Эксель правила ввода данных в ячейку. Ввод символьных данных или текста. Ввод и редактирование данных

После сохранения рабочей книги можно вводить данные в ячейки электронной таблицы. Ввод данных в ячейки таблицы Excel 2007 осуществляется в три этапа. Первый этап - выделение ячейки. Второй этап - ввод данных с клавиатуры или из буфера обмена. Третий этап - подтверждение ввода данных нажатием клавиши Enter. К данным, которые можно вводить в ячейки рабочих листов, относятся: числа, даты, время, последовательные ряды данных, формулы и символьные данные (текст).

Обычно данные вводятся в ячейки электронных таблиц Excel 2007 в одном из числовых форматов. Если данные введены без учета формата ячейки, то им по умолчанию Excel 2007 присваивает формат - Общий.

Ввод символьных данных или текста

Ввести текст в ячейку можно двумя способами: набрать текст с клавиатуры или вставить с буфера обмена. Текст в ячейке выравнивается по левому краю. Если текст не помещается в ячейку, то он перемещается в следующую ячейку при условии, что она свободна. Чтобы поместить текст только в одной ячейки, необходимо увеличить ширину столбца или разрешить перенос по словам.

Ввод чисел

Числа в ячейке выравниваются по правому краю. Как правило, числа в ячейку вводятся в одном из встроенных форматов.

Ввод длинной последовательности значений или последовательных рядов данных

К операциям ввода длинной последовательности относятся: Автозаполнение и Заполнение ряда. Для применения автозаполнения надо ввести в ячейку первое значение из распознаваемой последовательности и выделить эту ячейку.

Затем подвести указатель мыши к маркеру заполнения (черный квадратик внизу слева выделенной ячейки), нажать левую кнопку мыши и удерживая ее протянуть вдоль строки или столбца, а затем отпустить кнопку мыши. В результате выделенная область заполнится данными. Например, январь, февраль, март, апрель (рис. 1).

Рис. 1.

Для заполнения ряда надо заполнить два значения ряда, затем выделить их и воспользуясь маркером заполнения расширить ряд.

Рис. 2.

После заполнения ряда, справа от ряда будет отображаться кнопка "Параметры автозаполнения" (рис. 3).

Рис. 3.

При щелчке на кнопке открывается список команд, которые можно выполнить над ячейками ряда: копирование ячейки; заполнить; заполнить только форматы и заполнить только значения.

Для заполнения ряда арифметической или геометрической прогрессией используется инструмент "Заполнить", который помещен в группе "Редактирование" на вкладке "Главная" (рисунок 3а).

Рис. 3а.

При щелчке на команде "Прогрессия..." откроется окно диалога "Прогрессия" (рисунок 3б).

Рис. 3б.

Установите требуемые параметры (расположение, тип, шаг и предельное значение) на нажмите кнопку ОК.

Редактирование в рабочей книге

К операциям редактирования относятся:

• редактирование данных в ячейках;
• перемещение и копирование ячеек и блоков ячеек;
• вставка и удаление ячеек, строк, столбцов, и листов;
• поиск и замена данных.

Для редактирования данных в ячейках необходимо дважды щелкнуть на редактируемой ячейки, и когда в ней будет отображаться курсор, выполнить требуемые операции.

Перемещение и копирование ячеек и блоков ячеек . При перемещении ячейки или блока ячеек надо выделить эту ячейку (блок ячеек) вокруг ее будет отображаться полужирная рамка. Необходимо отметить, что имя выделенной ячейки отображается в поле имени.

Затем подвести указатель мыши к маркеру ячейки и когда изображение указателя изменится с белого крестика на четырех направленную стрелку черного цвета, нажать левую кнопку мыши и, удерживая ее, переместить указатель мыши к требуемой ячейке. Для завершения операции надо отпустить кнопку мыши.

Вставка и удаление ячеек, строк и столбцов осуществляется несколькими способами. Первый - выделяем требуемые объекты, а затем щелкаем правой кнопкой мыши на выделенном объекте. Откроется контекстное меню, в котором выбираем операцию: Удалить или Вставить. При выборе операции "Удалить", откроется окно диалога "Удаление ячеек" (рис. 4).

Рис. 4.

Вставку и удаление ячеек, строк и столбцов можно выполнить и с помощью команд "Вставить", "Удалить" в группе "Ячейки" на вкладке "Главная" (рис. 5).

Рис. 5.

В рабочую книгу можно добавить электронные таблицы или удалить их. Вставка и удаление электронных таблиц осуществляется командами из контекстного меню (рис. 6) при щелчке правой кнопкой мыши на ярлычке листа. Кроме того, вставить рабочий лист можно щелкнув левой кнопкой на пиктограмме "Вставить лист", которая расположена справа от ярлычков рабочих листов.

Рис. 6.

Поиск и замена данных. Рабочий лист может содержать множество строк. Найти и при необходимости заменить данные в ячейках электронной таблицы можно с помощью окна диалога "Найти и заменить". Это окно диалога вызывается командой "Найти и выделить" в группе "Редактирование" на вкладке "Главная".

Лаб. Раб. №10

Создание и форматирование таблиц в MS Excel

1. Цель и содержание: научиться проводить основные операция с рабочими листам в MS Excel, содержащие экономические показатели и финансовые результаты деятельности предприятий; выполнять вычисления по заданным формулам с использованием табличного процессора.

Теоретическое обоснование

Excel – это программа обработки электронных таблиц. Она может быть использована для организации сложных расчетов, представления табличных данных в виде диаграмм, проведения сортировки и манипулирования большими объемами информации. Электронные таблицы предназначены для хранения и обработки информации, представленной в табличной форме - это двумерные массивы, состоящие из столбцов и строк. MS Excel позволяет автоматизировать обработку табличных данных . С помощью таблиц MS Excel можно выполнять различные экономические, бухгалтерские расчеты, строить разного рода диаграммы, проводить анализ, моделировать и оптимизировать решение различных производственных ситуаций и т.д.

2.1 Ключевые понятия электронных таблиц

Рабочая книга - является основным документом MS Excel. Она хранится в файле с расширением xlc. Каждая книга по умолчанию содержит 16 рабочих листов. Листы предназначены для создания и хранения таблиц, диаграмм, макросов. Лист рабочей книги Excel имеет матричную структуру. Имя столбца и номер строки, которым одновременно принадлежит ячейка, однозначно определяют ее адрес: А1 - адрес ячейки, находящейся в столбце А и первой строке. Ячейка является наименьшей структурной единицей для размещения данных внутри рабочего листа. Каждая ячейка может содержать данные в виде текста, числовых значений, формул или параметров форматирования. При вводе данных MS Excel автоматически распознает тип данных и определяет перечень операций, которые могут с ними производиться. Существует два способа записи адресов ячеек в таблице:

1) Указанием буквы столбца и номера строки таблицы, перед которым может записываться знак $, указывающий на абсолютную адресацию, например: C5, J$1 , $K$3. Этот способ используется по умолчанию и называется стилем А1.

2) Указанием номера строки и номера столбца, следующих после букв R и C, соответственно. Такой способ называется "R1C1".

Интерфейс MS Excel

Программу Microsoft Excel можно запустить тремя способами: с помощью меню ПУСКоперационной системы Windows; с помощью ярлыка Excel на рабочем столе Windows; через программу Проводник Windows. Вид главного окна Excel, которое показывается пользователю непосредственно после запуска программы, представлен на рис. 1.1.

Структура окна Excel состоит из следующих элементов.

Строка заголовка – верхняя строка экрана; в этой строке находится имя приложения - Microsoft Excel, а за ним имя рабочей книги – Книга 1. Число 1 указывает на то, что Excel может работать с несколькими рабочими книгами.

Среди основных интерфейсных элементов окна могут быть названы:

- Строка меню и расположенные на ней меню основных режимов (иерархические раскрывающиеся списки). Строка меню находится под строкой заголовка. В строке меню перечислены команды: Файл, Правка, Вид, Вставка, Формат, Сервис, Данные, Окно, Справка. Каждая команда объединяет набор подкоманд, имеющих общую функциональную направленность.

- Панель инструментов , содержащая значки, кнопки, раскрывающиеся списки, благодаря которым возможен быстрый доступ к часто используемым командам и настройкам. По умолчанию, если не сделано определенных установок, Excel выводит на экран панели Стандартная и Форматирование . Панель инструментов Стандартная содержит кнопки со значками. Значки – это команды, которые можно найти и в меню. Для быстрого доступа к часто используемым командам удобно пользоваться панелью инструментов.

Панель инструментов Форматирование содержит сокращенные обозначения самых употребительных операций, выполняемых при оформлении текста.

Рисунок 1 Стандартный вид окна электронной таблицы

Чтобы узнать название кнопки или пиктограммы, нужно подвести к ней указатель мыши - Excel выдаст подсказку. Чтобы вывести на экран дополнительные панели инструментов, нужно воспользоваться командой ВИД>Панели инструментов, где выбрать необходимую панель. Или вызвать список панелей инструментов с помощью контекстно-зависимого меню.

Строка ввода данных. В программе Excel строка ввода данных называется строка формул . Строка формул находится под панелью Форматирование и используется для ввода и редактирования данных в ячейке таблицы. В ней отображается содержимое активной ячейки. Строка состояния - отображает сведения о выбранной команде или выполняемой операции, а также справочную информацию о включенных функциональных клавишах.

Многие операции в Excel (например, удаление, вставка, копирование) выполняются с помощью Контекстно-зависимого меню , которое может быть вызвано щелчком правой клавиши мыши на активном объекте.

Перемещение по листу

В каждый конкретный момент нам визуально может быть доступна лишь некоторая часть данных электронной таблицы. В связи с этим особое значение приобретают навигационные возможности программы.

Перемещаться по листу рабочей книги можно с помощью: клавиатуры (стрелки управления курсором); мыши (полосы прокрутки); команды меню ПРАВКА>Перейти. В диалоговом окне Переход в поле Ссылка указать адрес нужной ячейки, чтобы перейти к определенной ячейке нужного рабочего листа. Основные возможности по перемещению внутри отдельного листа описаны в таблице 1.

Для перемещения между листами рабочей книги можно либо воспользоваться кнопками навигации, либо непосредственно выбрать с помощью мыши ярлычок нужного листа.

Таблица 1

Перемещение по рабочему листу. Активной ячейкой называется ячейка, в которую вводится информация (текст, число, формула). Активную ячейку можно изменить, для этого: передвинуть указатель мыши в ячейку, которая должна быть активной, и щелкнуть по ней мышью; либо выбрать в меню команду ПРАВКА>Перейти.

Выделение столбца – осуществляется щелчком мыши по имени столбца. Выделение строки – осуществляется щелчком мыши по номеру строки. Выделение нескольких ячеек: для того чтобы выделить смежные ячейки , удерживая левую клавишу мыши, переместите указатель мыши из одного угла диапазона в другой; для выделения несмежных ячеек выделите первую ячейку или первый диапазон ячеек, а затем, удерживая нажатой клавишу Ctrl , последовательно выделите остальные ячейки или диапазоны.

Для выделения всей таблицы – нажмите кнопку, находящуюся на пересечении заголовков строк и столбцов.

Технология ввода данных в MS Excel

Ячейка предназначена для того, чтобы хранить различные значения различных типов. Она имеет уникальный адрес, может иметь имя, может иметь и менять значения.

Интервал (блок, диапазон) ячеек - прямоугольная область смежных или несмежных ячеек. Он задается указанием адреса верхней левой и правой нижней ячеек, разделенных символом двоеточие. Например: A2:G4 .

Примечание: выделение несмежного диапазона ячеек производится с помощью мыши при нажатой клавише Ctrl.

Ячейки имеют заданный формат, который можно установить с помощью команды ФОРМАТ>Ячейки (рис. 2). Эта команда имеет несколько вкладок. В ячейки можно вводить данные различных типов: текст, числа, даты, время, формулы (которые могут включать в себя числа, знаки арифметических, логических или других действий, производимых с данными из других ячеек, адреса ячеек или их имена, имена встроенных функций). Текст по умолчанию выравнивается по левому краю, а числа - по правому.

Ввод данных – одна из основных операций при работе с электронной таблицей. Каждая ячейка таблицы может быть заполнена данными, имеющими различный характер: число, текст, формула .

Рисунок 2. Управление форматом ячеек

Для ввода данных в ячейку таблицы необходимо выполнить следующее: активизировать ячейку; ввести данные (текст, число, формулы), используя клавиатуру; подтвердить ввод: нажав клавишу ввода Enter ; нажав кнопку перед Строкой формул ; щелчком мыши на другой ячейке; выйдя из текущей ячейки с помощью клавиш управления курсором.

Ввод чисел . Excel интерпретирует введённое содержимое ячейки в качестве числового значения, если оно состоит только из цифр. В числовых значениях можно использовать некоторые специальные символы: «-» - ввод отрицательного числа. Если числовое значение при вводе заключено в круглые скобки, программа автоматически преобразует его в отрицательное число; «+» - при вводе положительных чисел этот знак опускается; «,» - если перед числом или в числе введена одна запятая, то программа воспримет её в качестве десятичной запятой; «%» - при вводе числа ячейке можно присвоить процентный формат. Для этого после числа необходимо указать символ процента. При выполнении вычислений Excelразделит отображённое в ячейке значение на 100; «р.» - при вводе числа ячейке можно присвоить денежный формат. Для этого после числа указывается символ денежной единицы. При правильном вводе символа в числовом значении Excel выравнивает его по правому краю ячейки.

Ввод текста . Любые вводимые данные, которые программа не воспринимает в качестве числового значения, значения даты, времени и в качестве формулы интерпретируется программой, как текст. Текст, в отличие от чисел, изображается выровненным по левому краю. Длинный текст можно разбить в ячейке на несколько строк, задавая нажатием сочетания клавиш Alt + Enter переход к новой строке.

В Excel существует несколько способов, которые позволяют упростить и ускорить процесс ввода данных : повторный ввод (копирование) уже существующих данных; автозаполнение; ввод прогрессий.

Для копирования данных следует: выделить ячейку; подвести указатель мыши к маркеру автозаполнения (знак «+») и перетащить рамку выделения по всем тем ячейкам, в которые вы хотите скопировать данные.

Аналогичного результата можно добиться, если воспользоваться командой ПРАВКА>Заполнить и указать направление копирования.

Автозаполнение - заполняет выделенные ячейки выбранными (либо созданными дополнительно) последовательностями.

Функция ввода прогрессий позволяет оперативно создавать последовательности из возрастающих (убывающих) по арифметическому или геометрическому закону чисел, дат и т.п. Для создания прогрессии необходимо: ввести значение первого элемента прогрессии в выбранную базовую ячейку; выделить блок ячеек, которые должны будут занять члены прогрессии (либо в дальнейшем придется указать значение последнего элемента); выполнить команду ПРАВКА>Заполнить> Прогрессия ; в появившемся диалоговом окне Прогрессия указать тип и параметры формируемой последовательности значений.

Исправление содержимого ячейки. До подтверждения ввода данных: используя клавишу Backspace; используя клавишу Del; кнопкой – отмена.

Подтвержденные данные, активизировав ячейку далее необходимо: нажать клавишу F2 и произвести исправления непосредственно в ячейке; установить курсор мыши вСтроке формул и произвести исправления.

Удаление содержимого ячейки. Ячейка на экране имеет несколько уровней: Изображение , Формат , Формула , Имя .Для удаления содержимого ячейки необходимо: выполнить команду ПРАВКА> Очистить , а затем выбрать один из уровней; использовать клавишу Del ; с помощью команды контекстного меню Очистить содержимое .

Для удаления строки / столбца : выполнить команду ПРАВКА>Удалить; с помощью команды контекстного меню Удалить .

Копирование данных. При необходимости содержимое ячейки можно скопировать и вставить в другое место. Для этого нужно активизировать ячейку, скопировать ее в буфер обмена, затем выделить область (ячейку или диапазон ячеек) для вставки и вставить содержимое буфера обмена. Существует несколько способов копирования и вставки: через команды меню ПРАВКА>Копировать , затем ПРАВКА>Вставить ; через команды контекстного меню Копировать и Вставить ; используя соответствующие кнопки на панели инструментов; метод перетаскивания : курсор мыши подвести под нижний правый угол ячейки, при этом курсор изменит свою форму (+), удерживая левую клавишу мыши, перевести курсор мыши на рядом стоящие ячейки и отпустить клавишу мыши.

Формулы

Формула - это выражение, состоящее из операндов, которое используется для выполнения вычислений над имеющимися данными. Каждая формула начинается с символа равно «=». В качестве операндов могут быть: числа, логические значения, ссылки на адреса ячеек (диапазон ячеек), встроенные функции, которые соединяются с помощью символов операций – сложение, вычитание, умножение, деление, возведение в степень. Сама формула – это тоже значение (результат вычислений), которое хранится в ячейке рабочего листа.

Основные операторы в формулах и их иерархия описаны в таблице 2. Excel выполняет вычисления последовательно, в зависимости от их иерархии. Если формула содержит несколько операторов с одинаковым уровнем приоритета, они будут обработаны слева направо. Если последовательность вычислений, определяемая приоритетами используемых в формуле операторов, должна быть изменена, то нужно использовать круглые скобки. Представленные в скобках выражения будут обработаны в первую очередь.

Таблица 2. ОПЕРАТОРЫ В ФОРМУЛАХ И ИХ ИЕРАРХИЯ

Если формула содержит несколько операторов, то они будут обработаны в следующей последовательности: знак отрицательного числа (-); оператор определения процента (%); возведение в степень (^); умножение и деление (*,/); сложение и вычитание (+,-); объединение текста (&).

Ввод формул. Технические возможности Excel позволяют создавать достаточно сложные формулы. С помощью формул можно выполнять вычисление и анализ данных рабочего листа. Любой ввод данных, начинающийся со знака «=», интерпретируется Excel как формула. В строке формул ввода отображается сама формула, а в ячейке виден результат вычисления. Формулы практически всегда содержат ссылки на ячейки, содержимое которых используются в вычислениях. В формуле могут использоваться имена диапазонов ячеек или заголовки.

2.2.4 Оформление рабочего листа

Шрифты .Различные виды и размеры шрифта, предлагаемые Excel, позволяют эффективно оформить таблицу. Существует несколько способов выбора шрифта. выбрать команду ФОРМАТ>Ячейки> Шрифт; выполнив команду контекстно-зависимого меню Формат ячеек> Шрифт ; воспользовавшись кнопками панели инструментовФОРМАТ> Шрифт иРазмер.

Форматирование. Выравнивание содержимого ячейки или ячеек по левому краю, по правому краю, по центру и т.д. выполняется с помощью соответствующих кнопок панели инструментов ФОРМАТ или с помощью закладки Выравнивание диалогового окна Формат .

Выбор цветов позволяет получить большую наглядность при работе с таблицей. Для выбора и установки цвета необходимо выбрать закладку Вид диалогового окна Формат

Обрамление .С целью выделения отдельных элементов таблицы (заголовок, столбцов, строк, ячеек) используется обрамление. Для установки границ диапазона необходимо выбрать закладку Граница диалогового окна Формат или соответствующие кнопки панели инструментов.

- 2.2.5 Завершение работы приложения. Чтобы корректно завершить работу с Excel также существует несколько способов: с помощью команды ФАЙЛ>Выход ; щелчком на кнопке Закрыть или выполнив команду ФАЙЛ>Закрыть.

Если была открыта электронная таблица и в неё вносили изменения, Microsoft Excel при выходе сохранит их автоматически, однако, если эти операции затронули структуру каких-либо объектов таблицы, программа дополнительно запросит подтверждение для всех внесённых изменений.

Похожая информация.

ВВОД И РЕДАКТИРОВАНИЕ ДАННЫХ В MICROSOFT EXCEL

1. Ввод данных

Все данные, которые вводятся в таблицу Microsoft Excel, размещаются и хранятся в ячейках. Каждая ячейка может вместить до 255 символов. В Excel используется два типа данных: константы и формулы. Константы включают в себя текст, числовые значения, включая дату и время, которые при вводе отображаются в ячейке таблицы и области ввода строки формул (рис. 1). Причем в одной ячейке может находиться либо число, либо текст, но не число и текст вместе. Формулы задают алгоритм вычислений, результаты которых отображаются в ячейках, а сама же формула, по которой происходит вычисление результата, – в области ввода строки формул (рис. 2).

Рис. 1. Константа в ячейке таблицы.

Рис. 2. Отображение формулы в таблице.

Чтобы ввести данные в ячейку надо выделить ее, а затем начать ввод, нажимая необходимые символы на клавиатуре. Причем, ввод десятичных дробей осуществляется со знаком «запятая» между целой и дробной частями числа.

Данные можно вводить непосредственно в ячейку рабочего листа или в область ввода строки формул. При этом вводимая информация отображается одновременно в этих двух местах. Для завершения ввода данных в ячейку следует выполнить одно из действий:

1) нажать клавиши Enter или Tab;

2) щелкнуть на кнопке ввода строки формул;

3) нажать одну из клавиш управления курсором.

По умолчанию Microsoft Excel задает одинаковую ширину всех столбцов таблицы. Поэтому при вводе больших чисел и длинного текста последние символы либо "исчезают" (если соседняя ячейка заполнена) (ячейка В13 на рис. 3), или "наползают" на соседнюю ячейку (если она пуста) (ячейка Е6 на рис. 3). Но при этом введенное данное находится в ячейке и полностью отображается в строке формул. В таких случаях следует изменить ширину столбца (высоту строки) автоматически или вручную.

Кроме того, в ячейке могут отобразится данные #####, если она содержит число, которое не помещается в столбце. Чтобы увидеть это число, надо увеличить ширину столбца.

Рис. 3. Отображение "длинных" данных в таблице.

Для автоматического изменения ширины столбца необходимо поместить указатель мыши на правую границу заголовка столбца так, чтобы он принял вид крестика с двунаправленной стрелкой, и дважды щелкнуть левой кнопкой мыши.

Для изменения ширины столбца (высоты строки) вручную необходимо поместить указатель мыши на правую границу заголовка столбца (нижнюю границу заголовка строки) так, чтобы он принял вид крестика с двунаправленной стрелкой (рис. 4) и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, перетащить правую границу заголовка столбца (нижнюю границу заголовка строки) на новое место.

Рис. 4. Изменение ширины столбца вручную.

При этом во всплывающей подсказке будет выводиться

устанавливаемая ширина столбца. Она показывает среднее число знаков цифр 0-9, набранных шрифтом, установленным по умолчанию, которое помещается в ячейке, а также ширину столбца в пикселях).

Для того чтобы изменить ширину сразу нескольких столбцов надо выделить столбцы, ширину которых требуется изменить, а затем перетащить правую границу заголовка любого выделенного столбца. Аналогичным образом можно изменить высоту сразу нескольких строк.

2. Ускоренный ввод данных

В Microsoft Excel ввод данных можно облегчить с помощью средств Автозавершение, Выбор из списка и Автозаполнение, а также используя маркер заполнения.

Средство Автозавершение завершает ввод текстовых данных вместо пользователя. По мере ввода символов в ячейку Автозавершение проверяет все ячейки столбца, начиная с текущей и заканчивая первой пустой ячейкой. Если

оно обнаружит в столбце элемент данных, начинающийся с введенных символов, то оставшиеся символы будут введены автоматически по найденному образцу.

Предположим, что в столбце есть последовательность текстовых данных, например названия городов: Киев, Кишинев, Кисловодск. Первые две буквы у них одинаковые. При вводе в новую ячейку столбца первых трех букв Киш средство Автозавершение вставит слово Кишинев (рис. 5). Если надо ввести другое слово, то нужно продолжить ввод оставшихся символов. Если надо ввести именно слово Кишинев, нужно нажать Enter. Средство Автозавершение очень облегчает ввод больших массивов текстовых данных, особенно в случаях, когда различия в словах начинаются со второй или третьей буквы.

Рис. 5. Средство Автозавершение.

Средство Автозавершение не работает с числовыми значениями.

Средство Выбор из списка применяется, если пользователь знает, что необходимый текст уже введен в одну из ячеек данного столбца. Для этого достаточно щелкнуть правой кнопкой мыши на активной ячейке и из контекстного меню выбрать пункт Выбрать из раскрывающегося списка. Под активной ячейкой раскроется список, в котором будут представлены все введенные в этот столбец текстовые данные (рис. 6). Пользователь должен щелкнуть левой кнопкой мыши на том элементе списка, который необходимо поместить в активную ячейку.

Рис. 5. Средство Выбор из списка.

Средство Выбор из списка, как и средство Автозавершение, работает

только с содержимым ячеек столбца неразделенных пустыми ячейками и не работает с числовыми значениями.

Для того чтобы заполнить ячейки строки или столбца повторяющимися значениями, можно воспользоваться заполнением с помощью маркера заполнения (черный квадрат в правом нижнем углу ячейки_ (рис. 7).

Рис. 7. Маркер заполнения.

Для этого необходимо выполнить следующие действия:

1) ввести в ячейку значение, которым требуется заполнить строку или столбец;

2) снова выделить эту ячейку;

3) подвести указатель мыши к маркеру заполнения, так чтобы указатель мыши принял вид черного крестика;

4) удерживая нажатой левую кнопку мыши, протащить указатель, принявший вид крестика, по нужным ячейкам строки (столбца) (рис. 8).

Для заполнения ячеек строки ли столбца последовательностью чисел, в которой каждое следующее число отличается от предыдущего на одно и то же значение (арифметической прогрессией) можно:

1) ввести в ячейку значение первого члена арифметической прогрессии;

2) ввести в соседнюю ячейку строки или столбца второй член арифметической прогрессии;

3) выделить обе ячейки;

4) удерживая левую кнопку мыши, протащить маркер заполнения вправо (если надо заполнить ячейки строки) или вниз (если нужно заполнить ячейки столбца) (рис. 9)

Рис. 9. Заполнение ячеек столбца значениями арифметической прогрессии с помощью маркера заполнения.

Также для задания прогрессии, можно воспользоваться кнопкой Заполнить группы Редактирование вкладки Главная и в появившемся диалоговом окне Прогрессия задать параметры для арифметической или геометрической прогрессии.

Microsoft Excel позволяет вводить в таблицу часто повторяющиеся списки с помощью средства Автозаполнение . После установки Microsoft Excel уже содержит списки дней недели и месяцев. В одних из них их элементами являются полные слова, а в других – общепринятые сокращения:

- Январь, Февраль, Март, …, Декабрь;

- Янв, Фев, Мар, …, Дек;

- Понедельник, Вторник, Среда, …, Воскресенье

Пн, Вт, Ср, …, Вс.

Чтобы автоматически ввести один из этих списков, следует:

1) ввести в ячейку первый элемент списка;

2) выделить эту ячейку;

3) удерживая нажатой левую кнопку мыши протащить маркер заполнения вправо или вниз (рис. 10).

Рис. 10. Средство Автозаполнение.

Если надо использовать собственные, не встроенные списки, то пользователь может назначить их для автозаполнения. Для этого необходимо:

3) в открывшемся диалоговом окне Списки в поле Списки выбрать элемент Новый список;

4) щелкнуть в поле Элементы списка и ввести свой список, используя клавишу Enter для разделения элементов списка (рис. 11);

5) задав последний элемент списка, щелкнуть на кнопке Ок.

Рис. 11. Создание собственного списка автозаполнения.

Новый список автозаполнения можно создать и на основе уже введенного

в таблицу списка значений:

1) выделить диапазон ячеек, содержащий список;

2) в меню кнопки Office щелкнуть на кнопке Параметры Excel;

3) в открывшемся диалоговом окне Параметры Excel в разделе Основные щелкнуть на кнопке Изменить списки;

4) в открывшемся диалоговом окне Списки щелкнуть на кнопке Импорт.

5) щелкнуть на кнопке Ок.

Рис. 12. Создание списка автозаполнения на основе уже введенного в таблицу списка значений.

3. Редактирование данных

Данные, вводимые в ячейку Microsoft Excel, можно редактировать прямо при их вводе. Редактирование уже введенных данных можно осуществлять двумя способами – непосредственно в ячейке (для этого нужно перейти в режим редактирования) или используя область ввода строки формул. Для перехода в режим редактирования можно либо дважды щелкнуть на ячейке, либо нажать клавишу F2. Для редактирования данных с помощью строки формул, необходимо выделить ячейку и один раз щелкнуть в области ввода строки формул. Редактирование данных в ячейке осуществляется аналогично редактированию текста в Microsoft Word. Для удаления символа, расположенного слева от курсора используют клавишу Backspace, а для удаления символа, расположенного справа от курсора – Delete. При вводе и

В ячейках таблицы Excelмогут находиться текстовые, числовые и формульные виды данных.

Ввод чисел, текста, даты или времени суток

Укажите ячейку, в которую необходимо ввести данные.

Наберите данные и нажмите клавишу Enter или клавишу табуляции.

Чтобы ввести данные в строки в виде списка, заполните ячейку первого столбца, а затем нажмите клавишу табуляции для перемещения в следующую ячейку. После ввода данных в первую строку нажмите клавишу Enter , чтобы перейти на начало следующей. Если ячейка, расположенная в начале следующей строки не становится активной, выберите командуПараметры в менюСервис , а затем – вкладкуПравка . В группеПараметры установите флажокПереход к другой ячейке после ввода , а затем из спискаВ направлении выберитеВниз .

Ввод чисел

Символы, используемые в числах . В Excel числа могут включать только следующие символы:

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - () , / $ % . E e

Стоящие перед числом знаки плюс (+) игнорируются, а запятая интерпретируется как разделитель десятичных разрядов. Все другие сочетания клавиш, состоящие из цифр и нецифровых символов, рассматриваются как текст.

Ввод дробей . Перед рациональной дробью следует вводить0 (нуль), чтобы избежать ее интерпретации как формата даты; например, вводите0 1/2

Ввод отрицательных чисел .Перед отрицательным числом необходимо вводить знак минус (- ) или заключать его в круглые скобки ().

Выравнивание чисел .Введенные числа выравниваются в ячейке по правому краю. Чтобы изменить выравнивание, выделите ячейки, выберите командуЯчейки в менюФормат , а затем на вкладкеВыравнивание установите необходимые параметры.

Отображение чисел . Формат числа, назначаемый ячейке, определяет способ просмотра числа на листе. Если число вводится в ячейку, имеющую общий числовой формат, то может быть использован другой формат. Например, если вводится14,73 р ., то будет использован денежный формат. Чтобы изменить числовой формат, выделите ячейки, которые содержат числа, выберите командуЯчейки в менюФормат , а затем на вкладкеЧисло выберите необходимый формат.

Общий числовой формат . В ячейках, имеющих общий числовой формат, отображаются целые числа (789), десятичные дроби (7,89) или числа, представленные в экспоненциальной форме (7,89E+08), если число длиннее ширины ячейки. Используя общий формат, можно просматривать до 11 разрядов, включая десятичные запятые и такие символы, как «E» и «+». Чтобы использовать числа с большим количеством разрядов, используйте встроенный экспоненциальный числовой формат или пользовательский формат.

Ввод чисел как текста .Число хранится в числовом формате, даже если была использована командаЯчейки , чтобы назначить текстовый формат ячейкам, содержащим числа. Для интерпретации чисел, например инвентаризационных номеров, как текста, необходимо назначить текстовый формат незаполненным ячейкам. Только после этого следует вводить числа. Если числа уже введены, то назначьте ячейкам текстовый формат и, выделяя каждую ячейку, нажимайте клавишуF2 , а затем – клавишуEnter , чтобы ввести заново данные.

Ввод чисел с заданным количеством десятичных разрядов или конечных нулей. Используйте данную операцию при вводе чисел с фиксированным количеством десятичных разрядов или больших целых чисел с фиксированным количеством конечных нулей.

Выберите команду Параметры в менюСервис , а затем – вкладкуПравка .

Установите флажок Фиксированный десятичный формат при вводе десятичных разрядов .

Введите необходимое количество десятичных разрядов, которые должны располагаться справа от десятичной точки, в поле десятичных разрядов .

Чтобы автоматически добавлять нули при вводе больших целых чисел, укажите отрицательное число, обозначающее количество нулей. Например, для автоматического ввода 283000 при наборе 283 введите -3 в поледесятичных разрядов .

При вводе чисел в указанное место вставляется десятичная точка или добавляется определенное количество нулей. Изменение параметра не оказывает влияния на введенные до этого данные.

После того как будет закончен ввод чисел с десятичными разрядами или конечными нулями, снимите флажок Фиксированный десятичный формат при вводе .

Чтобы параметр Фиксированный десятичный формат при вводе при наборе числа не использовался, введите десятичную точку.

Ввод текста

В Excel текстом является любая последовательность, состоящая из цифр, пробелов и нецифровых символов, например, приведенные ниже записи интерпретируются как текст: 10AA109, 127AXY, 12-976, 208 4675, студент, ОНЮА.

Чтобы просмотреть весь текст, занимающий в ячейке несколько строк, установите флажок Переносить по словам на вкладкеВыравнивание .

Чтобы начать в ячейке новую строку, нажмите клавиши Alt+Enter .

Ввод дат и времени суток

В Excel даты и время суток интерпретируются как числа. Внешнее представление времени или даты на листе зависит от числового формата, назначенного ячейке. При вводе значений даты или времени происходит их автоматическое распознавание и общий формат ячейки заменяется на встроенный формат даты или времени. По умолчанию значения даты и времени выравниваются в ячейке по правому краю. Если не происходит автоматического распознавания формата даты или времени, то введенные значения интерпретируются как текст, который выравнивается в ячейке по левому краю.

Использование 4-значного года . При вводе дат, например 01 Декабря, Excel сопоставляет сначала день, а потом год. Например, 01 Декабря вводится как 1 декабря текущего года, а не декабрь 2001 года.

Ввод одновременно и дат и времени суток . Для ввода и даты и времени суток в одну ячейку разделите их пробелом.

12- и 24-часовой формат . Чтобы ввести время с использованием 12-часового формата, введите после значения времени отделенные пробелом буквыAM илиPM (A илиP ). В противном случае время будет интерпретировано с использованием 24-часового формата. Например, при вводе значения3:00 вместо3:00 PM время будет храниться в ячейке в виде3:00 AM .

Просмотр даты и времени суток в числовом формате .Независимо от формата, используемого для представления даты или времени, в Excel все даты сохраняются как целые числа, а время сохраняется в виде десятичной дроби. Чтобы показать дату в виде числа или время в виде дроби, выделите ячейки, содержащие дату или время, выберите командуЯчейки в менюФормат , а затем на вкладкеЧисло из спискаЧисловые форматы выберите элементОбщий .

Ввод одного и того же значения в несколько ячеек одновременно

Выделите ячейки, в которые необходимо ввести данные.

Выделенные ячейки могут быть как смежными, так и несмежными.

Введите данные и нажмите клавиши Ctrl+Enter .

Изменение содержимого ячейки

Дважды щелкните ячейку, содержимое которой необходимо изменить.

Измените содержимое ячейки.

Для сохранения изменений нажмите клавишу Enter .

Для отмены изменений нажмите клавишу Esc .

Чтобы включить или выключить редактирование непосредственно в ячейке, выберите команду Параметры в менюСервис , выберите закладкуПравка и затем установите или сбросьте флажокПравка прямо в ячейке .

Чтобы быстро добавить в конец содержимого ячейки, выделите ее и нажмите клавишу F2 .

Ввод и изменение одного и того же значения на нескольких листах

Если выделено несколько листов, то вносимые в активный лист изменения отображаются в соответствующих ячейках всех остальных выбранных листов. Данные в других листах могут быть заменены.

Выберите листы, на которые необходимо ввести данные.

Укажите ячейку или выделите диапазон ячеек, в которые необходимо ввести данные.

Введите или измените данные в первой выделенной ячейке.

Нажмите клавишу Enter или клавишу табуляции.

Данные будут автоматически введены во все выделенные листы.

Чтобы отменить выделение нескольких листов книги, укажите любой невыделенный лист.

Если на экране видны только выделенные листы, наведите указатель на выделенный лист и нажмите правую кнопку мыши. Затем выберите команду Разгруппировать листы в контекстном меню.

Если данные были введены на одном листе, то их можно быстро скопировать в соответствующие ячейки других листов. Выберите лист, содержащий введенные данные, и листы, на которые их необходимо скопировать. Выделите ячейки, содержащие копируемые данные. Выберите команду Заполнить в меню Правка , а затем – команду По листам .

Копирование данных внутри строки или столбца

Выделите ячейки, содержащие данные, которые необходимо скопировать.

Протяните маркер заполнения по заполняемым ячейкам.

Все существовавшие ранее значения или формулы, а также форматы в заполняемых ячейках будут замещены.

Маркер заполнения – это небольшой черный прямоугольник в углу выделенного диапазона (рис. 22.10). Чтобы скопировать содер­жимое выделенного диапазона в соседние ячейки или заполнить их подобными данными, нажмите левую кнопку мыши и перемещайте мышь в нужном направлении.

Чтобы вывести на экран контекстное меню с параметрами заполнения, перетягивайте маркер заполнения, нажав и удерживая правую кнопку мыши.

Перетягивание маркера заполнения влево или вверх от выделения и остановка в пределах выделенного диапазона (до пересечения левой или верхней границы листа) приведет к стиранию выделенных данных, но с сохранением формата.

Очистка ячейки

Выделите ячейки, строки или столбцы, которые следует очистить.

В меню Правка выберите командуОчистить , а затем –Все ,Содержимое ,Форматы илиПримечания .

При нажатии клавиш Delete иBackSpace Microsoft Excel удаляет содержимое ячейки, оставляя без изменения ее формат и примечания.

При очистке ячейки можно раздельно удалить ее содержимое, форматы, примечания или все сразу. Значение очищенной ячейки равно нулю.

Заполнение смежных ячеек

Чтобы заполнить несколько ячеек прогрессией, следует либо перетянуть маркер заполнения выделенного диапазона ячеек (рис. 22.11), либо воспользоваться командойПрогрессия (выберите пункт Заполнить в меню Правка , затем щелкните пункт Прогрессия ).

Копирование данных в строке или столбце

При перетягивании маркера заполнения ячейки содержимое этой ячейки копируется в ячейки вдоль стоки либо вдоль столбца.

Заполнение прогрессии числами, датами либо другими элементами

Если в выделенном диапазоне содержатся числа, даты или время в виде прогрессии, то есть возможность продолжить прогрессию. В таблице 22.2 ниже приведены примеры продолжения прогрессии по ее начальным элементам. Элементы, разделенные запятыми, находятся в соседних ячейках.

Таблица 22.2.

Начальное значение	Продолжение ряда
	10:00, 11:00, 12:00
	вт, ср, чт
Понедельник	вторник, среда, четверг
	Фев, мар, апр
	июл, окт, янв
	2001, 2002, 2003
кв. 3 (или квартал 3)	кв. 4, кв. 1, кв. 2...
товар 1, заказ	товар 2, заказ, товар 3, заказ...
текст 1, текст A	текст 2, текст A, текст 3, текст A...
1-й период	2-й период, 3-й период...
	товар 2, товар 3...

Если выделенный диапазон содержит числа, то можно создать арифметическую или геометрическую прогрессию.

Создание арифметической и геометрической прогрессии с помощью команды «Прогрессия»

КомандаПрогрессия удаляет из ячеек прежние данные, заменяя их новыми. Если необходимо сохранить прежние данные, скопируйте их в другую строку или другой столбец, а затем приступайте к созданию прогрессии.

Выделите ячейку, в которой находится первое значение создаваемой прогрессии.

В меню Правка выберите пунктЗаполнить , затем щелк­ните пунктПрогрессия (рис. 22.12).

Варианты действий:

Если необходимо заполнить прогрессией часть столбца, установите флажок по столбцам .

Если необходимо заполнить прогрессией часть строки, установите флажок по строкам .

В поле Шаг введите значение шага прогрессии.

В арифметической прогрессии шаг – это число, добавляемое к каждому следующему члену прогрессии.

В геометрической прогрессии шаг – это число, на которое умножается каждый следующий член прогрессии.

В разделе Тип выберите тип прогрессии –арифметическая илигеометрическая .

В поле Предельное значение введите число, которое определит значение последнего члена прогрессии (он не превысит предельного значения).

Если в ячейках уже содержатся первые члены прогрессии и требуется, чтобы Microsoft Excel создал прогрессию автоматически, установите флажок Автоматическое определение шага .

Типы данных

Excel позволяет вводить в ячейки три типа данных: числа, текст, формулы. Текст может использоваться для заголовков таблиц, объяснения или пометок на рабочем листе. Если Excel не распознает тип данных как числовой или как формулу, то данные воспринимаются как текст.

Числа используются для представления цифровой информации и могут быть введены в различных форматах: общем, денежном, финансовом, процентном и т. д. Дата и время могут также рассматриваться как числа.

Формулы, введенные в ячейку, производят вычисления, управляют работой базы данных, проверяют свойства и значения ячеек и используются для задания связи между ячейками и массивами с помощью адресных ссылок.

Любая формула начинается со знака (= ). Если в ячейку введена формула, то по умолчанию ячейка будет показывать результат расчета.

Ввод данных в ячейку

Данные набираются непосредственно в активной ячейке, при этом они отображаются в строке формул. Также данные могут набираться и в строке формул.

Ввод данных

1. Щелкните по ячейке.
2. Введите данные, например "Отчет за 2001 год".
3. Нажмите клавишу Enter .
4. Для отмены ввода нажмите Esc .

При вводе в строке формул щелкните кнопку Enter - √ для подтверждения, а для отмены ввода нажмите кнопку Отмена - × .

Нажатие клавиш перемещения курсора или щелчок по другой ячейке Сбудет всегда приводить к сохранению набранных данных в активной ячейке перед перемещением к следующей.

Текст, ширина которого слишком велика, чтобы вместиться в текущую ячейку, будет зрительно накладываться на соседние ячейки, хотя фактически он будет содержаться в одной ячейке. Excel ограничивает текст или формулы в ячейке длиной в 255 символов.

Числа, которые слишком велики, чтобы быть показанными внутри текущей ячейки, будут отображаться как последовательность символов # # # # . Чтобы показать числовое значение в ячейке, надо увеличить ширину столбца (см. раздел "Форматирование ячеек").

Удалить содержимое ячейки можно с помощью клавиши Delete .

Выделение ячеек

Множество операций, таких, как вставка строк или столбцов, удаление, копирование или перемещение ячеек, требует выделения одной или нескольких ячеек перед началом операции.

Область выделения может быть как отдельной ячейкой, так и занимать целую рабочую книгу. Активная ячейка всегда является частью выделенной области. Область выделения должна быть прямоугольной и может быть определена как:

• одна или несколько ячеек;
• один или несколько столбцов;
• одна или несколько строк;
• один или несколько рабочих листов.

Табл. 17 иллюстрирует некоторые из возможных комбинаций.

Таблица 17 . Обозначения областей таблицы.