Электронные таблицы «Эксель» считаются очень удобным инструментом и представления различных табличных сведений. Но при организации рабочей документации иногда приходится показать информацию в формате «Ворд». Как перевести «Эксель» в «Ворд»? Часто возникает необходимость перевести не только саму информацию, но и вставить форматирование документов. Существуют разные способы.
Как вставить сведения из документа «Эксель» в «Ворд»?
Показанный пример один из лучших для подготовки рабочих документов, но не дает возможности управлять формулами, что существенно усложнит последующий пересчет.
Если есть необходимость перевести в виде файла JPEG, понадобится развернуть окно на весь экран и по максимуму увеличить график для лучшего вида. Нажатием клавиши «Print Screen» сохранить снимок изображения в формате JPEG, открыть на компьютере программу «Paint», вставить в нее снимок и сохранить «в формате JPEG». Открыть документ «Ворд» и на вкладке «Вставка», в группе «Иллюстрации» нажать «Рисунок». Выбрать сохраненный в «Paint» файл и нажать «Вставить».
Инструмент «Слияние»
Эффективно связывать данные Excel с Word можно при помощи инструмента «Слияние»
Пример работы инструмента «Слияние»: имеется группа договоров, которые необходимо подписать, и каждый раз при подготовке нового договора в нем приходится менять некоторые части, такие как номер, фамилия, название компании, суммы. Для быстрого редактирования и замены данных используется инструмент «Слияние», который находится в Word на вкладке «Рассылки», в разделе «Начать слияние». В этом разделе выбирается команда «Пошаговый мастер слияния».
После выбора команды в правой части документа откроется специальное поле, в нем будет предложено пройти 6 шагов. Выбираем «Письма», «Текущий документ», «Использование списка» — списка данных, который находится в файле Excel. Находим данный файл, щелкаем по нему два раза, и в окне «Получатели слияния» отобразятся все ячейки, захваченные на данном листе. В этом окне можно включить или отключить ячейки. При нажатии на «ОК» будет создана связь между Excel и . После этого надо будет настроить те места, в которые будут вставляться ячейки из Excel. Для этого используется команда «Вставить поле слияния», выбираются нужные пункты: «ФИО», «договор», «окончание», «сумма». После чего в выбранных пунктах договора происходит вставка данных из таблицы Excel. Этот метод упрощает и ускоряет рабочий процесс по созданию договоров.
В качестве заключения
На сегодняшний день существует несколько способов, как вставить, как перевести Excel в Word.
Возможно конвертировать информацию Excel в ее исходном формате или же преобразовать в соответствии с Word. Также Excel можно экспортировать в формате RTF, сохраняя размеры столбцов и строк. Информацию в Excel можно сохранить как рисунок, а потом импортировать в Word. Можно воспользоваться инструментом «Слияние».
Т екстовый процессор с некоторыми базовыми возможностями электронных таблиц делает фантастическую комбинацию. Вы можете довольно просто встроить в обычный текстовый документ Microsoft Word таблицы Excel.
Внедрение Excel таблиц в основном включает крошечную копию программы. При редактировании раздела Excel документа у Вас есть доступ ко всем элементам управления Excel, как если бы Вы использовали Excel в качестве отдельной программы. Вы можете добавлять стандартные текстовые и числовые значения, и, что крайне важно, формулы, которые применяются непосредственно к мини-окну Excel.
Чтобы вставить таблицу Excel в Word 2016, нажмите вкладку «Вставить» в верхней части окна, а затем нажмите кнопку «Таблица». Нажмите «Таблица Excel» в раскрывающемся меню.
Вот пример. Я заполнил стандартные ячейки значениями и использовал одну из самых распространенных формул суммы для ячеек в последнем столбце. Итак, для значения «Всего» для «Продукт1» в ячейке E2 я использую формулу «СУММ(B2: D2)», чтобы добавить все три значения в строку и автоматически получить мою итоговую сумму. Вы можете использовать любую формулу Excel, которая Вам нравится в этой встроенной версии программы.
Таблицы Excel имеют в основном бесконечное количество строк и столбцов, но это нецелесообразно, когда Вы используете эти данные в виде таблицы в документе Word. Чтобы изменить количество видимых строк и столбцов, щелкните и перетащите опорные точки, черные квадраты, которые появляются в каждом углу и в середине поля вокруг таблицы Excel.
Когда Вы закончите редактирование этих значений, Вы можете щелкнуть на любую другую часть документа Word, а форматирование по умолчанию вернется к базовой таблице, подходящей для печати или распространения через доступные для чтения форматы, такие как PDF. Здесь Вы можете настроить ширину и высоту таблицы, чтобы лучше соответствовать форматированию документа Word без изменения количества видимых столбцов или строк.
Чтобы снова начать редактирование электронной таблицы, дважды щелкните на нее, чтобы вернуть элементы управления Excel.
Также возможно встроить существующий файл Excel, что удобно, если Вы пытаетесь обмениваться данными, которые Вы уже накопили. В таблице «Вставка» нажмите кнопку «Объект» (маленький квадрат с синей рамкой в разделе «Текст»):
В появившемся окне нажмите «Создать из файла», затем нажмите «Обзор», чтобы перейти и открыть электронную таблицу Excel на накопителе Вашего компьютера. У Вас также есть пара других вариантов. Выбор опции «Связь с файлом» сохраняет таблицу, которую Вы видите в Word, связанную с реальной электронной таблицей Excel, если они хранятся в тех же местах, что и при их соединении. Изменения, внесенные Вами в любом месте, отражаются в другом. Вы также можете выбрать параметр «В виде значка», чтобы отобразить электронную таблицу в виде простого значка в документе Word, который Вы можете щелкнуть, чтобы открыть электронную таблицу в Excel.
Когда Вы закончите, просто нажмите «ОК», чтобы вставить таблицу.
В зависимости от форматирования Word Вам может потребоваться изменить размер или изменить его, чтобы все было видно.
Ни для кого не секрет, что программа Microsoft Excel является самым функциональным и удобным приложением для работы с таблицами. Безусловно, таблицы намного проще делать именно в Экселе, чем в предназначенном для других целей Ворде. Но, иногда сделанную в этом табличном редакторе таблицу, нужно перенести в текстовый документ. Давайте разберемся, как перенести таблицу из Microsoft Excel в программу Word.
Самый простой способ переноса таблицы их одной программы корпорации Microsoft в другую – это просто её скопировать и вставить.
Итак, открываем таблицу в программе Microsoft Excel, и выделяем её полностью. После этого, вызываем, контекстное меню правой кнопкой мыши, и выбираем пункт «Копировать». Можно также на ленте нажать кнопку под таким же названием. Как альтернативный вариант, можно просто набрать на клавиатуре сочетание клавиш Ctrl+C.
После того, как таблица скопирована, открываем программу Microsoft Word. Это может быть как совершенно пустой документ, так и документ с уже набранным текстом, куда следует вставить таблицу. Выбираем место для вставки, кликаем правой кнопкой мыши по месту, куда собираемся вставить таблицу. В появившемся контекстном меню, выбираем пункт в параметрах вставки «Сохранить исходное форматирование». Но, как и при копировании, вставку можно произвести, нажав на соответствующую кнопку на ленте. Эта кнопка имеет название «Вставить», и расположена в самом начале ленты. Также, есть способ вставить из буфера обмена таблицу, просто набрав сочетание клавиш на клавиатуре Ctrl+V, а ещё лучше – Shift+Insert.
Недостатком данного способа является то, что если таблица слишком широкая, то она может не вписаться в границы листа. Поэтому, этот способ пригоден только для подходящих по размеру таблиц. В то же время, этот вариант хорош тем, что таблицу можно продолжать свободно редактировать как угодно, и вносить в неё изменения, даже после вставки в вордовский документ.
Копирование с помощью специальной вставки
Ещё одним способом, с помощью которого можно перенести таблицу из программы Microsoft Excel в Word, является специальная вставка.
Открываем таблицу в программе Microsoft Excel, и копируем её одним из тех способов, которые были указаны в предыдущем варианте переноса: через контекстное меню, через кнопку на ленте, или путём нажатия комбинации клавиш на клавиатуре Ctrl+C.
Затем, открываем вордовский документ в программе Microsoft Word. Выбираем место, где нужно вставить таблицу. Потом, жмем на значок выпадающего списка под кнопкой «Вставить» на ленте. В выпадающем меню выбираем пункт «Специальная вставка».
Открывается окно специальной вставки. Переставляем переключатель в положение «Связать», а из предложенных вариантов вставки выбираем пункт «Лист Microsoft Excel (объект)». Жмем на кнопку «OK».
После этого, таблица вставляется в документ Microsoft Word, как рисунок. Этот способ хорош тем, что даже если таблица широкая, она сжимается до размера страницы. К минусам данного способа относится то, что в Ворде редактировать таблицу не получится, так как она вставлена как изображение.
Вставка из файла
Третий способ вообще не предусматривает открытия файла в программе Microsoft Excel. Сразу запускаем Word. Прежде всего, нужно перейти во вкладку «Вставка». На ленте в блоке инструментов «Текст», кликаем по кнопке «Объект».
Открывается окно «Вставка объекта». Переходим во вкладку «Создание из фала», и жмем на кнопку «Обзор».
Открывается окно, где нужно найти тот файл в формате Excel, таблицу из которого вы хотите вставить. После того, как нашли файл, кликаем по нему, и жмем на кнопку «Вставить».
После этого, опять возвращаемся в окно «Вставка объекта». Как видим, адрес нужного файла уже занесен в соответствующую форму. Нам осталось только нажать на кнопку «OK».
После этого, таблица отображается в документе Microsoft Word.
Но, нужно учесть, что, как и в предыдущем случае, таблица вставляется, как изображение. Кроме того, в отличие от вышеописанных вариантов, все содержимое файла вставляется целиком. Нет возможности выделения конкретной таблицы или диапазона. Поэтому, если в файле Excel есть что-то такое, кроме таблицы, что вы не хотите видеть после переноса в вордовский формат, нужно эти элементы подкорректировать или удалить в приложении Microsoft Excel, прежде, чем начать конвертировать таблицу.
Мы разобрали различные способы переноса таблицы из файла Excel в документ Word. Как видим, существует довольно много различных способов, хоть не все из них удобны, а другие ограничены по возможностям. Поэтому, прежде чем выбрать конкретный вариант, нужно определиться, для чего вам нужна перенесенная таблица, планируете ли вы её редактировать уже в Ворде, и другие нюансы. Если вы хотите просто распечатать документ со вставленной таблицей, то для этого вполне сгодится и вставка в виде изображения. Но, если планируется изменение данных в таблице уже в вордовском документе, то в таком случае, однозначно нужно переносить таблицу в редактируемом виде.
Порой, пользователю необходимо перенести не только текст из другого файла в вордовский документ, но и графический объект. Это может быть график, изображение или даже таблица. Именно поэтому в нашей статье мы разберем несколько способов, как перенести таблицу из Excel в Word.
В чем заключаются сложности в переносе таблицы? Первая сложность – это изменение форматирование таблицы при переносе. Проще говоря, при копировании объекта сдвигаются столбцы и строчки, из-за чего таблица теряет свой внешний вид и это приносит пользователю массу неудобств.
Как перенести таблицу из Excel в Word: способ № 1
Разберем пример, в котором у нас есть таблица с тремя столбцами и пятью строками, с установленными границами.
Для начала выделяем графический объект. Для этого пользователю необходимо нажать кнопку «Копировать» на панели инструментов в главном меню. Либо воспользоваться комбинацией клавиш Ctrl + C. Можно копировать объект и иным способов: просто щелкнуть по выделенной таблице правой кнопкой мышки, а затем нажать «копировать».
После этого открываем вордовский документ, куда требуется поместить экселевскую таблицу. Затем на панели инструментов выбираем раздел под названием «Вставка». Пользователь должен выбрать пункт «Специальная вставка». Пользователю необходимо задать ее параметры. «Связать» — «Лист Microsoft Office Excel». В конце нажимаем кнопку ОК.
Однако, несмотря на свою простоту, этот вариант работы несет в себе несколько недостатков. Во-первых, таблица будет вставлена в документ как графический объект, поэтому редактировать ее у пользователя не получится. Во-вторых, если таблица имеет широкий формат, она может выйти за поля вордовской страницы.
Способ № 2
Для начала пользователь должен выделить таблице, размещенную в MS Excel. Ее необходимо копировать. Как именно – мы уже написали выше. Далее открываем вордовский документ и нажимаем пункт «Вставить». Вставить таблицу возможно и при помощи одновременного нажатия двух клавиш «Shift + Ins».
Воспользовавшись таким способом перемещения таблицы, пользователь может редактировать таблицу, менять ее значения, границы и шрифт. Имеет такой способ и недостаток: таблицы широкого формата могут выходить за пределы листа вордовского документа.
Как перенести таблицу из Excel в Word: способ № 3
Для того, чтобы воспользоваться третьим способом перемещения таблицы пользователю нужно выполнить следующий алгоритм действий:
Таблица, которая появится в вордовском документе, будет представлена в виде графического объекта. Редактировать ее будет невозможно.
Вставляем таблицу в Ворд 2010 года
Для начала необходимо выбрать таблицу в Excel, которую требуется поместить в документ Ворд. Ее необходимо выделить: или при помощи мышки, или при помощи комбинации клавиш (Ctrl + C). Далее пользователю необходимо перейти в вордовский документ, где требуется постановка таблицы. Устанавливаем курсор, а затем выбираем на панели инструментов пункт «Файл», затем – «Вставить». После чего, в «Параметры вставки», необходимо выбрать пункт «Связать и использовать конечные стили». После чего в документе Ворд разместиться таблица.
Вставляем таблицу в Ворд 2007 года
Первые шаги в данном способе также заключаются в копировании экселевской таблицы. После чего необходимо перейти в документ Word. Далее заходим на панель инструментов: пункт «Главная», затем «Вставить», после выбираем пункт «Специальная вставка». Затем в появившемся окне пользователь должен будет установить переключатель на пункт под названием «Связать». В окошке «Как» необходимо будет выбрать объект лист Эксель. Завершаем работу нажатием кнопки ОК. В Ворде 2003 года заходим в «Правку» и выбираем пункт «Вставить». Таблица будет вставлена в вордовский документ.
Сегодня каждый знает, что Microsoft Excel – это самая лучшая и удобная многофункциональная программа для работы с таблицами. Очень сложно будет повторить те же самые действия в текстовом редакторе. Но как совместить работу этих двух приложений? В данной инструкции мы расскажем, как из Excel перенести таблицу в Word и рассмотрим несколько основных методов сделать это.
Итак, приступаем к делу.
- Для начала создадим какую-нибудь таблицу в Экселе.
- Теперь необходимо выделить всю таблицу целиком.
Копирование таблицей
После этого у нас есть три варианта:
- Нажимаете на горячие клавиши Ctrl +C или делаете правый клик мыши и в контекстном меню выбираете пункт «Копировать».
- Кликаете на иконку «Копировать» на главной панели инструментов.
Во всех описанных выше методах мы скопируем объект с сохранением свойств таблицы. То есть, мы сможем в дальнейшем редактировать данную таблицу, после того как вставим в вордовский документ.
Копировать как рисунок
Но если в третьем способе нажать не на кнопку, а на «треугольник» рядом, то можно увидеть дополнительное меню. В нем нужно выбрать второй пункт.
Вставка в Word
Не важно в каком формате вы скопировали содержимое таблицы – перенести всё это в документ можно следующими способами:
- Нажмите на горячие клавиши Ctrl +V . В результате этого вы увидите следующее.
При этом будут доступны все функции для изменения содержимого и формата данных.
- Откройте редактор Word и кликните на кнопку «Вставить» на главной панели инструментов.
В результате этого таблица вставится автоматически.
Но если нажать не на кнопку, а не «треугольник» под ней, то вы увидите несколько различных вариантов.
Рассмотрим их более внимательно (при наведении на каждую иконку у вас появится возможность предварительного просмотра):
- с сохранением исходного форматирования;
- использовать стили конечного фрагмента;
- связать и сохранить исходное форматирование;
- связать и использовать конечные стили;
- рисунок;
- сохранить только текст.
После того как вы скопируете таблицу (не в виде изображения), перейдите в Ворде на вкладку «Главная», затем кликните на «треугольник» под кнопкой «Вставить» и выберите пункт «Специальная вставка».
После этого вам предложат следующие варианты:
- лист Microsoft Excel (вставка произойдет в виде рисунка, то есть редактировать таблицу вы больше не сможете);
- текст в формате RTF (всё вставится в неизменном виде);
- неформатированный текст (от таблицы ничего не останется);
- точечный рисунок (вы получите изображение, как и в первом пункте, но его внешний вид будет намного красивее и аккуратнее);
- метафайл Windows (практически такая же картинка, как и в первом случае, но с более аккуратными границами);
- формат HTML (обычная таблица, которую можно создать языком гипертекстовой разметки, то есть различные визуальные эффекты от Microsoft Excel пропадут);
- текст в кодировке Юникод.
Вставка из файла
В программе Microsoft Word существует возможность импорта различных файлов. Для этого переходим на вкладку «Вставка», нажимаем на кнопку «Текст» и выбираем пункт «Объект».
В появившемся окне переходим на вкладку «Создание из файла» и кликаем на кнопку «Обзор».
После этого указываем файл и нажимаем на кнопку «Вставить».
Путь подставится автоматически, нажимаем на «OK».
В результате этого вы увидите следующий результат.
Обратите внимание на то, что таблица вставилась в виде картинки. Более того, всё то что было выше и левее нее так же попало в наш документ. То есть вставка происходит от 1 ячейки и до последней, где есть хоть какая-то информация.
Экспорт таблицы из Excel
Для того чтобы использовать этот вариант, нужно сделать следующие шаги.
- Откройте Эксель и нажмите на вкладку «Файл».
- В появившемся меню перейдите в раздел «Экспорт».
- Здесь вы сможете:
- создать файл PDF;
- создать документ PDF/XPS;
- изменить тип файла.
- Если выбрать последний пункт, то увидите следующее (вам будут предложены различные форматы документов).
- При нажатии на кнопку «Сохранить как», вы можете выбрать еще большее количество форматов.
Возможные проблемы
Иногда бывает так, что пользователь пытается вставить таблицу, размерами намного шире, чем страница документа. В этом случае вы увидите искажение данных и всё оформление принимает нечитабельный вид. Либо правая часть информации исчезает из поля видимости.
В этом случае у вас есть несколько вариантов:
- Никогда так не делать.
- Уменьшить поля документа.
Для этого нужно перейти на вкладку «Главная», кликнуть на кнопку «Поля» и выбрать пункт «Узкие».
Если и этого будет недостаточно, то попробуйте выбрать пункт «Настраиваемые поля».
Уменьшите эти значения до 0,5 сантиметров.
После нажатия на кнопку «OK» вы увидите ошибку о том, что поля лежат вне области печати. Кликните на «Исправить».
После этого редактор Word автоматически подставит нужный минимальный размер. Для завершения нажмите на кнопку «OK».
- Но если и этого будет недостаточно, остается только один вариант. Для того чтобы изменить ориентацию документа, необходимо перейти на вкладку «Макет», кликнуть на кнопку «Ориентация» и выбрать пункт «Альбомная».
Теперь всё идеально умещается.
Заключение
В данной статье были рассмотрены различные варианты переноса таблиц из программы Excel в редактор Word. Обратите внимание на то, что для каждой конкретной цели существует свой готовый способ, то есть обычное сочетание клавиш Ctrl +C и Ctrl +V не всегда будет являться самым оптимальным методом.
Кроме того, некоторые пункты меню могут меняться в зависимости от того, что находится в буфере обмена.
Видеоинструкция
Для тех, у кого остались какие-нибудь вопросы, ниже приводится видеоролик с дополнительными комментариями к описанным выше инструкциям.
