На первый взгляд СУБД Access очень похожа на программу электронных таблиц Microsoft Excel по своему назначению и возможностям. Однако между ними существует принципиальные отличия:
- При работе с электронной таблицей Excel вы можете в ячейку таблицы ввести любую информацию, поэтому на рабочем листе можно разместить и таблицу, и текст, и рисунок. В одном столбце таблицы могут при необходимости вноситься разные данные - числа, текст, даты. Таблица в базе данных Access отличается от таблицы в Excel тем, что в ней, как уже говорилось выше, для каждого поля записи определен тип данных, т. е. нельзя в одном столбце таблицы в разных строках заносить данные разных типов.
- Access позволяет не только вводить данные в таблицы, но и контролировать правильность вводимых данных. Для этого можно установить правила проверки прямо на уровне таблицы. Тогда каким бы образом ни вводились данные - прямо в таблицу, в форме или на странице доступа к данным, Access не позволит сохранить в записи данные, не удовлетворяющие заданным правилам.
- С таблицами Excel удобно работать, если они содержат ограниченное число строк, таблицы базы данных могут содержать огромное количество записей, и при этом СУБД обеспечивает удобные способы извлечения из этого множества нужной информации.
- Если все необходимые для работы данные вы будете хранить в документах Word и электронных таблицах, то по мере накопления информациивы просто можете запутаться в большом количестве файлов, Access позволяет хранить все данные в одном файле и доступ к этим данным осуществляется постранично, т. е. не превышаются ограничения на ресурсыпамяти компьютера.
- В Access возможно создание связей между таблицами, что позволяет совместно использовать данные из разных таблиц. При этом для пользователя они будут представляться одной таблицей. Реализовать такую возможность в системах управления электронными таблицами сложно, а иногда просто невозможно.
- Устанавливая взаимосвязи между отдельными таблицами, Access позволяет избежать ненужного дублирования данных, сэкономить память компьютера, а также увеличить скорость и точность обработки информации. Именно для этого таблицы, содержащие повторяющиеся данные, разбиваются на несколько связанных таблиц.
- Excel позволяет работать нескольким пользователям с одним документом, однако эти возможности очень ограничены, Access может поддерживать одновременную работу с базой данных 50 пользователей, при этом все пользователи гарантированно будут работать с актуальными данными.
- Access имеет развитую систему защиты от несанкционированного доступа, которая позволяет каждому пользователю или категории видеть и изменять только те объекты, на которые ему были выданы права администратором системы, например, можно запретить использование некоторыхкоманд меню, открытие определенных форм, изменение данных в таблицах или формах. Электронные таблицы тоже позволяют защитить данные паролем или разрешить только просмотр данных, однако эти средства существенно проще.
Таким образом, можно сказать, что СУБД Access применяется в тех случаях, когда прикладная задача требует хранения и обработки разнородной информации о большом количестве объектов и предполагает возможность многопользовательского режима работы. Примером может служить задача ведения складского учета. Электронные таблицы Excel являются удобным средством хранения ограниченного количества табличных данных с широкими возможностями выполнения расчетов и анализа данных. Документы Excel предназначаются, как правило, для индивидуального использования.
Возможности Excel конечно не ограничиваются только электронными таблицами, например, Excel может очень успешно использоваться для анализа данных, которые хранятся на сервере базы данных (в частности, в Microsoft SQL Server), но в этом случае Excel не является хранилищем данных, а обеспечивает только их обработку.
Современная цивилизация остро нуждается в постоянной обработке и сохранении больших объемов различных данных. Также постоянно возникает необходимость в отслеживании влияния их изменений на другие информационные массивы. Удобнее всего организовать все эти процессы в виде базы данных. Удобным инструментом для такой организации может стать популярная программа СУБД Access.
Что такое СУБД
Различные данные принято представлять и хранить в виде таблиц. Часто бывает так, что в нескольких таблицах находится информация, которая связана между собой каким-то образом. Совокупность таких взаимозависимых таблиц представляет собой базу данных.
Для того чтобы имеет возможность в полной мере оперировать данными из базы, необходимо также выполнять запросы. А для того чтобы облегчить заполнение базы первоначальной информацией, обычно используют специально разработанные формы. Для автоматизации процесса в некоторых случаях приходится дополнительно применять макросы. Совокупность и дополнительных инструментов образует систему, называемую СУБД - система управления базой данных. Примером могут быть Foxpro, Oracle, СУБД Microsoft Access.
Основные функции СУБД
СУБД Access выполняет следующие важные функции:
Осуществление необходимых и формулами;
Налаживание связей между таблицами и массивами данных;
Возможность добавления запросов.
Весь набор инструментальных средств, который имеется в арсенале СУБД предназначается для полноценного обслуживания двух основных направлений в ходе функционирования информационной системы. Это организация проектирования и модификации структуры и различные необходимые манипуляции с данными.
Основные отличия СУБД Access
От многих других которые используются программистами для автоматизации работы с базами данных, СУБД Access отличается простотой в освоении. Поскольку данная платформа русифицирована, а также имеет стандартный для всех программ MS Office интерфейс, даже неопытные пользователи не ощутят никаких неудобств во время ее освоения.
В то же время Access является полноценной программой управления массивами данных со всеми необходимыми атрибутами. Созданную систему можно использовать не только на отдельном компьютере, но и в разветвленной локальной сети.
Возможности Access
Эта программа дает возможность создавать исходные объекты в виде таблиц с полями разнообразных типов, например, числовыми, текстовыми, графическими, даже полями OLE.
Более того, обеспечивается связь между таблицами, при этом поддерживается каскадное обновление данных и каскадное удаление при необходимости.
Выполняются все основные операции с данными, такие как ввод, просмотр, хранение, обновление, сортировка, фильтрация, получение выборок. Также осуществляется индексация по выбранным полям, контроль введенной информации.
При заполнении полей могут использоваться вычисления с помощью различных формул.
СУБД Access - удобная и понятная программа, которая обладает всеми возможностями подобных профессиональных приложений.
Сложно сделать выбор между Access и Excel? Неудивительно. На первый взгляд эти программы похожи друг на друга. Ведь они используются для хранения данных, и можно вводить данные в сетку ячеек. Как же сделать правильный выбор? Один из способов - ответить на несколько простых вопросов о том, как требуется организовать данные, а также на родственные вопросы, например, об объеме данных, которые нужно хранить и обрабатывать.
Ответы на эти вопросы могут помочь добиться большего за меньшее время, поэтому стоит попробовать.
Важный вопрос: каким образом организовать данные?
Если при выборе между Access и Excel возникают затруднения, попробуйте ответить на важный вопрос: данные должны быть организованы в виде реляционной структуры или в виде плоской структуры? Это довольно заумные термины, но не стоит их бояться. Выбрать тип структуры не так уж сложно. В следующих разделах будет описан каждый из этих типов структур данных и даны рекомендации по выбору между ними.
Пока что нужно запомнить, что программа Access предназначена для работы с реляционными данными, а приложение Excel лучше подходит для работы с данными в виде плоской структуры.
"Реляционными" называются данные, которые хранятся в нескольких таблицах
В реляционных структурах данные разделены на части, связанные друг с другом.В реляционной структуре данные логически разделены на части, каждая из которых помещена в отдельную таблицу. Это совсем несложно.Например, в базе данных по продажам сведения о клиентах - имена, адреса и другие важные данные - обычно хранятся в одной таблице, а сведения о том, что эти клиенты покупают, - в другой таблице.Такая организация данных обеспечивает их эффективное использование.
Преимущества реляционных структур
Реляционная структура данных обладает несколькими преимуществами.
- С ее помощью можно получить ответы на важные деловые вопросы, например: кто купил наибольшее (или наименьшее) количество товаров на прошлой неделе. На рисунке выше показано, как это можно сделать.
- Более того, использование отдельных таблиц позволяет упростить работу с данными, поскольку в каждой таблице хранится только часть данных.
- И наконец, реляционная структура обеспечивает поддержку точности данных, поскольку можно предотвратить внесение данных пользователями не в ту таблицу.
В плоской структуре все данные хранятся вместе
Обычные (плоские) данные находятся в одной таблице.В отличие от реляционной структуры данных плоская структура представляет собой простой список, который не связан с другими данными. Например, список бакалейных товаров, как и список чьих-либо друзей и родственников, является плоским файлом. Создать плоскую структуру данных легко. Поддерживать такую структуру также несложно, но только до тех пор, пока данных не слишком много.
Для работы с простыми списками прекрасно подходит приложение Excel. Эта программа фактически предназначена для создания и обслуживания плоских файлов.Можно отметить, что каждая таблица в реляционной структуре также является плоским файлом. Например, в обычной базе данных по продажам в одной таблице содержится список клиентов, а в другой - список заказов.
Единственное существенное отличие между типами структур заключается в том, что при использовании плоской структуры не нужно связывать данные из одного списка с данными в другом списке. Каждый список полезен сам по себе.
Связывать или не связывать?
Для действий и повторяющихся данных нужна реляционная структура.
Клиент Кирилов Антон...
И еще один заказ 10 июля. Один клиент - много действий. Для повторений такого типа требуется реляционная структура.
Больше вопросов, больше ясности
Основания для использования каждой из программ.
Хотя тип структуры данных имеет большое значение, это не единственное основание для выбора между приложениями Access и Excel. Чтобы сделать правильный выбор, имеет смысл рассмотреть несколько дополнительных вопросов.
- Во-первых, нужно ли хранить данные и управлять ими или анализировать данные? Если основной задачей является хранение данных, следует использовать Access, а для анализа понадобится Excel.
- Во-вторых, велик ли объем данных? Например, таблица Excel достигла таких размеров, что с ней стало трудно работать? Если это так, то даже при работе с плоскими данными в Access будет проще найти нужные сведения.
- Данные в основном текстовые или числовые? В приложении Access можно хранить большой объем текста - до двух гигабайт в одной базе данных, а Excel предназначен для хранения чисел и выполнения сложных вычислений.
Access - это более легкий доступ к данным
Ниже перечислены еще несколько причин для использования приложения Access.
- Необходимость упростить ввод данных пользователями. Например, некоторым пользователям довольно сложно вводить данные в сетку ячеек. В программе Access эту проблему можно устранить путем создания форм для ввода данных, которые облегчают точный ввод данных.
- Необходимость отчетов для пользователей. В приложении Access можно создать отчеты, которые пользователи смогут запустить в любое время.
- Кроме того, лучше выбрать программу Access в случае, когда необходимо обеспечить возможность одновременной работы с данными нескольких пользователей. В Access запись блокируется только в момент изменения ее пользователем, поэтому несколько пользователей могут одновременно работать с одними и теми же данными. Можно предоставить общий доступ к книге Excel нескольким пользователям, но лучше, чтобы пользователи изменяли данные в Excel в разное время.
- Если нужно подключиться к различным источникам данных и изменять данные непосредственно в этих источниках, следует выбрать приложение Access. В Excel можно просматривать внешние данные, но изменить их невозможно.
Для анализа данных и работы с числами следует выбрать Excel
Программа Excel незаменима при работе с числами. С ее помощью можно строить сложные модели "что-если" и выполнять анализ затрат и выгод, что невозможно в приложении Access.
Предполагается использование отчетов сводных таблиц? Это интерактивные таблицы, в которых можно менять местами строки и столбцы и просматривать различные сводные данные. В Excel проще работать с отчетами сводных таблиц, а также с отчетами сводных диаграмм - диаграмм, основанных на этих таблицах.
Если необходимо визуальное представление данных с использованием диаграмм или гистограмм, программа Excel - это лучший выбор.
Наконец, приложение Access есть не у всех, и не каждый умеет с ним работать. Ваши сотрудники могут отдать предпочтение программе Excel.
Выбор между реляционными и плоскими структурами данных
- Велик ли объем данных? Даже если это плоские данные, с помощью Access можно значительно упростить их использование и управление ими.
- В данных присутствует в основном текст или числа? В Access можно хранить большие объемы текста, к тому же значительно упрощается работа с такими данными. В Excel удобнее хранить и использовать числовые данные в виде плоской структуры.
Веские причины для использования каждой из программ
| Преимущества Access | Преимущества Excel |
| Ввод данных. | Хранение чисел. |
| Отчеты, которые пользователи могут запускать в любое время. | Отчеты сводных таблиц - это отчеты в интерактивных таблицах, в которых можно менять местами строки и столбцы, чтобы просматривать различные сводные данные. |
| Подключение к внешним базам данных и изменение данных в них. | Диаграммы, условное форматирование, цветные гистограммы и другие способы визуального представления данных. |
| Возможность одновременной работы нескольких пользователей с одними и теми же данными. | Широкое распространение. Большинство людей используют Excel, а не Access. |
На взгляд простого пользователя СУБД Access схожа по возможностям и назначению на программу электронных таблиц Microsoft Excel. Но на самом деле между этими приложениями существуют существенные отличия.
Например: работая с таблицей Excel можно в ячейку таблицы внести любую информацию, то есть на рабочем листе можно разместить и таблицу, и рисунок, и текст. В один столбец могут вноситься разные данные. Таблица в Access отличается от таблицы Excel тем, что в ней для каждого поля записи определен тип данных, следовательно нельзя в один столбец таблицы в разные строки заносить данные разных типов. Access позволяет вводить данные в таблицы и контролировать правальность вводимых данных, установив правила проверки прямо на уровне таблицы.
Таким образом как-бы не были введены данные (прямо в таблицу, через экранную форму, на странице доступа к данным), Access не сохранит в записи те данные, которые не удовлетворяют заданным правилам. С таблицами Excel удобно работать, когда они содержат небольшое количество строк. В отличие от подобной ситуации, таблицы баз данных могут включать в себя большое количество записей, обеспечивая удобные способы извлечения из этого множества необходимой информации. Если хранить необходимые данные в документах Word и электронных таблицах, то при увеличении объема информации можно запутаться в немалом количестве файлов.
В свою очередь Access позволяет хранить все данные одним файлом и осуществлять доступ к данным постранично. Так же можно отметить что в Access возможно создание связей между таблицами, это позволяет использовать данные из разных таблиц, при этом для юзера они будут представлены одной таблицей, в свою очередь реализовать нечто подобное с помощью электронных таблиц сложно.
Устанавливая связи мужду отдельными таблицами Access избегает ненужного дублирования данных, экономит память компьютера и увеличивает точность и скорость обработки информации. Для осуществления подобных действий таблицы, которые содержат повторяющиеся данные, разбивают на несколько таблиц. Excel позволяет работать нескольким людям с одним документом, но эти возможности весьиа ограничены, а в свою очередь Аccess может поддерживать одновременную работу с базой пятдесят пользователей и гарантировано, что все пользователи будут работать с актуальными данными.
Aссess имеет развитую систему защиты от нежелательного, несанкционированного доступа, позволяющая каждому пользователю или группе видеть и изменять исключительно те объекты, на которые ему выданы права администратором, например можно запретить к использованию некоторых команд из меню, изменение в данных таблицах или формах, открытие определеннях форм Картыгин С.А Access 2000. Руководство пользователя с примерами. М.: Лаболатория базовых знаний, 2000. 136 с.. Электронные таблицы могут позволить защитить данные паролем или разрещить просмотр данных, но все же эти средства значительно проще.
СУБД Access применяется тогда, когда прикладная задача требует обработки и хранения разнообразной информации о большом количестве объектов и дает возможность многопользовательского режима. Послужить примером может задача ведения учета склада, таблицы Excel могут быть удобным средством хранения ограниченного количества данных таблиц с широкими возможностями выполнения расчетов и анализа данных. Как правило, документы Excel предназначаются для индивидуального пользования.
При использовании продуктов семейства Office, если вы используете Excel или используете Access для управления табличными данными? Сопутствующая статья с помощью Access или Excel для управления данными , обсуждаются преимущества каждого продукта и их содержимое в таблице. Но зачем выбирать между одним или другим? Если вы храните данные в Access и подключаетесь к ней из Excel, вы получаете преимущества обоих типов. Ниже приведены десять причин, по которым приложение Excel и доступ к ним работают очень удобно.
Причина 1: Access предназначен для всех видов пользователей
Несмотря на то, что Excel не является базой данных, он широко используется для хранения данных, и часто используется для решения простых проблем с базами данных. Однако Excel - это плоская база данных, а не реляционная база данных. Когда простые таблицы необходимо развивать в несколько таблиц связанных данных, Microsoft Access является первым выбором для сотрудников, которые должны быстро создать приложение для работы с базами данных. Access всегда получил замечательную "информационную панель данных" для сбора и консолидации разрозненных данных в масштабах всего предприятия, большая часть которых находится в книгах Excel. Когда данные будут находиться в Access, вы можете добавлять дополнительные таблицы и присоединяться к ним, создавать запросы (или представления данных), структурировать данные и определять типы данных, чтобы обеспечить целостность данных, предоставлять общий доступ к данным и обновлять их среди многих пользователей, а также создавать мощные отчеты и формы.
В отличие от простого макета электронной таблицы в Excel, Access организован по-разному с использованием нескольких взаимосвязанных объектов, которые могут показаться на первый взгляд. Но вам не нужно быть экспертом для использования Access. Access предназначен для всех видов пользователей, и вы можете сделать это только так, как нужно.
Поменяйте одновременный доступ к слою.
1. использовать Access можно тремя способами: в качестве отдельного пользователя, опытного пользователя или разработчика.
2. таблицы, запросы, формы и отчеты строится на основе друг друга и составляют основу приложения для работы с базами данных.
3. пользователи с случайными возможностями имеют мастеры, построители свойств, элементы пользовательского интерфейса Office Fluent и функции, подобные Excel, чтобы быстро приступить к работе.
4. опытные пользователи имеют макросы, область свойств, выражения и средства проектирования баз данных для углубленного углубления и многое другое.
5. разработчики могут работать с модулями и разрабатывать код VBA для создания пользовательских решений для баз данных и развертывания приложений среды выполнения.
Причина 2: копирование листа Excel в таблицу Access
Чтобы начать работу, скопируйте данные из Excel в Access. Вы можете создать таблицу Access и отобразить ее в режиме таблицы, который похож на лист Excel. В режиме таблицы можно выполнять стандартные задачи по созданию таблиц, например определять тип данных, имя поля или новое поле. Например, если ввести дату в пустое поле, в Access задается тип данных "Дата/время" для этого поля. При вводе текста, такого как имя, Access применяет к полю Тип данных Text. Если вы хотите переместить поле, просто щелкните его и перетащите.
При копировании данных из Excel и вставке их в Access даже не нужно создавать таблицу в первую очередь или открыть таблицу в режиме таблицы. Access автоматически предложит вам, есть ли у вас заголовки, и создаст таблицу Access. Это было бы проще.
Дополнительные сведения см. в разделе Открытие пустой таблицы .
Причина 3: совместное использование данных путем связывания с листом Excel из Access
Одним из простейших способов наследования преимуществ Excel и Access является связывание листа Excel с таблицей Access. Используйте ссылку Access, когда планируете хранить данные в Excel, но при этом регулярно используйте некоторые функции Access, например отчеты и запросы. Связывание данных из Access, а не из Excel.
Access поддерживает два фундаментальных способа создания таблиц базы данных. Пользователи могут создавать собственные собственные таблицы для хранения данных в базе данных Access, а также создавать связи с существующими данными за прев базе данных Access. Данные в связанных таблицах отображаются и работают множеством способов, как и в собственных таблицах. Мастер связанных таблиц помогает отследить, найти и обновить лист Excel или другой источник данных при перемещении и разрыве связи.
При связывании с листом Excel или именованным диапазоном Access создает новую таблицу, связанную с данными Excel. Если вы хотите добавить, изменить или удалить данные, внесите изменения в Excel и обновите (или повторно запросите) данные в таблице Access. Однако содержимое таблицы в Access изменить нельзя. При использовании данных, связанных с Excel, в Access можно создавать отчеты, запросы и формы, доступные только для чтения.
Дополнительные сведения см. в статье Импорт или связывание данных в книге Excel .
Причина 4: перемещение данных путем импорта данных из Excel в Access
Если вы решили вырезать шнур данных, вы можете перенести данные в Excel, импортировав их в Access. Обратите внимание на то, что в приложении " Импорт слов" есть два разных значения для Excel и Access. В Excel при импорте (или подключении) вы можете создать постоянное подключение к данным, которые можно обновить. В Access при импорте данные переносятся в Access один раз, но без постоянного подключения к данным. При импорте данных Access сохраняет данные в новой или существующей таблице, не изменяя данные в Excel. В Access можно импортировать все или все листы в книге Excel за одну операцию.
Мастер импорта поможет вам выполнить действия по импорту и помогает принять важные решения по изменению типов данных и добавлению заголовков. Если при импорте данных возникают ошибки, Access предупреждает вас и сохраняет ошибки в таблице, чтобы можно было быстро находить и устранять их. Например, в столбце, который вы считали, можно использовать буквенно-цифровые почтовые индексы, или же для поля первичного ключа обнаружен повторяющийся идентификатор. Вы можете внести изменения в книгу Excel и повторно импортировать данные или внести изменения в новую таблицу Access. По завершении операции вы можете сохранить использованные действия и даже создать задачу Outlook, чтобы напомнить вам, когда вы регулярно выполняете операцию импорта.
После импорта данных он становится встроенным в Access, и вы можете добавлять, изменять и удалять данные с помощью таблиц и форм. После импорта данных можно решить, нужно ли удалять данные из Excel. Обычно рекомендуется использовать только одно расположение для обновления данных.
Примечание: Импорт данных из Excel в Access не импортирует формулы, а только результаты этих формул.
Причина 5: подключение к данным Access из Excel
Вы также можете снова подключить данные Access к Excel. Для этого создайте подключение в Excel, часто хранящееся в файле подключения к данным Office (ODC), в базе данных Access и извлеките все данные из таблицы или запроса. После подключения к данным можно также автоматически обновлять (или обновлять) книги Excel из исходной базы данных при каждом обновлении базы данных.
Дополнительные сведения см. в следующих статьях:
Причина 6: использование отчетов Access с данными Excel
После того как данные в Access будут доступны, вы можете воспользоваться преимуществами массива марвелаус средств создания и настройки отчетов. Хотите создать отчет с несколькими щелчками? Используйте мастер отчетов. Вы хотите разрабатывать и изменять макет отчета в режиме реального времени с помощью динамических данных, перемещать блоки данных, добавлять и удалять поля, а также сразу же видеть изменения при их создании? Используйте режим макета. Вы хотите взаимодействовать с отчетом для поиска, фильтрации и сортировки динамических данных? Используйте представление отчета. Хотите добавить кнопки, Номера страниц, изображения, гиперссылки и профессионально оформленные стили? В группе элементы управления и Макет на вкладке конструктор на ленте используйте многие мастера и коллекции элементов управления. С помощью Access можно легко создавать простые отчеты, групповые и сводные отчеты, почтовые наклейки, графические отчеты и подчиненные отчеты.
После создания отчета используйте Access для распространения отчета по электронной почте. Например, вы можете отправить отчет с помощью сообщения электронной почты или сохранить его в различных форматах, например в снимке Access или в PDF-файле, чтобы добавить его на страницу или на сайт SharePoint.
Дополнительные сведения см. в следующих статьях:
Причина 7: использование форм Access с данными Excel
Когда данные будут находиться в Access, вы можете воспользоваться многими инструментами для создания и настройки форм. Хотите создать форму с несколькими щелчками? Используйте мастер форм. Вы хотите разрабатывать и изменять макет формы в режиме реального времени с помощью динамических данных, перемещать блоки данных, добавлять и удалять поля, а также сразу же видеть изменения при их создании? Используйте режим макета. Хотите добавить кнопки, списки, поля со списком, группы параметров, изображения, маски ввода, диаграммы, гиперссылки и профессионально оформленные стили? В группе элементы управления и Макет на вкладке конструктор на ленте используйте многие мастера и коллекции элементов управления. С помощью Access можно легко создавать простые формы, формы с вкладками, непрерывные формы, всплывающие формы, модальные диалоговые окна и подчиненные формы.
В Access можно легко создать разделенную форму, в которой отображается синхронизированное представление таблицы и формы, чтобы можно было получить наилучшие результаты. После создания формы с возможностью прокрутки можно легко выполнять в ней поиск, фильтровать и даже искать данные, находящихся за пределами формы, используя стандартные кнопки навигации и поле поиска в нижней части формы.
Дополнительные сведения см. в следующих статьях:
Причина 8: Фильтрация, сортировка и запросы в Access похожи на Excel
В зависимости от того, какой продукт вы используете, вы выполняете фильтрацию данных для работы с подмножеством данных и сортируете данные, чтобы упорядочить их так, как нужно. В Access пользователи Excel могут фильтровать и сортировать данные в режиме таблицы без необходимости повторного знакомства с совершенно новым пользовательским интерфейсом. Значки, меню команд, команды, условия и диалоговые окна очень похожи, независимо от того, работаете ли вы с текстом, числами, датами или пробелами. Вы даже можете сохранять фильтры и выполнять сортировку вместе с представлением таблицы.
Можно создать запрос в Access и даже не знать, что означает SQL. Четыре мастера запросов, с помощью которых можно создавать простые запросы, находить дубликаты, обнаруживать несовпадающие записи и создавать перекрестные запросы. Вам даже не придется создавать запросы; просто отфильтруйте данные и отсортируйте их так, как вы хотите, чтобы они были сохранены вместе с таблицей.
Дополнительные сведения см. в следующих статьях:
Причина 9: слияние или создание наклеек
Теперь, когда ваша семья увеличилась, ваш список поздравительных открыток оказался больше, и вам необходимо следить за гораздо большим количеством дней рождения и юбилеев. Не проблема. Вы можете использовать таблицу или запрос Access в качестве источника данных для слияния и создавать операции слияния с помощью мастера слияния Word для писем, карточек, сообщений электронной почты и конвертов. Если вам нужно просто создать почтовые наклейки, используйте мастер наклеек в Access для создания и печати наклеек из созданного отчета. Можно также автоматически добавить штрихкод, соответствующий каждому адресу клиента.
Дополнительные сведения см. в следующих статьях:
Причина 10: объединение Excel и Access с помощью технологий SharePoint
Access и Excel предоставляют команды для подключения к данным в списках SharePoint. Excel предоставляет доступ только для чтения (одностороннее) подключение к связанным спискам SharePoint; в то время как Access позволяет читать и записывать (двусторонние) данные в связанных списках SharePoint. Access и списки SharePoint прекрасно работают вместе. Типы данных Access и SharePoint, такие как форматированный текст, только добавление (для поддержки отслеживания журнала изменений в поле MEMO), вложения, счетчиков, подстановок и многозначные поля - делают их несогласованными, если таковые имеются.
После связывания данных списка SharePoint с базой данных Access вы можете даже перевести их в автономный режим в локальной базе данных Access, работать с данными локально, а затем повторно подключиться к сайту SharePoint для отправки изменений. Все конфликтующие изменения данных, внесенные другими пользователями, будут обработаны мастером разрешения конфликтов. Формы и отчеты, созданные в Access, базируются на одних и тех же данных, но связаны со списками SharePoint.
Excel предоставляет следующие точки интеграции с SharePoint Server.
1. Можно выполнить однократный импорт данных листа Excel в список SharePoint или экспортировать такие данные в список SharePoint для создания постоянного одностороннего подключения к данным.
2. Постоянное одностороннее подключение к данным можно использовать для обновления данных на листе Excel из списка SharePoint.
3. Опубликуйте книги Excel в службы Excel и выведите на экран и работайте с данными с помощью веб-части Excel Web Access на странице веб-частей.
4. Импорт данных в книгу Excel из серверов OLAP, баз данных SQL Server и Access и неструктурированных файлов.
Access предоставляет следующие точки интеграции с SharePoint Server.
1. Можно выполнять однократный импорт или экспорт данных между представлениями Access и списком SharePoint.
2. Связывание данных между таблицами Access и списком SharePoint путем создания постоянного двустороннего подключения. (Обновленные данные списка могут отображаться в таблице Access; обновленные данные таблицы Access можно просмотреть в списке.)
3. Поддерживается автономное обновление данных в Access с последующей синхронизацией обновлений и разрешением конфликтов.
4. Данные списка можно отображать и изменять в таблицах, формах и отчетах Access.
Дополнительные сведения см. в следующих статьях:
Дальнейшие действия: получение доступа к опытному пользователю
Вы можете создавать сложные приложения баз данных для настольных систем, даже не записывая одну строку кода VBA. Каждый объект Access обладает широким набором свойств и событий, доступных на странице свойств, которые помогут вам настроить решение. У каждого объекта есть подробные конструкторы, которые показывают все доступные вам функции. Дополнительные шаблоны баз данных доступны в Office Online. Шаблоны полей и таблиц позволяют быстро создавать и настраивать новые таблицы. Создать новую базу данных можно с нуля с помощью встроенных средств проектирования баз данных.
Макросы Access используют декларативную среду, не требующую написания кода VBA, поэтому не нужно быть разработчиком. Каждое Макрокоманда выполняет задачу, например открытие формы, запуск запроса, Поиск записей или отображение сообщения. Макросы можно внедрять в любое событие отчета, формы или элемента управления. У большинства макросов есть аргументы, и вы можете добавить условную логику для их выполнения. Вы даже можете определять переменные и выполнять проверку ошибок, опять же не записывая код VBA.
Создайте прототип и запустите его в отделе ИТ. Создавайте решение для своей группы, когда оно потребуется КМР, и выполняйте его в Шоестринг с помощью несамостоятельных сотрудников. Следите за билетами, проданными для компаний, следите за сроком хранения производственных материалов или напечатайте Теги приема для деталей. Отслеживание задач, проблем и конечных результатов в командных проектах. Создание базы данных конвейера продаж для отслеживания потенциальных продаж в небольшой группе специалистов по продажам.
