При заполнении ячеек данными, часто необходимо ограничить возможность ввода определенным списком значений. Например, имеется ячейка, куда пользователь должен внести название департамента, указав где он работает. Логично, предварительно создать список департаментов организации и позволить пользователю лишь выбирать значения из этого списка. Этот подход поможет ускорить процесс ввода и уменьшить количество опечаток.
Выпадающий список можно создать с помощью
В этой статье создадим Выпадающий список с помощью () с типом данных Список .
Выпадающий список можно сформировать по разному.
А. Простейший выпадающий список - ввод элементов списка непосредственно в поле Источник
Предположим, в ячейке B 1 необходимо создать выпадающий список для ввода единиц измерений. Выделим ячейку B 1 и вызовем Проверку данных.
Если в поле Источник указать через точку с запятой единицы измерения шт;кг;кв.м;куб.м , то выбор будет ограничен этими четырьмя значениями.
Теперь смотрим, что получилось. Выделим ячейку B 1 . При выделении ячейки справа от ячейки появляется квадратная кнопка со стрелкой для выбора элементов из выпадающего списка .
Недостатки
этого подхода: элементы списка легко потерять (например, удалив строку или столбец, содержащие ячейку B
1
); не удобно вводить большое количество элементов. Подход годится для маленьких (3-5 значений) неизменных списков.
Преимущество
: быстрота создания списка.
Б. Ввод элементов списка в диапазон (на том же листе, что и выпадающий список)
Элементы для выпадающего списка можно разместить в диапазоне на листе EXCEL, а затем в поле Источник инструмента указать ссылку на этот диапазон.
Предположим, что элементы списка шт;кг;кв.м;куб.м введены в ячейки диапазона A 1: A 4 , тогда поле Источник будет содержать =лист1!$A$1:$A$4
Преимущество
: наглядность перечня элементов и простота его модификации. Подход годится для редко изменяющихся списков.
Недостатки
: если добавляются новые элементы, то приходится вручную изменять ссылку на диапазон. Правда, в качестве источника можно определить сразу более широкий диапазон, например, A
1:
A
100
. Но, тогда выпадающий список может содержать пустые строки (если, например, часть элементов была удалена или список только что был создан). Чтобы пустые строки исчезли необходимо сохранить файл.
Второй недостаток: диапазон источника должен располагаться на том же листе, что и выпадающий список , т.к. для правил нельзя использовать ссылки на другие листы или книги (это справедливо для EXCEL 2007 и более ранних).
Избавимся сначала от второго недостатка – разместим перечень элементов выпадающего списка на другом листе.
B. Ввод элементов списка в диапазон (на любом листе)
Ввод элементов списка в диапазон ячеек, находящегося в другой книге
Если необходимо перенести диапазон с элементами выпадающего списка в другую книгу (например, в книгу Источник. xlsx ), то нужно сделать следующее:
- в книге Источник. xlsx создайте необходимый перечень элементов;
- в книге Источник.xlsx диапазону ячеек содержащему перечень элементов присвойте , например СписокВнеш;
- откройте книгу, в которой предполагается разместить ячейки с выпадающим списком;
- выделите нужный диапазон ячеек, вызовите инструмент , в поле Источник укажите =ДВССЫЛ("[Источник.xlsx]лист1!СписокВнеш") ;
При работе с перечнем элементов, расположенным в другой книге, файл Источник .xlsx должен быть открыт и находиться в той же папке, иначе необходимо указывать полный путь к файлу. Вообще ссылок на другие листы лучше избегать или использовать Личную книгу макросов Personal.xlsx или Надстройки .
Если нет желания присваивать имя диапазону в файле Источник.xlsx , то формулу нужно изменить на =ДВССЫЛ("[Источник.xlsx]лист1!$A$1:$A$4")
СОВЕТ:
Если на листе много ячеек с правилами Проверки данных
, то можно использовать инструмент (Главная/ Найти и выделить/ Выделение группы ячеек
). Опция Проверка данных
этого инструмента позволяет выделить ячейки, для которых проводится проверка допустимости данных (заданная с помощью команды Данные/ Работа с данными/ Проверка данных
). При выборе переключателя Всех
будут выделены все такие ячейки. При выборе опции Этих
же
выделяются только те ячейки, для которых установлены те же правила проверки данных, что и для активной ячейки.
Примечание
:
Если выпадающий список
содержит более 25-30 значений, то работать с ним становится неудобно. Выпадающий список
одновременно отображает только 8 элементов, а чтобы увидеть остальные, нужно пользоваться полосой прокрутки, что не всегда удобно.
В EXCEL не предусмотрена регулировка размера шрифта Выпадающего списка . При большом количестве элементов имеет смысл список элементов и использовать дополнительную классификацию элементов (т.е. один выпадающий список разбить на 2 и более).
Например, чтобы эффективно работать со списком сотрудников насчитывающем более 300 сотрудников, то его следует сначала отсортировать в алфавитном порядке. Затем создать выпадающий список , содержащий буквы алфавита. Второй выпадающий список должен содержать только те фамилии, которые начинаются с буквы, выбранной первым списком. Для решения такой задачи может быть использована структура или .
Чтобы упростить работу пользователей с листом, добавьте в ячейки раскрывающиеся списки, в которых можно выбрать нужный элемент.
Выделите на листе ячейку, в которую требуется поместить раскрывающийся список.
На ленте откройте вкладку Данные и нажмите кнопку Проверка данных .
Примечание: Если кнопка Проверка данных недоступна, возможно, лист защищен или является общим. Разблокируйте определенные области защищенной книги или отмените общий доступ к листу, а затем повторите шаг 3.
На вкладке Параметры в поле Тип данных выберите пункт Список .
Щелкните поле Источник и выделите диапазон списка. В примере данные находятся на листе "Города" в диапазоне A2:A9. Обратите внимание на то, что строка заголовков отсутствует в диапазоне, так как она не является одним из вариантов, доступных для выбора.
Если можно оставить ячейку пустой, установите флажок Игнорировать пустые ячейки .
Установите флажок Список допустимых значений
Откройте вкладку Сообщение для ввода .
Откройте вкладку Сообщение об ошибке .
Не знаете, какой параметр выбрать в поле Вид ?
На новом листе введите данные, которые должны отображаться в раскрывающемся списке. Желательно, чтобы элементы списка содержались в таблице Excel . Если это не так, список можно быстро преобразовать в таблицу, выделив любую ячейку диапазона и нажав клавиши CTRL+T .
Примечания:
Работа с раскрывающимся списком
После того как вы создадите раскрывающийся список, убедитесь, что он работает так, как вам нужно. Например, может потребоваться проверить, нужно ли изменять ширину столбцов и высоту строк , чтобы отображались все записи.
Скачивание примеров
Предлагаем скачать образец книги с несколькими примерами проверки данных, аналогичными примеру в этой статье. Вы можете воспользоваться ими или создать собственные сценарии проверки данных. Скачать примеры проверки данных Excel
Ввод данных станет быстрее и точнее, если ограничить значения в ячейке вариантами из раскрывающегося списка.
Сначала создайте на листе список допустимых элементов, а затем выполните сортировку или расположите их в нужном порядке. В дальнейшем эти элементы могут служить источником для раскрывающегося списка данных. Если список небольшой, на него можно легко ссылаться и вводить элементы прямо в средстве проверки данных.
В данной статье рассмотрим, как создать раскрывающийся список в excel 2007. Возьмем пример, когда нам нужно в ячейке выбрать заданные значения от 1 до 5 из выпадающего списка. Создаем сам список и выделяем его левой кнопкой мыши. Кликаем правой кнопкой мыши в выделенной области и выбираем пункт Имя диапазона .
В открывшемся окошке в поле Имя вводим название нашего списка, назовем Значение . В поле Область из выпадающего списка выберем Книга (либо номер Листа к которому желаете применить список). Жмем Ок.
Так же, чтоб задать название списка, следует выделить имеющийся список и в поле имя ячейки внести, присвоить имя списка. Смотрим картинку ниже.
Список создан. Теперь применим этот список к ячейке.
Выделяем ячейку, к которой будет привязан список. В ленте переходим на вкладку Данные и в группе Работа с данными кликаем по кнопке Проверка данных . В следующем окошке во вкладке Параметры в поле Тип данных выбираем из списка пункт Список.
В поле Источник ставим знак «равно» и пишем название, которое присвоили списку. Список называется «Значение». Соответственно запись должна быть как показано на рисунке ниже.
Жмем Ок, и теперь получили ячейку с выпадающим списком. Как это выглядит, смотрим ниже на картинке. Когда щелкаем по ячейке, видим справа от нее квадратик с треугольничком вниз. Кликаем по квадратику и тем самым раскрываем список.
Можно создать , минуя присвоение названия списка. То есть:
- создаем сам список;
- переходим в Ленте на вкладку Данные , жмем кнопку Проверка данных;
- в открывшемся окошке, во вкладке Параметры в поле Тип данных выбираем Список;
- в поле Источник кликаем левой кнопкой мыши для активации данного поля. Далее выделяем ячейки образующие список;
- жмем Ок.
Все, раскрывающийся список в excel 2007 готов.
Для работы с большим количеством данных, проведения различных расчетов и оформления информации в виде таблиц пользователи в основном используют программу Excel. Для проведения расчетов и оформления все необходимые данные вводятся вручную в соответствующую ячейку на листе и для некоторого упрощения этого процесса можно сделать выпадающий список в Excel. Но его настройка также связана с первоначальным ручным вводом всех данных и далее мы более подробно рассмотрим, как сделать выпадающий список в Excel, причем, чтобы сам список допустимых значений находился на другом листе, не загромождая основной лист с данными.
Раскрывающийся список Excel создается в первую очередь для предотвращения ввода неверной информации, предоставляя для ввода только значения из созданного списка. Сделать выпадающий список в Экселе довольно просто. Самое сложное это подготовить полный список допустимых значений для ввода, оформив его в виде одного столбца или строки без пустых ячеек.
Рассмотрим для начала простой пример, как сделать выпадающий список в Excel 2010, создав список допустимых значений на том же листе. Для примера создадим список, в котором обозначен определенный диапазон чисел, ограничивающий устанавливаемые числа в необходимой нам ячейке. После этого устанавливаем курсор в том месте, где должен быть раскрывающийся список Excel, и переходим на вкладку «Данные» , где в секторе «Работа с данными» находим пункт «Проверка данных» . Если вы нажмете на стрелочку, появится дополнительное меню, в котором есть такой же пункт «Проверка данных» .
После выбора этого пункта появляется окошко, в котором необходимо настроить проверку вводимых данных в закладке «Параметры» . Для этого в графе «Тип данных:» выбираем «Список» , и нажав на соответствующий значок в графе «Источник:» , выделяем диапазон ячеек с нашим подготовленным списком допустимых значений. После этого при активации выбранной нами ячейки будет появляться стрелка, при нажатии на которую появляется список допустимых значений, которые можно выбрать.
При желании можно также настроить различные подсказки, что именно указывается в ячейке с выпадающим списком. При настройке выпадающего списка в Экселе доступно два пункта «Заголовок:» и «Сообщение:» , которые можно ввести в закладке «Сообщение для ввода» после выбора в меню пункта «Проверка данных» .
Теперь рассмотрим, как сделать выпадающий список в Excel 2010, если список допустимых значений для ввода расположен на другом листе этого же документа Эксель. На самом деле все очень просто. Проделываем все то же самое, как описано выше, и когда доходим до выбора источника данных, просто переходим на необходимый лист и выделяем диапазон ячеек.
Есть и более замороченный способ. Диапазону ячеек на другом листе можно присвоить имя. Для этого их выделяем, переходим на вкладку «Формулы» и выбираем «Присвоить имя» . Теперь для выбора диапазона допустимых значений достаточно указать имя диапазона ячеек после знака равенства.
Нужен для того, чтобы при заполнении легко и быстро выбирать нужное значение. Мы рассмотрим два способа создания раскрывающегося списка в Excel 2007 .
Первый способ самый простой, но и наименее пригодный к применению. Под столбцом с данными нужно нажать правой клавишей на ячейку правой клавишей мыши, и нажать на строку Выбрать из раскрывающегося списка . Затем выбираете нужное значение, нажимаете на него, и это значение появляется в ячейке. Данный способ действует только для ячейки непосредственно под списком, и список не должен содержать пустых ячеек.
Второй способ создания выпадающего списка в Excel более изящный и универсальный. Выделяете диапазон данных для выпадающего списка, затем нажимаете на пункт меню Формула — Диспетчер имен — Создать . Заполняете поле Имя , и копируете его (оно Вам понадобится позже). Имя должно начинаться с буквы или символа подчеркивания, и не должно содержать пробелов. Нажимаете ОК . Закрываете окно.
Затем выбираете ячейку, в которой будет выпадающий список Excel (можно сразу выделить несколько ячеек, если в них будут одинаковые выпадающие списки). После этого выбираете пункт меню Данные — Проверка данных
, затем в окошке Тип данных
выберите строку Список
, в поле Источник
поставьте знак равно, и без пробела вставьте то, что Вы копировали (значение поля Имя
). Не забудьте про знак =
, иначе ничего не получится. Выглядит надпись в поле Источник
примерно так: =Имя_диапазона
. Нажимаете ОК
.
Справа от ячейки появится значок выпадающего списка, в котором можно выбрать одно из значений. После выбора это значение появится в ячейке. Ячейку с выпадающим списком Excel можно сделать на другом листе, так, чтобы на одном листе были данные для списков, а на другом — ячейка с выпадающим списком, или несколько таких ячеек.
Это может быть опрос, тест, или анкета с заранее прописанными вариантами ответов. Можно, например, раздать файл Excel с анкетой группе людей, которых Вы хотите опросить, и получить назад уже файлы с ответами, или распечатанные ответы.
Для надежности можно лист с данными для выпадающих списков скрыть или защитить. Чтобы скрыть
лист Excel
, нажимаете на его название правой клавишей мыши, и выбираете Скрыть
. Чтобы отобразить скрытые листы, нажимаете на название любого открытого листа Excel правой клавишей мыши, и выбираете Отобразить
.
Чтобы защитить
лист Excel
, выбираете пункт меню Редактировать — Защитить лист
, и прописываете пароль и действия, которые разрешены для пользователей.
Чтобы удалить из ячейки выпадающий список, выделяете ячейку, выбираете в меню Данные — Проверка данных , и нажимаете на кнопку Очистить все .
