среди прочих вкладок.

Нажмите по кнопке «Файл».
Нажмите по кнопке «Параметры».
В появившемся одноименном окне перейдите в раздел «Настройка ленты».
В области «Основные вкладки» установите отметку напротив пункта «Разработчик».
Нажмите «ОК».

Нужная панель инструментов активирована, теперь можно приступать к созданию списка.

Шаг 2: вставляем выпадающий список

Нужно создать непосредственно сам элемент «Выпадающий список». Для этого:

Перейдите на добавленную вкладку «Разработчик».
На листе создайте список товаров, который будет использоваться для создания выпадающего списка.
Нажмите по кнопке «Вставить» и в дополнительном меню выберите пункт «Поле со списком».
Кликните по той ячейке, где будет располагаться сам список.

Уже на этом этапе нужный элемент появится, но, если нажать по нему, откроется пустой список. Соответственно, надо добавить в него продукты.

Шаг 3: задаем необходимые параметры

Чтобы добавить в выпадающий список пункты, необходимо:

На панели инструментов нажать по кнопке «Режим конструктора».
Затем нажать кнопку «Свойства элемента управления», располагающуюся рядом.
В появившемся окне со свойствами в графе ListFillRange введите диапазон ячеек, в котором находятся пункты будущего выпадающего списка.
Теперь нажмите ПКМ по выпадающему списку и в меню выберите «Объект ComboBox», а в подменю Edit.

Сразу же после этого в выпадающий список будут внесены указанные пункты. Вот так просто можно выполнить выбор из списка в Excel вторым методом.

Способ 3: создание связанного списка

Для выбора нескольких значений выпадающий список в Excel подходит лучше всего, но порой бывает потребность во взаимосвязи нескольких таких списков. К счастью, программа это позволяет делать, и далее будет предоставлена подробная пошаговая инструкция с детальным описанием всех действий.

Шаг 1: создаем дополнительный список

Первостепенно необходимо создать основной выпадающий список. На этом долго останавливаться не будем, так как конструкция полностью аналогична той, что была описана в первом способе. Скажем только, что связывать мы будем наименование товара с его весом. Рекомендуется создать наименование диапазонов с мерами товаров (г, кг, мл, л).

Шаг 2: Связываем первый список со вторым

Ну а теперь перейдем непосредственно к основному - к созданию второго элемента «Выбора из списка» в Excel, который будет связан с первым.

Установите курсор в той ячейке, где будет располагаться второй список.
Откройте окно «Проверки вводимых значений», нажав на вкладке «Данные» по кнопке «Проверка данных».
В появившемся окне на вкладке «Параметры» выберите из выпадающего списка «Тип данных» пункт «Список».
В поле для ввода «Источник» введите формулу «ДВССЫЛ», ссылающуюся на первый список. В данном случае она будет выглядеть следующим образом: «=ДВССЫЛ($B3)».
Нажмите «ОК».

Второй список создан. Он привязан к первому, что означает, что, выбрав значение в данном случае продукта, вам необходимо будет выбрать также и его меру. Чтобы не создавать такие же списки в других ячейках, выделите уже добавленные и потяните за нижний правый угол выделения вниз, тем самым заполнив все нужные ячейки.

Заключение

Опция выбора из списка в Excel довольно полезна, это можно было понять из всего вышесказанного. Но куда важнее то, что для ее создания не требуется обладать глубокими знаниями в использовании табличного процессора. Тем более есть даже три способа реализации данной функции, а с помощью описанных инструкций у вас не должно возникнуть особых проблем при их выполнении.

Если Вы заполняете таблицу в Excel, и данные в столбце могут иногда повторяться, например, название товара, или имя сотрудника, то, чтобы не вводить нужный параметр каждый раз, проще и легче один раз создать выпадающий список и выбирать из него значение.

В статье мы рассмотрим, как сделать выпадающие списки различного вида в таблице Эксель.

Создаем простой выпадающий список

Для этого, в ячейки А1:А7 вписываем данные, которые будут отображаться в списке. Теперь выделим ячейку, в которой создадим выпадающий список – В2 .

Переходим на вкладку «Данные» и кликаем по кнопочке «Проверка данных» .

На вкладке «Параметры» в поле «Тип данных» выбираем «Список» . В поле «Источник» можно ввести значения различными способами:

1 – вводим значения для списка вручную, через точку с запятой;

2 – указываем диапазон ячеек, в которые введены данные для выпадающего списка;

3 – выделяем ячейки с именами, кликаем по ним правой кнопкой мыши и выбираем из меню «Присвоить имя» .

Выделяем ячейку В2 и в поле «Источник» ставим «=» , затем пишем созданное имя.

Таким образом, мы создали простой выпадающий список в Excel.

Если у Вас есть заголовок для столбца, и значениями нужно заполнять каждую строку, то выделите не одну ячейку, а диапазон ячеек – В2:В9 . Тогда можно будет выбирать из выпадающего списка нужное значение в каждой ячейке.

Добавляем значения в выпадающий список – динамический список

При этом мы будем дописывать значения в нужный диапазон, а они будут автоматически добавляться в выпадающий список.

Выделяем диапазон ячеек – D1:D8 , затем на вкладке «Главная» нажимаем «Форматировать как таблицу» и выбираем любой стиль.

Подтверждаем расположение данных и ставим галочку в поле «Таблица с заголовками» .

Вверху пишем заголовок таблицы – «Сотрудники» , и заполняем ее данными.

Выделяем ячейку, в которой будет выпадающий список и кликаем по кнопочке «Проверка данных» . В следующем окне, в поле «Источник» , пишем следующее: =ДВССЫЛ(«Таблица1[Сотрудники]») . У меня одна таблица на листе, поэтому пишу «Таблица1» , если будет вторая – «Таблица2» , и так далее.

Теперь добавим новое имя сотрудника в наш список: Ира. В выпадающем списке оно появилось. Если мы удалим любое имя из таблицы, из списка оно тоже удалится.

Выпадающий список со значениями с другого листа

Если таблица с выпадающими списками находится на одном листе, а данные для этих списков – на другом, то данная функция нам очень поможет.

На Листе 2, выделяем одну ячейку или диапазон ячеек, затем кликаем по кнопочке «Проверка данных» .

Переходим на Лист 1, ставим курсор в поле «Источник» и выделяем нужный диапазон ячеек.

Теперь можно дописывать имена на Листе 1, они будут добавляться в выпадающие списки на Листе 2.

Создаем зависимые выпадающие списки

Предположим, у нас есть три диапазона: имена, фамилии и отчества сотрудников. Для каждого, нужно присвоить имя. Выделяем ячейки оного диапазона, можно и пустые – в них со временем можно будет добавлять данные, которые будут появляться в выпадающем списке. Кликаем по ним правой кнопкой мыши и выбираем из списка «Присвоить имя» .

Первый называем «Имя» , второй – «Фамилия» , третий – «Отч» .

Сделаем еще один диапазон, в котором будут прописаны присвоенные имена. Назовем его «Сотрудники» .

Делаем первый выпадающий список, который будет состоять из названия диапазонов. Выделяем ячейку Е1 и на вкладке «Данные» выбираем «Проверка данных» .

В поле «Тип данных» выберите «Список» , в поле источник – или введите «=Сотрудники» , или выделите диапазон ячеек, которому присвоено имя.

Первый выпадающий список создан. Теперь в ячейке F2 создадим второй список, который должен зависеть от первого. Если в первом выберем «Имя» , во втором отобразится список имен, если выберем «Фамилия» – список фамилий.

Выделяем ячейку и кликаем по кнопочке «Проверка данных» . В поле «Тип данных» выбираем «Список» , в поле источник прописываем следующее: =ДВССЫЛ($Е$1) . Здесь Е1 – это ячейка с первым выпадающим списком.

По такому принципу можно делать зависимые выпадающие списки.

Если в дальнейшем, нужно будет вписать значения в диапазон, которому задано имя, например, «Фамилия» . Перейдите на вкладку «Формулы» и кликните «Диспетчер имен» . Теперь в имени диапазона выбираем «Фамилия» , и внизу, вместо последней ячейки С3 , напишите С10 . Нажмите галочку. После этого диапазон увеличится, и в него можно будет дописывать данные, которые автоматически будут появляться в выпадающем списке.